Wat doe jij eigenlijk?
Tijdens ons webinar over minder rompslomp in je werk gaven veel deelnemers aan nauwelijks tijd te vinden om eigen projecten te doen of taken die langere tijd ononderbroken aandacht vragen.
Door lange vergaderingen, de vele telefoontjes, collega’s met vragen aan het bureau en de druk van een ongeordende e-mailinbox lijkt de dag om te vliegen.
Projecten die nog niet urgent zijn, zijn makkelijk uit te stellen.
Daarmee zijn dat de eerste zaken die van de agenda verdwijnen als er iets urgents voorvalt.En in welke organisatie valt niet voortdurend wat urgents voor? Daarmee schuiven mooie, belangrijke projecten makkelijk weer een weekje door.
Vooruitbladeren in je agenda wil nogal eens helpen om ruimte te vinden én urgenties te zien aankomen.
“Do stuff when it shows up, not when it blows up”.
Daid Allen
Stel je voor dat je die grote mooie projecten waarmee je echt waarde toevoegt, gewoon stap-voor-stap tussen je reguliere werk door doet. Op een moment in de dag dat jou past iets wezenlijks doen!
Oorzaken
Urgentie is lastig te negeren. En kan soms zelfs erg prettig zijn.
Een dringende e-mail of een vraag van een collega of een telefoontje van een klant vragen direct aandacht. En wie vind het niet fijn om iemand te kunnen helpen of een oplossing te weten? Er zijn organisaties waarin werken aan urgente vragen status geeft, dus wie wil er dan niet drukbezet zijn?
Sommige kenniswerkers hoor je weleens zeggen dat ze hun beste werk doen met een concrete deadline.
De vraag is of je dan echt je beste werk doet of gedwongen door een datum eindelijk aan de slag gaat. Doorgaans gaat alle kenniswerk beter als je je product nog een nachtje kunt laten liggen of een collega om feedback kunt vragen. Rustig nog eens naar je tekst kijken of sparren met iemand, leidt altijd tot een beter product.
Regeren is vooruitkijken
- Aan welke rol of verantwoordelijkheidsgebied wil je de komende maanden meer doen? Als je de Aandachtshorizonnen gebruikt om in kaart te brengen wat jij op welk niveau van aandacht tot stand wil brengen, dan zitten je rollen en verantwoordelijkheidsgebieden tussen je lange termijndoelen en je projecten in. Daarmee kies je om te werken aan zaken die meerdere maanden of jaren van belang zijn.
- Wat is een belangrijk project binnen die rollen en verantwoordelijkheidsgebieden waar je op korte termijn mee kunt starten? Hiervoor is het van belang een 100% complete Projectenlijst te hebben.
- Zorg dat je bij dat project één of meerdere Eerstvolgende Acties hebt die niet te lang duren om te doen, zodat je er ook echt aan toekomt. Wat is een afgeronde, waardevolle stap die je kunt zetten zonder meteen uren te moeten blokkeren? Wat voegt waarde toe om alvast te doen? Een opzet, een brainstorm, data verzamelen, een vragenlijst voor je team maken met Google Formulieren?
- Kijk twee à drie weken vooruit in je agenda. Bijvoorbeeld tijdens je Wekelijks Onderhoud. Ga na wanneer je tijd vrij kunt maken voor je belangrijke projecten. Waar heb je ruimte? Kun je autoritten combineren of vervangen door een Skype-afspraak? Zijn er vergaderingen waar je niet of niet voor de hele duur bij moet zijn? Kun je op een andere locatie werken dan je eigen werkplek als dat helpt om minder gestoord te worden?
- Let tijdens het vooruitkijken op: deadlines, mijlpaalmomenten, bijeenkomsten die eraan komen. Kun je nu al iets doen om te voorkomen dat het op dat moment stressen wordt? Welke Wachten Op-items kun je al eens nabellen? Kun je mailtjes uitdoen om in een projectgroep de tussenstand te meten?
- Maak van niet-urgent werk, werk met een deadline. Beloof een collega een concept of eerste versie voor een bepaalde datum of beloof bij een projectgroepbijeenkomst je opzet voor een plan te presenteren.
- Maak je Eerstvolgende Actie sociaal door met iemand te sparren, samen een mindmap te maken, een gesprek te hebben over een opzet die jij maakt. Een afspraak met anderen kom je makkelijker na dan een afspraak met jezelf (al zijn er ook mensen die afspraken met zichzelf net zo serieus nemen als afspraken met een ander).
- Ga bij storingen en urgente zaken na of het echt urgent is en zo ja, hoe urgent precies. Wat gaat er mis als je niet nu direct actie neemt? Als je nog een uur aan je geplande Eerstvolgende Actie werkt, is er dan schade ontstaan? Kortom, rationaliseer, vraag door en reageer op maat naar de storing die zich voor doet. En, hoe je dit soort storingen kunt voorkomen.
Plan een Eerstvolgende Actie voor een belangrijk project en kom die actie na, zodat je stap-voor-stap aan belangrijk werk toekomt.
