Wat doe jij met je stuff?

Marleen Kruyswijk, maandag 23 mei 2011

Voel je je gestrest doordat je dingen vergeet of kwijt raakt? Herken je dit?: je hebt je collega beloofd een artikel te sturen maar na drie weken komt hij bij jou vragen waar het toch blijft. Oeps… vergeten. Of je hebt met iemand afgesproken dat je haar vandaag terug zou bellen, maar je hebt geen idee waar je het briefje met het telefoonnummer hebt gelaten. En je wilde die vriendin een kaartje sturen voor haar verjaardag. Maar die verjaardag is alweer twee dagen geleden…

Niets meer vergeten

Je leven wordt een stuk rustiger als er geen dingen tussendoor glippen. Stel je voor dat je niets meer vergeet. En dat je nooit meer hoeft te zoeken. Je wéét waar dat bonnetje is dat je wilt declareren. Dat is pas lekker werken.

Zonder systeem lukt het niet

Waar gaat het mis?

Veel mensen hebben geen systeem om de informatie die binnenkomt goed op te slaan. ‘Onthouden’ is bijvoorbeeld niet betrouwbaar genoeg. Er zijn zoveel andere dingen die ook je aandacht vragen, dat je makkelijk vergeet wat je toezegt. En als je een briefje met een telefoonnummer de ene keer op je bureau legt, een andere keer in je zak steekt en een volgende keer in je tas stopt, is het niet gek dat je niet meer weet waar je het gelaten hebt.

Verzamel je stuff

Getting Things Done is een methode die je helpt om informatie wèl goed op te slaan. Met Getting Things Done sla je alles wat nieuw je leven binnenkomt op in een ‘betrouwbaar systeem’. Je kunt het vergelijken met hoe een agenda werkt. Als je één agenda hebt waar al je afspraken in staan, maak je je geen zorgen over waar je morgenochtend om tien uur moet zijn. Want dat staat in je agenda. Met Getting Things Done heb je zo’n zelfde systeem, niet alleen voor je afspraken, maar voor alles wat je moet doen.

De eerste stap in Getting Things Done is dat je alle ‘stuff’ die je leven binnenkomt gaat verzamelen. Stuff is kort gezegd ‘alles waar je wat mee moet’. Een afspraak die je maakt, aantekeningen van een overleg of een e-mail die je inbox binnenkomt.

Stuff verzamel je met ‘stuffbakjes’. Alle stuff moet in je betrouwbare systeem komen. Daarom kies je een aantal vaste plekken waar je alle nieuwe informatie in doet. Zo’n stuffbakje kan bijvoorbeeld een brievenbakje zijn, maar ook een notitieblokje of je telefoon.

Een aantal tips voor het inrichten van stuffbakjes:

Koop een opschrijfboekje of gebruik je telefoon voor het verzamelen van ‘mentale stuff’. In je hoofd kan veel stuff zitten. Een mondelinge afspraak bijvoorbeeld, of een klusje wat je je bedenkt, of een idee wat je te binnen schiet. Draag altijd een notitieblokje bij je of gebruik je telefoon. Schrijf alles meteen op, dan weet je zeker dat het bewaard blijft.

Gebruik een brievenbakje voor het verzamelen van ‘fysieke stuff’. Plak er een label ‘Stuffbakje’ op en zet ‘m op of naast je bureau. Leg de notulen, Post it's en kapotte nietmachines daar in. En vraag ook je collega’s om hun papieren voor jou daar in te leggen.

Een mapje is handig voor onderweg. Ook onderweg kan er stuff je leven binnenkomen. Benzinebonnetjes, folders, notities. Koop daarom een stuffmapje voor onderweg. Dat kan trouwens ook prima een hangmap zijn uit je archief die je in je tas stopt. Leeg het mapje in je stuffbakje zodra je op kantoor bent.

Verwerk je stuff dagelijks. Met verzamelen alleen ben je er nog niet. Neem één of twee keer per dag de tijd om de stuff te verwerken naar je takenlijsten of je agenda. Die beslissingen kun je nemen met behulp van dit schema. Let erop dat je alle bakjes leeg maakt.

En vergeet je e-mail inbox niet. Je e-mail inbox is ook een stuffbakje. Gelukkig hoef je daar weinig zelf aan te verzamelen. Maar zorg wel dat je ook over je e-mails dagelijks beslissingen neemt. Als je één keer per dag de bodem van je inbox kunt zien, blijf je lekker up to date.

Het Getting Things Done systeem leggen wij nog verder uit in onze meereffect training. Interesse? Schrijf je dan nu in.

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.