Welke vorm kies jij?

Marleen Kruyswijk, dinsdag 2 augustus 2011

Wil je starten met Getting Things Done, maar kom je er niet uit hoe je je lijsten wilt bijhouden? Het mooie aan Getting Things Done is dat iedereen de methode op zijn eigen manier kan vormgeven. Maar als je wilt beginnen is dat lastig, want wat kies je? Ga je voor papier of digitaal? En als je digitaal gaat, welk programma is dan het meest handig? Evernote, Remember The Milk of toch maar gewoon Outlook? Voor alle opties valt wat te zeggen en zo blijf je maar dubben.

Meer rust in je leven

Maar waar deed je het ook alweer voor?

Als je over deze hobbel heen bent, kun je verder. Wat wilde je bereiken met Getting Things Done? Meer rust in je leven? Meer overzicht? Een helder hoofd? Als je je systeem hebt staan, kun je daar naartoe werken.

Ik kan niet kiezen

Wat gaat er mis?

Je kunt je zo verliezen in het zoeken naar ‘het perfecte systeem’ dat je na een half jaar nog steeds niet begonnen bent. Niemand vertelt jou wat de ideale vorm is, want die is voor iedereen weer anders. De keuze die je maakt is afhankelijk van wat jij prettig vindt en van hoe jouw werksituatie in elkaar zit. Jij bent dus degene die de knoop moet doorhakken. En zolang je dat niet doet, kom je niet verder.

In één uur over de drempel

Hoe maak je de keuze? Ik heb een aantal stappen voor je op een rijtje gezet. Daarmee zou je de knoop in 55 minuten door moeten kunnen hakken. Ik raad je aan om die stappen verspreid over de komende twee weken in te plannen in je agenda:

1. Begin met het formuleren van je Gewenste Uitkomst. (5 min.) Hoe wil je dat je Getting Things Done systeem eruit komt te zien? ‘Snel overzicht over mijn lijsten’, ‘een systeem waar ik prettig mee werk’ of ‘altijd en overal mijn lijsten in de buurt’.

2. Doe een brainstorm van alle opties die je hebt. (10 min.) Pak een whiteboard of flipover of een groot vel papier. Schrijf alle opties op waar je over nadenkt. En noteer ook alle programma’s waar je al mee werkt die je ook zou kunnen gebruiken voor Getting Things Done, zoals Excel of Lotus Notes. Houd wat ruimte rondom iedere optie zodat je daar later nog aantekeningen bij kunt maken.

3. Beantwoord de vragen van Kelly Forrister. (15 min.) Kelly Forrister is coach bij de David Allen Company. Zij heeft een aantal vragen bedacht die je kunnen helpen bij het kiezen van een systeem:

Zijn er programma’s of onderdelen van programma’s die je moèt gebruiken, zoals een gemeenschappelijke agenda?
Wat trekt je het meest aan, papier of digitaal?
Hoe zou je een back-up van je systeem kunnen maken?
Wat wil je wel en niet bij je dragen?
Met welke tools ben je al gewend te werken?
Kun je er makkelijk mee leren werken?

4. Maak een top drie. (15 min.) Kies de drie opties voor je Getting Things Done systeem die het meest in de buurt komen van je Gewenste Uitkomst. Zet voor iedere optie in een paar steekwoorden de voor- en nadelen op een rij.

5. Stel een deadline. (5 min.) Als je alles op een rijtje hebt gezet, wil je dat misschien nog laten bezinken. Spreek met jezelf een datum af waarop je de knoop gaat doorhakken. Laat die datum wel binnen een week zijn, anders loop je het risico dat het wegebt. Zet die deadline in je agenda.

6. Kies en begin. (5 min.) Maak een keuze voor één van de opties. En ook als die optie nog niet perfect is: begin gewoon. Als je Getting Things Done eenmaal in de vingers hebt, kun je altijd nog weer iets anders proberen.

Blijf de komende zes maanden met dit systeem werken. Voorkom dat je over een week alweer gaat puzzelen op een perfecter systeem. Spreek met jezelf af dat je de komende zes maanden niets anders probeert. Zet die deadline in je agenda, dan weet je dat er tot die tijd niet over na hoeft te denken.

Wil nu echt starten met Getting Things Done? Neem dan vijf minuten de tijd om de bovenstaande stappen in je agenda in te plannen.

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.