Het Domino Pakket voor Outlook
5 Procent effectiviteitswinst voor de hele organisatie na 1 middag

   download de flyer

Al na 1 middag

Je collega's zijn allemaal druk, het bedrijf of de organisatie is met een paar grote projecten bezig en wekelijks zijn er veel afspraken, vergaderingen en ander werk wat veel tijd kost. Maar daarnaast wordt van iedereen verwacht dat je de dagelijkse stroom van inkomende e-mails goed bijhoudt en erop reageert.

Het ergste is dat ook dat steeds méér tijd lijkt te kosten. In het begin hoop je nog dat het vanzelf beter zal gaan, maar nee: langzamerhand is iedereen steeds langer bezig met mails beantwoorden, overzicht houden, archiveren en het weer terugzoeken van e-mail. Al dat soort tijdrovende taken gaan ten kosten van het normale werk. Het begint steeds meer te frustreren dat je je mail niet zo snel en effectief kunt verwerken als je zou willen.

De gevolgen?

• Veel medewerkers met overvolle inboxen.
• Tijdsverspilling door dubbel en omslachtig werk.
• Het regelwerk om het echte werk heen gaat steeds meer tijd kosten.
• Afspraken worden niet nagekomen.
• Medewerkers raken gestrest.
• Klanten en anderen worden niet goed geholpen.
• Lastig werk moet worden overgenomen van anderen (ziekte / uitval / ontslag).
• Frictie in de organisatie, die toch al onder druk staat om beter te presteren.

E-mail 'fixen' lost ook andere problemen op

Stel je voor dat iedereen een stuk minder tijd kwijt zou zijn aan het verwerken van e-mail. Dat Outlook zó staat ingesteld dat alles efficiënt werkt en je precies de overzichten en lay-out hebt waarmee je prettig kan werken! Dat het verwerken van mail zo soepel loopt dat je elke dag je inbox leeg kunt hebben. En dat elke keer dat je denkt: 'dit moet toch handiger kunnen…', je makkelijk de oplossing van de experts kan bekijken?

• E-mail wordt veel sneller verwerkt.
• Medewerkers hebben weer overzicht.
• Betere prioriteiten.
• Betrouwbaarheid neemt toe.
• Meer rust in de organisatie.

Alles bij elkaar bespaart dat niet alleen veel tijd en geld, maar zorgt het ook voor meer rust in het hoofd, in de organisatie en voor een betere life-work balance.

Maar dat is toch niet moeilijk?

In elk bedrijf zijn een paar mensen te vinden die dit makkelijk vinden. Op de één of andere manier zijn zij georganiseerder dan de anderen, snappen ze hun computer beter, of krijgen ze gewoon weinig e-mail binnen.

Maar voor de overgrote meerderheid van werkend Nederland is er nog een hele wereld te winnen. E-mail verwerken kost de meeste mensen aantoonbaar teveel tijd, omdat men het onhandig doet.

• Teveel traag muisgebruik
• Geen duidelijke structuur in het archief
• E-mails blijven in de inbox 'hangen', omdat er geen beslissing genomen wordt
• Mensen zijn lang aan het zoeken naar e-mails

Toen Windows en Word werden ingevoerd, werd heel werkend Nederland op cursus gestuurd. Maar de meeste werknemers zijn met Outlook gaan werken zonder een goede cursus over hoe het programma werkt. Ze hebben zichzelf wel wegwijs gemaakt binnen Outlook, maar er is meer mogelijk dan ze denken.

Je hebt simpelweg te weinig tijd om je er uitgebreid in te verdiepen. Ook al weet je dat het je tijd zal opleveren, de investering nù lijkt te hoog.

• De drempel om een dik Outlook boek open te slaan is te hoog. En ook de helpfunctie helpt niet echt.
• De helpdesk lost wel problemen op, maar heeft vaak niet de tijd om heel pro-actief mee te denken.
• Bovendien helpt kennis over welke knopjes precies wat doen ook niet echt om een betere werkwijze aan te leren.
• Door heel het bedrijf zijn mensen bezig om elke keer hetzelfde wiel opnieuw uit te vinden.
• Er is veel variatie in gesuggereerde oplossingen, maar niemand weet hoe het 'echt' moet.

5 Procent meer effectiviteit met 1 halve dag investering

In overleg stellen we vast uit welke onderdelen het totaalpakket voor jouw organisatie moet bestaan.

De basisonderdelen zijn:

• Voor elke deelnemer een exemplaar van de bestseller 'Elke dag je hoofd en inbox leeg'
• Inspirerende sessie door Taco Oosterkamp, de auteur van dit top-10 boek
• Gebruik van het SetupOutlook tooltje, waardoor het bijmaken van knopjes en mappen automatisch gaat en geen tijd kost
• Overleg vooraf met de systeembeheerders
• Overleg om te kijken hoe we zoveel mogelijk mensen zo effectief mogelijk kunnen helpen
• Jaarabonnement op www.outlookvideos.com voor alle medewerkers

Daarnaast kun je het pakket nog uitbreiden met:

• Hulp bij opzetten e-mail etiquette
• Minicursus per e-mail, zodat de nieuwe aanpak langzamerhand kan doordringen
• Prikkelende posters om aandacht te krijgen voor het programma
• Korte stukjes met tips voor in het bedrijfsblad
• Train the coach, om werkplekbegeleiders nog een stap verder te helpen
• Digitaal onderzoek naar mailgebruik (effectiviteitsmeting)

Waarom deze aanpak en niet wat anders?

De laatste jaren is meereffect in Nederland hèt adres geworden voor training en coaching over slimmer werken. Dit programma is onderdeel van een uitgebalanceerd portfolio aan diensten om professionals te helpen meer te doen met hun tijd.

• Op basis van het meestgebruikte mailpakket: Microsoft Outlook.
• Op basis van Getting Things Done, het systeem voor timemanagement 2.0.
• Meetbaar resultaat. Enthousiaste referenties.
• In het Nederlands beschikbaar.
• Doorgroeimogelijkheden voor medewerkers die meer willen.

Eerstvolgende Actie

Meer weten over het Domino Pakket voor Outlook? Bel voor het inplannen van een adviesgesprek met ons kantoor, telefoon 0343-421381.