Hoe je loskomt van je inbox

Hoe je loskomt van je inbox

Ben jij ongezond gehecht aan je inbox? Dan ben je niet de enige.

Wij komen tijdens onze trainingen steeds meer mensen tegen die niet kunnen stoppen met e-mailen. En ik vind dat niet zo raar. Je hebt wel heel veel zelfbeheersing nodig om níet naar je inbox te gaan als er zo’n bliepje klinkt en er ook nog een pop-up in je beeld verschijnt. Als er dan ook nog een uitroepteken bij staat, dan moet je wel. En hee, als je hebt teruggemaild staan er weer verse e-mails! Even kijken wat daarin staat… Voor je het weet zit je de hele dag in je inbox en is het er weer niet van gekomen om dat projectplan te schrijven. Dat is toch wel jammer.

Meer voldoening

Hoe zou je werk eruit zien als je geen inbox had?

Stel je je dat eens voor. Wat zou je gaan doen? Hoe zou dat voelen? Natuurlijk ben je snel je baan kwijt als je helemaal geen e-mail verwerkt. Maar als je niet de hele dag aan je inbox zit vastgeplakt, hou je tijd over voor de rest van je werk. Het geeft een stuk meer voldoening als je wél een start hebt gemaakt met dat projectplan. Of met die presentatie. Of met die taak die je nu te binnen schiet…

Maar ik kan mijn inbox écht niet met rust laten

Als je gewend bent om iedere twee minuten je inbox te checken, is het moeilijk daarvan los te komen.

Het is net als een gokautomaat. Elke keer als je je inbox checkt bestaat de kans dat je iets krijgt! Logisch dat je dan steeds wilt checken of er nieuwe berichten zijn.

Wat daarbij komt is dat in veel bedrijven urgente zaken via e-mail worden gestuurd.

Daarmee dwing je elkaar om constant je inbox te checken, want die belangrijke e-mail mag je niet missen. Maar als jij een nieuw software programma bouwt, is het funest voor je concentratie als je om de tien minuten je inbox checkt. En dan duurt het dus een stuk langer voordat je zo’n klus af hebt.

Hoe kick je af van e-mailen?

1. Spreek allereerst met je collega’s af dat je geen urgente zaken stuurt via e-mail.

Bel of loop bij elkaar langs als er iets dringends is. Dan kun je je inbox ook echt met rust laten. Zet dit als een overlegpunt op de volgende vergadering of kaart dit aan bij je leiddinggevende.

2. Spreek met je collega’s af wie de gezamenlijke inbox beantwoordt.

Op klantvragen moet natuurlijk snel worden gereageerd. Als je dat samen met een collega doet, zou je elkaar af kunnen wisselen. Het ene uur beantwoord jij de e-mails, het ander uur doet je collega dat. Dan kun je ook af en toe wat anders doen.

3. Zet e-mail pop-ups uit.

E-mail pop-ups zijn niet alleen een stoorzender in je concentratie, ze verleiden je ook om naar je inbox te gaan. En als je daar eenmaal bent, is het heel lastig om weg te komen. Zet die pop-ups uit. In Outlook 2010 doe je dat zo:

  • Ga naar ‘Bestand’.
  • Kies ‘Opties’.
  • Kies ‘E-mail’.
  • Vink alle opties onder ‘ontvangst van bericht’ uit.

4. Zet ook ‘automatisch verzenden/ontvangen’ uit.

Dan komen e-mails niet meer automatisch binnen. Pas als je op F9 duwt gaat Outlook je e-mails verzenden en binnenhalen. Dan kun je je inbox dus ook echt leeg werken. Ideaal. In Outlook 2010 zet je dat zo uit:

  • Ga naar ‘Bestand’.
  • Kies ‘Opties’.
  • Kies ‘Geavanceerd’.
  • Scroll naar beneden.
  • Vink ‘bij verbinding direct verzenden’ uit.

5. Doe eens een dag zonder e-mail.

Dat helpt om los te komen van de gewoonte én je kunt eindelijk meters maken met die belangrijke taken waar je maar niet aan toekomt. Laat het de mensen om je heen weten dat je die dag niet bereikbaar bent via e-mail. En print van tevoren je takenlijst. Dan hoef je Outlook niet eens te openen.

6. Gebruik een kookwekker als je e-mail verwerkt.

Dat helpt niet alleen om de tijd die je aan e-mailen besteedt beperkt te houden. Een tikkende klok geeft ook druk om tempo te maken met e-mail verwerken. Grote kans dat je meer e-mails verwerkt in minder tijd. En dan hou je dus meer tijd over!

7. Wij kunnen jou en je collega’s natuurlijk ook helpen.

Als jij en je collega’s effectiever willen werken, dan is onze Getting Things Done Level 1 training wat voor jullie. Hierin leggen we uit hoe GTD je helpt om overzicht te houden, maar ook om maar één keer na te denken over elke e-mail. Daarna is het een stuk makkelijker om je inbox leeg te krijgen.

8. Beloon jezelf als je twee uur géén e-mail hebt verwerkt.

Loskomen van een verslaving vergt discipline en inspanning. Dat hou je het beste vol als er een beloning tegenover staat. Koop na twee uur niet e-mailen een puddingbroodje, een tijdschrift of een lekkere cappuccino voor jezelf. En ga een avondje naar de film als je twee weken lang niet de hele dag door e-mail hebt verwerkt.

Wil je niet meer geleefd worden door je inbox? Neem dan nu twee minuten de tijd en zet de e-mail pop-ups in je Outlook uit.

Meereffect - Getting Things Done

Ontvang nuttige tips en praktische artikelen

Over slimmer leven en werken
Wij houden ook niet van spam en we respecteren je privacy.

Schrijf je in voor onze Tweewekelijkse artikelen

Aanmelden tweewekelijkse artikelen

En ontvang direct onze gratis whitepaper met 5 inzichten en 5 tips voor werken met meer focus! Je ontvangt na je inschrijving elke twee weken slimme tips over hoe je productiever kunt werken. Daarnaast houden we je ook op de hoogte van ons aanbod en leuke acties.

 Schrijf je in en sluit je aan bij ruim 35.000 anderen!

Hoe je loskomt van je inbox

Feedback geven op onze website?

Heb je ideeën, opmerkingen of suggesties over onze website? Laat het ons weten! Vul hieronder je e-mailadres in zodat we je eventueel kunnen benaderen als we meer vragen hebben.