Wanneer ruim jij de schuur op?
Marleen Kruyswijk, maandag 18 juli 2011
Tijdens onze meereffect training krijgen we regelmatig de vraag wat je kunt doen met ‘dingen die altijd maar blijven liggen’. Vakliteratuur lezen, archiveren, protocollen opstellen of de schuur opruimen, de andere to-do’s op je lijst zijn altijd véél belangrijker. En toch kan het je behoorlijk dwars zitten dat je er niet aan toekomt. Elke dag dat geworstel om de fietsen in de schuur te passen, maakt je chagrijnig. En van het zoeken in de stapels op je bureau word je moe.
Ja, dat boek heb ik gelezen
Je hebt pas ècht het gevoel dat je dingen gedaan krijgt als je ook verder komt met taken die niet de hoogste prioriteit hebben. Stel je voor dat je die nieuwe brochure eindelijk kunt opsturen. Of dat je collega een boek noemt en dat jij kunt zeggen ‘ja, dat heb ik gelezen’. Dat geeft pas echt het gevoel dat je je workload onder controle hebt.
Maar het is zo’n berg werk
Wat gaat er mis?
Als je een taak te vaag formuleert, is de kans groot dat je er tegenop ziet om ‘m te doen. Het voelt dan als een groot project. ‘Methodiek implementeren’, ‘papieren structureren’, ‘website updaten’, met dat soort omschrijvingen moet je eerst nog bedenken hoe je het precies gaat aanpakken. Niet gek dat je die taken dan laat liggen.
Hoe begin je wèl?
Hoe zorg je ervoor dat je wèl verder komt met taken die niet de hoogste prioriteit hebben? Ik heb een paar tips voor je op een rijtje gezet:
Formuleer Eerstvolgende Acties. Een Eerstvolgende Actie is het allereerste wat je gaat doen als je een klus aanpakt. Die actie moet heel concreet en praktisch zijn, bijvoorbeeld: ‘vijf bladzijden lezen’, ‘Janneke bellen’, ‘opzetje schetsen’, ‘Googlen’. Als je de eerste stap in tien minuten kunt doen, is de drempel om te beginnen een stuk lager.
Check of er acties zijn die je kunt uitbesteden. Als je ècht graag wilt dat de tuin gedaan wordt, waarom zou je daar dan niet iemand voor inhuren? Misschien heb je zelfs wel iemand in je vriendenkring die dat met alle plezier voor je doet. Bedenk ook dat mensen verschillen. Jij ziet er misschien tegenop om het te doen, terwijl iemand anders er juist plezier in heeft.
Plan wekelijks een half uur in je agenda. Voor sommige mensen werkt hun agenda als een goede stok achter de deur. Als jij je houdt aan de afspraken die je in je agenda zet, maak daar dan gebruik van. Plan wekelijks tijd in voor taken die maar blijven liggen.
Regel voor jezelf een stok achter de deur. Spreek met iemand af dat je een e-mail stuurt wanneer je een start hebt gemaakt met het beleidsplan, de verbouwing of het ziekteverzuimprotocol. Afspraken met anderen kunnen precies de druk geven die je nodig hebt om in actie te komen. Kies wel iemand die je er op aan durft te spreken als je je niet aan de afspraak houdt.
Of parkeer de taak op je 'Later/Misschien lijst’. Je kunt natuurlijk ook gewoon de beslissing nemen dat je de taak nu nog niet gaat doen. Als je daar bewust een beslissing over neemt, zul je merken dat het minder ‘knaagt’. De taak is dan geen ‘open loop’ meer waar je onderbewuste je aan wil herinneren. Schrijf de taak op een ‘Later/Misschien lijst’ en check die lijst wekelijks. Dan hoef je er niet eens meer aan te denken.
Check je to-do lijst op taken waar je maar niet aan toekomt. Formuleer de Eerstvolgende Actie bij iedere taak.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.