Waarom timemanagement oude stijl niet meer werkt (en wat dan wel)
Taco Oosterkamp, dinsdag 16 december 2008
plaats dit artikel op NUjij
Timemanagement oude stijl werkt niet
De wereld heeft al 100 jaar inzichten over timemanagement en blijkbaar werkt het toch niet echt. Kijk maar om je heen. Veel mensen worstelen met een overvolle e-mailinbox. Een clean desk lijkt voor het gros van de kenniswerkers een utopie te zijn. En tijdens onze training ontmoeten we regelmatig mensen tegen die veel te veel werk op hun bord hebben liggen, zonder dat ze dat eigenlijk echt beseffen.
Bij timemanagement oude stijl beslis je eerst wat precies urgent of belangrijk is. Daarna maak je een mooie planning voor je week, om er vervolgens achter te komen dat je elke dag opnieuw wordt ingehaald door de feiten, onverwachte telefoontjes en e-mails met spoedprojecten.
Hoe pas je die principes toe in je dagelijkse werk? En kun je tijd eigenlijk wel managen? Het maken van een goede planning kost veel tijd. En als je dan al weet dat je je er waarschijnlijk toch niet aan gaat houden, motiveert dat ook niet echt.
Alle informatie slim verwerken
Anno 2008 hebben we een veel flexibeler manier nodig om ons werk te organiseren. Getting Things Done is zo'n manier. In de basis gaat het erom dat je weinig tijd kwijtraakt aan met plannen en organiseren van je werk. Maar dat je ondertussen wel àlle informatie verwerkt die je moet verwerken, zodat je op elk moment vanuit een compleet overzicht beslissingen kunt maken over wat je nou precies gaat doen.
We leven in een andere tijd
Werken is niet meer wat het vroeger was. De hoeveelheid informatie die op je afkomt is enorm toegenomen. Denk alleen al aan de nieuwe media: e-mail, voicemail, mobiel internet, Hyves, Twitter. Vijftien jaar geleden bestond dat allemaal nog niet. Niet zo gek dus, dat we nog moeten leren om daar goed mee om te gaan.
Prioriteiten kunnen per dag en soms per uur veranderen. Ja, ook de snelheid waarmee de situatie verandert is fors toegenomen. Je maakt een planning voor wat je vandaag wilt doen. Maar tegen koffietijd zijn er alweer drie taken bijgekomen, die persé vandaag moeten gebeuren.
Gebruik Getting Things Done
Als je werkt met Getting Things Done behandel je alles wat je leven binnenkomt in vijf stappen:
1. Verzamel alles waar je wat mee moet. En met alles bedoel ik ook echt alles, dus de brieven die op je deurmat vallen, de afspraken die je maakt of de ideeën die je te binnen schieten. Dit verzamelen doe je handig met behulp van stuffbakjes.
2. Neem minimaal één keer per dag beslissingen over alle nieuwe 'stuff' die je hebt verzameld. Door meteen over elk item een beslissing te nemen, krijg je helder hoeveel werk je precies te doen staat. Dit schema kan daarbij helpen.
3. Organiseer je acties in takenlijsten:
- Maak een Eerstvolgende Acties lijst. Daar zet je alle taken op die je aankomende week wilt doen.
- Maak verder een Later/Misschien en een Wachten Op lijst. De acties die je niet aankomende week wilt doen zet je op je Later/Misschien lijst. Zaken waar je op aan het wachten bent, zet je op je Wachten Op lijst.
4. Wanneer je aan de slag gaat, pak dan je Eerstvolgende Acties lijst en kies wat de handigste taak is om te doen. Je kunt op dat moment het beste bepalen wat je kunt en wilt doen. In een ander artikel schreef ik al over hoe je uit die lijst de handigste taken kunt kiezen.
5. Houd je lijsten bij door middel van een Wekelijks Onderhoud. Neem eens per week een uur de tijd om de lijsten op te schonen en aan te vullen.
Lijken dit veel lijstjes? Tja, het moderne leven is nu eenmaal ingewikkeld. Maar als je ze eenmaal hebt ingericht valt het alleszins mee. En ik ben blij dat ik tussen de taken die ik deze week wil doen niet ook nog allemaal items tegenkom waar ik alleen op moet wachten. Dat scheelt focus en concentratie.
Deze moderne aanpak voor kenniswerk houd je meer flexibel dan dat je alles dichtplant. Je hebt op elk moment een compleet overzicht van alles wat je wilt of moet doen. Maar je houdt ook ruimte in je agenda om op zaken te kunnen reageren die onverwacht binnen komen.
De meereffect training: Leer slimmer werken op de moderne manier
Tijdens de ééndaagse meereffect training praten we je bij over de concepten achter Getting Things Done. We leggen uit hoe het systeem in de praktijk kan werken, maar je maakt er ook meteen een begin mee. Om je ook na die dag goed verder te helpen, krijg je gratis toegang tot onze uitgebreide kennisbank met e-learning, tientallen artikelen, video, veelgestelde vragen en antwoorden en de mogelijkheid om ook zelf vragen te stellen. Voor complete teams hebben we speciale teamprijzen.
Meteen toepasbaar, heldere en duidelijke uitleg.
Lilian van Loo, HR Manager Akzo Nobel
Goede afwisseling tussen theorie en praktijk, veel voorbeelden en tips, contact met andere deelnemers gestimuleerd.
Anne Berkhout, GGZ-centrum Westfriesland
—6 januari 2009: meereffect training — Seats2Meet Utrecht
— 13 januari 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 2 februari 2009: meereffect training — Sheraton Amsterdam Airport Hotel & Conference Center
— 10 februari 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 24 februari 2009: meereffect training — Biderberg Grand Hotel Wientjes Zwolle
Lees alles over de meereffect training
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.
Outlook op krachtstroom: Supersnel je inbox leeg (en krijg het boek gratis)
Voor iedereen die Microsoft Outlook gebruikt om z'n e-mail te lezen, is onze Outlooksessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoe lang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren. En het nieuwste boek van Taco, 'Elke dag je hoofd en inbox leeg', krijg je gratis bij deze sessie.
Superhandige tips, voor zowel thuis als zakelijk, om rust in je werk, maar zeker in je hoofd te krijgen.
Nathalie Strik-van der Erve, AKN
Veel informatie als basis en daarnaast het boek en hulpmiddelen om verder mee te werken is een goede combinatie.
Marjolein Mullen-Pouw, Universiteit Utrecht
— 20 januari 2009: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Meeting Plaza Utrecht
Lees alles over de Outlook sessie met Taco Oosterkamp
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
Getting Things Done & Apple
Je werkt met een Apple computer en wilt dat graag zo slim en effectief mogelijk doen. En je werkt, of wilt gaan werken, met het Getting Things Done systeem van David Allen. Bovendien heb je geen zin of tijd om zelf alle ins en outs uit te zoeken. Met onze Apple en Getting Things Done avondsessie leer je in één avond meer dan in een week zelf zoeken!
— 12 februari 2009: Apple avondsessie — Meeting Plaza Utrecht
Stuur deze artikelen rustig door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven. Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."