Stuff - en wat je ermee moet

Stuff = alles wat je leven binnenkomt. Stuff bestaat uit losse dingen, items, zoals emails, brieven, afspraken, beloftes die je maakt, ideeën die je krijgt, plannen die je maakt, aantekeningen, verslagen, dus zo'n beetje alles wat je gedachten binnenkomt.

Stuff = alles wat je binnen hebt gelaten in je psychologische of fysieke wereld en dat niet op de plaats hoort waar het nu is.

Het probleem met kenniswerk is dat eigenlijk niets echt vastligt aan je werk. Of zoals Peter Drucker zegt:

“Bij kenniswerk is de taak niet altijd helder: er moet worden bedacht wat er gedaan moet worden. De vraag ‘Wat is het verwachte resultaat van dit werk?’ is de belangrijkste vraag om kenniswerkers productief te maken.

En dat is een vraag die om riskante antwoorden vraagt. Er is meestal meer dan één goed antwoord; er zijn meerdere keuzes. En de resultaten moeten duidelijk worden gespecificeerd, als productiviteit het doel is.”

De kernvragen die David Allen hanteert zijn voor alle stuff hetzelfde:

1. Moet je er eigenlijk wel iets mee doen?

Lang niet alle stuff die je leven binnenkomt, vraagt om actie. Een deel van het papier wat je binnenkrijgt, kun je meteen in de prullenbak gooien. Een deel van de emails die je binnenkrijgt, verdienen het om meteen gewist te worden. Veel mensen zouden al een stuk op weg zijn in de goede richting, als ze de Delete toets op hun toetsenbord zouden leren gebruiken.

Andere items wil je wel bewaren, maar die vragen niet meteen om actie. Als je denkt, dat je er later misschien wel wat mee wilt doen, gaat het in je Ooit / Misschien bakje. Eens in de week, tijdens je wekelijkse evaluatie loop je door die items heen. Dan kun je later altijd nog besluiten, dat dat wat je nu in Ooit / Misschien doet, later alsnog naar je takenlijst mag verhuizen.

En als het iets is wat je puur wilt bewaren als naslag, dan gaat het linea recta in je archief.

2. Wat is de gewenste uitkomst? Wat zou je willen?

De tweede vraag om te stellen, als iets wel om actie vraagt is: wat wil ik hier eigenlijk mee bereiken? Welke uitkomst wens ik? Wat is mijn doel voor dit item?

Pas als je weet waar je uit wilt komen, weet je in welke richting je de eerste stap moet zetten.

Door deze vraag te stellen, zorg je voor focus. Je doet niet zomaar iets in het wilde weg, omdat het nou eenmaal op je bordje ligt - nee, je staat er even bewust bij stil wat dit item betekent in jouw leven, in jouw werk.

Wat is het verwachte resultaat?
Tien seconden denkwerk, maar dat helpt enorm.

3. Wat is dan de eerstvolgende concrete stap?

Dan de derde, cruciale vraag: wat is de volgende stap?

Ofwel: wat is het volgende, wat er moet gebeuren met dit item: deze brief, deze email, dit todo-item? Deze beslissing moet je voor elk item zo snel mogelijk nemen. Anders blijft er altijd een soort van verwarring bestaan in je hoofd.

En zorg er dan voor, dat die stap heel concreet is. "Vergadering plannen" is niet concreet genoeg. Hoe ga je dat plannen doen? Door mensen te bellen, of een email te versturen, of je secretaresse te vragen om dat te doen? "Email sturen naar team om vergadering te plannen" is al veel beter. Of in minder woorden, maar met dezelfde inhoud "Email team - vergadering plannen".

Deze eerstvolgende, concrete stappen zet je op je lijst met Eerstvolgende Acties. Die lijst gebruik je vervolgens om van moment tot moment beslissingen te maken over waar je je tijd aan gaat besteden.

Als je zover bent, heb je een belangrijk deel van het organisatie werk al gedaan: voor elk item wat je leven binnenkomt heb je nagedacht of je er wat mee moet, wat je uiteindelijk wilt en wat de eerstvolgende concrete stap is. Een goed begin is het halve werk.

Comments

[Geplaatst door: Edwin]

Hi, geinig te zien dat je precies een soort weblog hebt als ik onlangs gestart ben. Ook veel over GTD. Heb jij wellicht de NL versie gelezen? Ik vraag me af of dat wat is. De Engelse versie vond ik in elk geval zeer bruikbaar. Ik zal even een link aanmaken naar jouw blog.

Groetjes, Edwin

[Geplaatst door: Taco Oosterkamp]

Hoi Edwin,

Dat is inderdaad grappig.

Ik heb de NL versie (Doe het nu) hier liggen en doorgekeken.

De meeste termen klinken nogal vergezocht en bureaucratisch in het Nederlands, vergeleken bij het meer pittige Engels. Het lettertype is mij te klein en het zo lijkt het hele verhaal meteen een stuk 'zwaarder'.

Dat is één van de redenen waarom ik deze weblog ben begonnen: om vrienden en collega's relaxed en to-the-point in te wijden in de geheimen van GTD.

Ik hoop dus iets ontspannener taal te gaan gebruiken. En voor een deel blijf ik de Engelse termen gebruiken. Stuff blijft voor mij stuff, terwijl het boek het vertaalt met 'troep'. Maar de meeste stuff in mijn leven is zeker geen troep :-)

Taco