Heb aandacht voor wat je aandacht heeft

Heb aandacht voor wat je aandacht heeft

Wat is dit écht?

De hele feitelijke vraag “wat is dit?” levert soms verrassende antwoorden op.

Tijdens een training begeleid ik een deelnemer bij het verwerken van zijn stuff, een klantvraag. Ik stel de eerste vraag uit het beslisschema: “Wat is dit?” Meteen roept hij uit: “Gezeik!” Feitelijk had hij een klantvraag voor zich liggen, maar het was ook gezeik. Want deze klant hield maar niet op met bellen, e-mailen en whats-appen, doordeweeks en in het weekend. En dus was een klantvraag niet alleen maar een klantvraag, maar nog veel meer een probleem van een andere orde.

Soms blijft iets in je hoofd spoken, terwijl je het keurig als Eerstvolgende Actie op je lijst hebt gezet.

Als je een klantvraag krijgt, zet je bijvoorbeeld op je lijst “Klant kan beter werken met software / terugbellen over vraag”. Als het echter voelt als gedoe, kan het alsnog blijven malen. Je blijft eraan denken dat die klant om elk wissewasje alle kanalen benut waarop hij jou kan bereiken, op elk willekeurig tijdstip. Zo is het niet fijn samenwerken, en je komt aan allerlei andere taken niet toe.

Geef al je gedachtes de juiste aandacht.

Hoe zou het zijn als je de kern van alle stuff adresseert, en daar een beslissing over neemt? Zodat er niets meer blijft knagen en je gedachtes en gevoelens niet terugkeren? Als je onderliggende problemen aanpakt, verbeter je je werk en ervaar je minder gedoe. Wat zou het jou opleveren als je die ‘ruis’ niet meer had?

Beslissen op de automatische piloot

Het mechanische beslissen wordt soms een automatische piloot.

Als je beslist over al je stuff items, is dat wat je doet: beslissen. Door achter elkaar over al je items te beslissen, kom je in de flow van beslissingen nemen, zonder te veel uit te weiden en zonder al acties uit te voeren (behalve twee minuten acties). Het is verleidelijk om ‘snel’ een actie te formuleren, op de juiste plek te zetten en meteen door te gaan naar het volgende stuff item. Voor sommige items kan dat. Bij een nieuwe longread van een blog dat je volgt weet je wel dat de actie ‘lezen’ wordt, bij een review dat je de reviews gaat verwerken, en dat je je declaratie gaat indienen is ook helder. Zo wordt het mechanische proces een automatische piloot. Daarbij kun je de vraag ‘Wat is dit?’ in alle snelheid overslaan of erg vlug beantwoorden met ‘Klantvraag!’ en daar de actie bij noteren. Fijn, dan kunnen we nu weer aan de slag.

Je automatische piloot vermijdt het echte denkwerk.

Met al die snelheid herken je de items die extra aandacht nodig hebben niet goed. Bovendien laat je emotie zich niet altijd snel pakken. Daar komt nog wat bij: als je er wel bij stil staat, zijn er meestal geen snelle en makkelijke antwoorden. Liever ‘gewoon’ de klantvraag beantwoorden, dan nadenken over de relatie met deze klant. Want wat is daarvan de Gewenste Uitkomst en Eerstvolgende Actie? Dan kies je dus maar voor het snelle antwoord op de vraag ‘Wat is dit?’, maar zijn de gevoelens rond dat item niet gedekt. Het heeft nog steeds je aandacht. Kortom, wat is dit écht?

Geef aandacht aan de vraag ‘wat is dit’?

Als je de bijbehorende emotie serieus neemt, neem je betere beslissingen en zorg je ervoor dat toekomstige stuff makkelijker te verwerken is of beter bij je past. Je verbetert hoe je werkt, en daarmee ook de kwaliteit van je werk. Je verspilt geen energie meer.

  • Schakel je automatische piloot uit. Schenk tijdens het beslissen wat meer aandacht aan de vraag ‘wat is dit’. Daar zit de sleutel om te weten of je even iets meer denkwerk moet besteden aan dit stuff item.
  • Registreer de gedachtes en emoties die het stuff item bij je oproepen (if any). Naast het feitelijk benoemen wat het is, registreer je ook wat verder nog je aandacht heeft. Hoera, een uitnodiging! Een compliment, fijn, aardig dat de afzender tijd heeft genomen dat op te schrijven. Alweer een vraag die niet via het officiële formulier binnenkomt. Oh ja, de nieuwsbrief die ik wel wil lezen, maar waar ik nooit aan toekom. Gezeik! Oei, spannend, de kwartaalrapportage…
  • Behandel die gedachtes en emoties ook als stuff. Als je klantvragen gezeik vindt, is er misschien iets mis in jouw relatie met de klant, of heb je niet de juiste functie. Door dat als stuff te behandelen, neem je daar een aparte beslissing over. Zie het net als stuff over stuff. Beslis om het te accepteren zoals het is (nee, er zit voor mij geen actie in), of ga er wat aan doen en bepaal daarbij je Gewenste Uitkomst en Eerstvolgende Actie (met een glimlach opnemen als klant belt / relatie klant X met directeur bespreken).
  • Zoek mogelijke trends. Als je vaak dezelfde vragen krijgt, kan je er ook een handleiding of video voor maken, zodat je niet steeds dezelfde vraag hoeft te beantwoorden. Of maak een standaardtekst of standaard e-mail die je met een paar sneltoetsen verstuurd hebt, zodat je niet steeds het hele antwoord hoeft te typen.

 Welke items in jouw inbox verdienen extra aandacht bij de vraag ‘wat is dit’?

Meereffect - Getting Things Done

Ontvang nuttige tips en praktische artikelen

Over slimmer leven en werken
Wij houden ook niet van spam en we respecteren je privacy.

Schrijf je in voor onze Tweewekelijkse artikelen

Aanmelden tweewekelijkse artikelen

En ontvang direct onze gratis whitepaper met 5 inzichten en 5 tips voor werken met meer focus! Je ontvangt na je inschrijving elke twee weken slimme tips over hoe je productiever kunt werken. Daarnaast houden we je ook op de hoogte van ons aanbod en leuke acties.

 Schrijf je in en sluit je aan bij ruim 35.000 anderen!

Heb aandacht voor wat je aandacht heeft

Feedback geven op onze website?

Heb je ideeën, opmerkingen of suggesties over onze website? Laat het ons weten! Vul hieronder je e-mailadres in zodat we je eventueel kunnen benaderen als we meer vragen hebben.