Voel je je onrustig omdat je agenda bol staat van de dingen die je moet doen?
Ik kom tijdens coaching sessies agenda’s tegen waar bijna geen lege ruimte meer te ontdekken is. Afspraken, to-do’s, deadlines, aantekeningen en in de loop van de dag komt dan ook nog de ene na de andere herinnering omhoog. Je zou van je agenda alleen al gestrest raken.
Er is nog wat speling
Een rustige agenda geeft rust in je hoofd.
Als je je agenda weer overzichtelijk maakt, kun je weer helder zien wat de dingen zijn die nu écht belangrijk zijn. Dat zorgt voor focus. En als je zwart op wit in je agenda ziet dat er nog speling is, geeft dat letterlijk en figuurlijk ademruimte.
Als je je werk alleen organiseert met je agenda wordt het complexer dan nodig is
Veel mensen gebruiken puur hun agenda om hun werk te organiseren.
En daarmee maken ze het zichzelf moeilijker dan nodig is, want met je agenda alleen red je het niet. Voor de gemiddelde kenniswerker zit het leven daarvoor te complex in elkaar. Als je domweg alles wat je moet doen in je agenda zet, moet je steeds je hersenen gebruiken om te weten wat op dit moment relevant is. Je ziet op dinsdagochtend een afspraak en vier telefoontjes staan, maar je moet erover nadenken om te zien dat twee van die telefoontjes ook wel op een ander moment kunnen. Zonde van je energie.
Tips voor hoe je rust brengt in je agenda
Schoon je agenda op. Ik heb een paar tips voor je op een rijtje gezet om dat te doen:
1. Laat alleen écht datum- en tijdgebonden taken staan.
Afspraken horen natuurlijk in je agenda. Maar zet alleen die to-do’s in je agenda die ook echt op een bepaalde dag of tijd moeten. Als je Marieke beloofd hebt om haar vrijdag terug te bellen, zet dat bij vrijdag in je agenda. Maar als het niet zoveel uitmaakt wanneer je haar terugbelt, zet die actie dan op je takenlijst. Dan schoont vast al behoorlijk op.
2. Zet alleen deadlines, en niet de acties die je daarvoor moet doen, in je agenda.
Als een project op 31 augustus af moet zijn, wil je dat in je agenda zien. Maar om die deadline te halen, moet je van tevoren natuurlijk wel aan die taak werken. Zet de acties die je moet doen om de deadline te halen dan niet in je agenda, maar op je takenlijst. Dat scheelt ook weer ruimte.
3. In je agenda heb je dan een overzicht van de taken die de hoogste prioriteit hebben.
Je ziet dan in één oogopslag wat vandaag echt moet gebeuren: twee afspraken, vier telefoontjes en een vergadering voorbereiden. De ruimte die je tussen die afspraken hebt, kun je opvullen met de taken op je takenlijst. Van die taken weet je dat ze ook nog morgen, overmorgen of in de loop van de week gedaan kunnen worden. Dat geeft een stuk meer helderheid.
4. Zet standaard herinneringen voor afspraken uit.
Dan krijg je niet automatisch voor ieder agenda item een pop-up. Als je bewust kiest om een herinnering aan een afspraak te hangen, weet je zeker dat het ook echt nodig is. Je zet die standaard herinnering in Outlook 2010 zo uit:
- Ga naar het tabje ‘Bestand’;
- Klik ‘Opties’ aan;
- Klik ‘Agenda’ aan;
- Vink onder ‘Agenda-opties’ standaardherinneringen uit.
5. Als andere mensen in je agenda kunnen plannen, blok dan wél tijd om aan je taken te werken.
Anders wordt je agenda misschien zo vol gepland dat je geen tijd overhoudt voor die taken. Maar hou de omschrijving van de afspraak dan globaal. Plan bijvoorbeeld een blok van twee uur voor ‘Eerstvolgende Acties’. Dan kun je op het moment zelf kijken wat het meest voor de hand ligt om te gaan doen. Dan voorkom je dat je taken moet verplaatsen in je agenda omdat je er niet aan toe bent gekomen. En dat scheelt weer ruis.
Wil je hier meer over weten? Kom dan naar onze Getting Things Done basistraining. Daar geven we je nog meer tips over hoe je om kunt gaan met je agenda.
