Verzamel je stuff

Stuff die je leven binnenkomt, verzamel je in één of meer stuff-bakjes, voordat je het gaat verwerken.

Daarmee maak je het jezelf makkelijk om al je stuff te verzamelen, zonder dat je er meteen wat mee hoeft te doen.

De papieren post die binnenkomt bijvoorbeeld, kieper ik gelijk in m'n stuff-bakje. Pas op een geschikt moment loop ik er doorheen.

Zo'n stuff-bakje kan letterlijk een plastic inbox zijn op je bureau, of een plastic mapje in je tas of koffer (zodat je 'm altijd bij je hebt), of de inbox van je email-programma. Probeer zo min mogelijk stuff-bakjes te maken, maar wel genoeg zodat je er overal zo makkelijk mogelijk bijkunt.

Ik heb een plastic stuff-bakje in m'n studio staan, een houten rekje naast de voordeur thuis, een plastic mapje in m'n tas en m'n inbox in Outlook. Als ik van huis naar m'n studio ga, neem ik de stuff uit het houten bakje mee. Zo komen alle papieren en andere fysieke stuff uiteindelijk toch ook in m'n plastic bakje in m'n studio terecht. En alle digitale stuff (email) komt natuurlijk vanzelf in m'n inbox terecht.

Heb ik een goed idee? Dan schrijf ik het op een briefje en gooi het in m'n stuff-bakje. Maak ik een afspraak om iets te doen? Precies hetzelfde. Heb ik aantekeningen gemaakt van een gesprek, een seminar, een vergadering? Hup - in m'n stuff-bakje.

Eigenlijk is m'n Nokia 6820 ook een stuff-bakje. Ik vind het een ideale telefoon, vanwege het uitklapbare toetsenbord. Ik kan echt overal aantekeningen maken, dus dat is ook een stuff-bakje.

Dan eens per dag (soms wat vaker, soms minder vaak), loop ik door alle items in m'n stuff-bakje en m'n inbox heen. Eén voor één. Voor elk item stel ik de vragen, die ik heb beschreven in dit artikel: 'Stuff - en wat je er mee moet'.

1. Moet ik er eigenlijk wel wat mee doen?
   (Nee? Hup in de prullenbak (of de Delete toets), in het Ooit / Misschien bakje of in het archief als naslag.)
   
2. Wat is de gewenste uitkomst? Wat zou ik willen?
   (Neem 10 seconden om daarover na te denken)
   
3. Wat is dan de eerstvolgende concrete stap?
   (Zet die op je lijst met Eerstvolgende Acties)

Zodra ik die vragen heb beantwoord en eventueel de eerstvolgende concrete stap op m'n lijst met Eerstvolgende Acties heb gezet, gaat het item niet meer terug in het bakje. Wat ik uit m'n stuff-bakje heb gehaald, mag niet meer terug.

Dat wil natuurlijk niet zeggen, dat ik meteen alles compleet afwerk wat er moet gebeuren met die ene brief of die ene email. M'n stuff-bakje verwerken is eigenlijk alleen het organiseren van wat ik er later nog mee ga doen.

En omdat ik het item per item doe, kan ik makkelijk omschakelen naar een andere activiteit, als de telefoon gaat of iemand binnen komt lopen. Sterker nog: als ik aan de telefoon moet wachten, is dat het perfecte moment om een item uit m'n stuff-bakje te halen en die vast te verwerken.