Je weet wat je moet doen en toch…
Je kent GTD: de vijf stappen, het beslisschema, de twee minuten regel en het Wekelijks Onderhoud. Nu is de uitdaging: hoe krijg je discipline in het volgen van deze aanpak, elke dag weer? Je hebt een lange, lastige e-mail openstaan en dan is het toch wel heel verleidelijk om hem weer te sluiten en als ongelezen te markeren. Het is vrijdagochtend, je moet voor de lunch een planning afhebben. Wat doe je dan met je Wekelijks Onderhoud dat je die ochtend zou doen?
In mijn training GTD in 2006 leerde ik een belangrijke les: een GTD-meester kenmerkt zich niet door continue perfectie, maar doordat je elke keer de weg weer terugvindt als de aanpak verwatert. Hoe zou het zijn als je een stevige basis hebt? Dat je je geen zorgen hoeft te maken over een terugval? Dat je vanuit gewoonte GTD zo weer oppakt als je inbox volgelopen is en je lijsten niet meer actueel zijn, omdat je drie dagen vol met afspraken en reistijd hebt gehad?
Veranderen is een vaardigheid die iedereen kan leren
Die stevige basis ontwikkelen is niet iets dat je simpelweg kunt of niet kunt. Gedrag duurzaam veranderen is een vaardigheid die je kunt ontwikkelen. Zonder die vaardigheid kost verandering vaak onnodig veel moeite en frustratie. Laat staan dat je er plezier aan beleeft. Maar dat kan wel!
De duurzame weg naar verandering is: begin vanuit automatisme en maak de stappen steeds groter zolang je het automatisme vasthoudt. Dus niet: ik houd het twee weken op wilskracht vol om alle GTD lijsten te maken, mijn inbox leeg te houden en een Wekelijks Onderhoud te doen, waarna ik het laat verwateren. Maar wel: ik begin met een dagelijkse korte reflectie waarvan ik de waarde ervaar, die langzaam groeit tot een uitgebreidere reflectie. En daarna een Wachten Op lijst die me helpt, een Projectenlijst en een inbox die steeds vaker op nul staat.
Drie tips om het Wekelijks Onderhoud tot een gewoonte te maken
- Begin met een dagelijkse routine. Beginnen met één keer per week een Wekelijks Onderhoud is lastig. Je kunt beter starten met iets dat je dagelijks doet. Als je je aanwent om dagelijks een kort onderhoud te doen, dan zal de stap naar een Wekelijks Onderhoud kleiner worden.
- Kies een specifieke, betrouwbare trigger. Mensen hebben externe triggers nodig om bepaald gedrag te vertonen. Je denkt overdag niet aan tandenpoetsen, maar wel als je ‘s avonds op de badkamer komt (en nu, natuurlijk). Bij nieuw gedrag is dat nog sterker. Koppel je onderhoud dus aan iets dat je al betrouwbaar doet. Bijvoorbeeld: als ik op mijn computer inlog, als ik terugkom op mijn werkplek na de lunch, als ik mijn eerste actie in de middag afstreep op mijn Eerstvolgende Acties lijst.
Misschien heb je de neiging om post-its of reminders te gebruiken: liever niet. Wanneer je natuurlijke triggers gebruikt, krijgt het nieuwe gedrag veel sneller een natuurlijke plek in je werkritme. Kies wel een trigger waarna je ook tijd hebt om iets te doen. ‘Als ik mijn computer uitzet’ is meestal niet handig: dan ben je van plan om te vertrekken.
- Begin met een kleiner dan kleine actie.De gedachte van kleine stapjes past helemaal bij GTD. In lijn met de Eerstvolgende actie, begin je bij een nieuwe routine ook met iets kleins. Nu is het zo dat de meeste mensen bij ‘klein’ nog aardig groot denken. Beginnen met een Wekelijks Onderhoud van een half uur of kwartier is nog steeds groot. Denk meer aan mini-acties in de orde van 1 minuut of minder. Bijvoorbeeld: Ik open mijn Projectenlijst. Ik kijk terug en vooruit in mijn agenda. Ik open mijn Wachten Op lijst.
Natuurlijk mag je ook meer doen als je daar zin in hebt. Maar het gaat erom dat je in ieder geval elke dag die ene mini-actie doet. Zelfs als je druk bent. Elke keer dat je dat die mini-actie onderneemt, verbeter je het automatisme en zorg je ervoor dat het nieuwe gedrag een gewoonte wordt.
Helpt dit wel? Zoiets kleins? Het antwoord is ‘ja’. Wat je zal merken, is dat wanneer je bijna altijd succesvol je mini-actie uitvoert, je motivatie toeneemt. Dat is een veel krachtiger motor dan wilskracht. Je zal vanzelf meer willen doen. Doe dat vooral. Maar let er ook dan op: houd je automatisme vast!
Aan de slag! Nu je dit gelezen hebt:
- Bedenk vijf mini-acties waarmee jij je dagelijks en wekelijks onderhoud mee zou kunnen beginnen.
- Bedenk vijf trigger-momenten of -acties waaraan je het zou kunnen koppelen.
- Maak uit deze 10 ideeën één aantrekkelijke combinatie van trigger en mini-actie.
- Ga ermee aan de slag.
- Zet een terugkerende reminder in je agenda (op een ander moment op de dag!) of bedenk een andere manier om aan dit experiment te blijven denken.
Veel succes!
Bastiaan van Gils
