Werk je inbox leeg met Getting Things Done
Marleen Kruyswijk, dinsdag 30 augustus 2011
Veel mensen ervaren hun inbox als een blok aan hun been. Werken is leuk, maar dan heb ook nog je e-mails… Herken je dit?: alleen al je inbox openen maakt je gestrest. Hij staat zo vol dat je het overzicht kwijt bent. De rode vlaggetjes maken je wanhopig. En je andere truc, e-mails markeren als ongelezen, werkt ook niet meer. Tot diep in je inbox staan mailtjes ‘waar je nog wat mee moet’. Hoe hak je dit monster in stukken?
De laatste e-mail verwerkt
Dat kan anders.
Hoe zou het voelen als je elke dag je inbox een keer leeg hebt? Stel je voor dat je het laatste mailtje beantwoordt, op ‘verzenden’ duwt en dat er dan geen e-mails meer staan. Voor veel mensen klinkt dat als een utopie. Maar het is geen onbereikbaar ideaal. We horen regelmatig van mensen die aan onze training hebben meegedaan dat ze elke dag hun inbox leeg hebben. Als je elke dag alle e-mails verwerkt, weet je zeker dat je geen urgente zaken over het hoofd ziet. En dat geeft rust.
Ik moet er nog iets mee
Waar gaat het mis?
Vlaggen en mappen geven niet genoeg overzicht. Met een vlaggetje aan een e-mail weet je ‘dat je er nog wat mee moet’. Maar wàt precies, dat is vaak niet duidelijk. En dus moet je de e-mail nog een keer lezen. En nog een keer…
Hetzelfde geldt voor e-mailmappen. Je kunt e-mails wel verplaatsen naar de bijbehorende projectmappen, maar vervolgens moet je dan de mappen doorzoeken om te zien wat je moet doen. Dat kost onnodig veel tijd.
Elke dag je inbox leeg
Hoe krijg je wel overzicht in je inbox? De makkelijkste manier is om naar onze Outlooksessie te komen. Daar legt mijn collega Fokke stap voor stap aan je uit hoe je elke dag je inbox leeg werkt. Maar ik heb ook een aantal tips voor je op een rijtje gezet:
Neem meteen een beslissing over een e-mail die je leest. Laat e-mails niet in je inbox staan. Als je nu geen beslissing neemt, zul je de e-mail later nog een keer moeten lezen. Zonde van je tijd. Dit schema helpt om die beslissingen te nemen.
Verwerk je e-mail niet vaker dan twee á drie keer per dag. Neem niet de hele dag door beslissingen over je e-mails, want dan kom je nergens meer aan toe. Als het even kan, laat je inbox dan een paar uur met rust. Pak een paar momenten op de dag waarop je in één keer alle e-mails verwerkt die er op dat moment in je inbox zitten.
Gebruik Getting Things Done om overzicht te krijgen. Je kunt niet alles meteen doen wat er in je e-mails staat. Om dan toch een e-mail uit je inbox te krijgen, heb je een plek nodig waar je de acties uit je e-mails opslaat. In Getting Things Done doe je dat met een aantal lijsten. Acties waar je komende week wat mee wilt, komen op je 'Eerstvolgende Acties lijst'. Acties die je niet komende week doet, gaan naar je 'Later/Misschien lijst’. En acties waar je op wacht zet je op je 'Wachten Op lijst’. Als je alles onderverdeelt naar die lijsten, heb je een helder overzicht.
Gebruik takenlijsten in plaats van e-mailmappen. Op een takenlijst kun je ook taken intikken die je je bedenkt of die je mondeling toezegt, bijvoorbeeld dat overleg wat je wilt plannen of dat cadeautje wat je nog moet kopen. Je hebt dan op één plek een compleet overzicht van alles wat je wilt doen.
Pas het onderwerp van je e-mail aan. Als je een e-mail naar een takenlijst kopieert, kun je het onderwerp aanpassen. Dat onderwerp komt als taak in je lijst te staan. Gebruik bijvoorbeeld een 'Gewenste Uitkomst’ en een 'Eerstvolgende Actie’. Dan is de taak meteen helder en hoef je de e-mail niet nog een keer te lezen.
Gebruik sneltoetsen om je e-mails te verwerken. Sneltoetsen werken veel sneller dan werken met een muis. Je merkt dat misschien al als je 'Ctrl + C' en 'Ctrl + V' gebruikt om te kopiëren en te plakken. In Outlook kun je met 'Ctrl + Shift + Y' een e-mail kopiëren naar een takenlijst. En met 'Ctrl + Shift + V' verplaats je de e-mail vervolgens naar je archief.
Wil je elke dag je inbox leeg en heb je behoefte aan meer uitleg? Schrijf je dan in voor onze Outlooksessie. Fokke laat je in één middag zien hoe je Getting Things Done inricht in Outlook.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.