Over tandenpoetsen denk je ook niet meer na...

Als je iets steeds opnieuw op dezelfde manier doet, gaat het steeds makkelijker. Je komt in een bepaalde routine en hoeft er niet meer echt over na te denken. Daardoor kost het minder energie en ben je vaak sneller klaar.

Dat is niet alleen handig bij tandenpoetsen, maar ook bij het verwerken van stuff. Als je dezelfde acties steeds op dezelfde manier inplant, scheelt dat tijd en energie. Je hoeft er niet steeds opnieuw over na te denken, hoe je iets in je externe systeem zet.

Daarmee hou je ruimte over om wel lekker creatief bezig te gaan met waar die actie eigenlijk over gaat.

In m'n artikel "Stuff - en wat je ermee moet" schreef ik over de drie belangrijkste vragen, die je je zou kunnen stellen voor elk item wat je leven binnenkomt.

• Alles waar je niets mee hoeft, kun je linea recta verplaatsen naar je archief, je Ooit/Misschien bakje of naar de prullenbak.

Laten we kijken naar wat je doet, als je juist wel iets wilt doen met het item. In ieder geval stel je jezelf dan de andere twee vragen: "Wat zou ik willen?" en "Wat is dan de eerstvolgende concrete stap?".

• Als die eerstvolgende concrete stap minder tijd kost dan 2 minuten, doe je het direct, volgens De Regel van Twee.

Maar als je denkt, dat het meer tijd gaat kosten, dan zijn er nog steeds meerdere opties:

Delegeren

Sommige dingen moet je helemaal niet zelf willen doen. Misschien wil je het delegeren aan een collega, een ingehuurde consultant, of een extern bedrijf. Maar misschien heb je gewoon eerst wat meer informatie nodig, voordat je er zelf mee verder kunt.

In al die gevallen delegeer je de taak, of stuur je de mail met de vraag om meer informatie, en noteer je dat je wacht op een antwoord op je 'Wachten op...' lijst. Of als het een item van papier is, dan kun je er misschien een notitie op maken of aan vasthechten en plaats je het item in je 'Wachten op...' bakje.

Regelmatig (daarover later meer) kijk je naar alle items op die lijst of in dat bakje. Zo zie je wat je hebt gedelegeerd en kun je in de gaten houden of er genoeg voortgang is. Maar het zit in ieder geval niet meer in jouw hoofd!

In je agenda

Andere taken zijn verbonden met een specifieke datum en misschien met een specifieke tijd. Als je bijvoorbeeld een afspraak maakt voor een vergadering, zet je die met datum en tijd in je agenda.

Veel agenda's hebben ook aparte ruimte voor notities die wel met de dag te maken hebben, maar niet met een specifieke tijd. Als je bijvoorbeeld komende dinsdag moet bellen met de garage, maar het niet zoveel uitmaakt hoe laat je belt, dan zet je die notitie in dat gedeelte.

Verder staat er niets in je agenda. Veel mensen hebben de neiging om todo-items in hun agenda te schrijven. Maar die horen op je lijst met Eerstvolgende Acties, niet in je agenda. Zo weet je zeker, dat je met één oogopslag in je agenda kunt zien wat er persé moet gebeuren vandaag - wat de harde afspraken zijn, zeg maar. Dat laat je de ruimte om in de rest van de tijd met je Eerstvolgende Acties aan het werk te gaan.

Eerstvolgende Acties

Op je lijst met Eerstvolgende Acties (of in je bakje met diezelfde naam) komen alle taken, waar je wat mee wilt doen, die niet aan een specifieke datum of tijd gebonden zijn en die je niet delegeert.

Op die lijst komt dus een menu van acties te staan: allemaal dingen waaruit je kunt kiezen als je aan het werk bent.

Zodra je gaat werken, pak je je lijst met Eerstvolgende Acties erbij en kies je wat op dat moment de hoogste prioriteit heeft, of waar je voldoende energie voor hebt, of wat je om welke reden dan ook nú wilt gaan doen.

Omdat je, zodra het item is binnengekomen, al hebt nagedacht over wat de eerstvolgende concrete actie is voor dit item, bevat je lijst keurig voorbereide, hapklare brokken. Als op je lijst zoiets staat als 'Overleggen met Jan over project XYZ', nodigt dat toch minder uit dan 'Email naar Jan sturen om tijd voor overleg af te spreken'.

Ikzelf hou m'n Eerstvolgende Acties-lijst bij in Outlook. En ik omschrijf m'n taken met eerst de gewenste uitkomst, dan een groter-dan teken (>) en dan de concrete actie. Zo help ik mezelf altijd herinneren aan wat ik eigenlijk wil bereiken met die actie.

Overigens: complexe projecten met meerdere acties, vragen om meer structuur - daar schrijf ik later nog een keer over. Maar als je de basisacties goed onder de knie hebt, gaat de rest later ook een stuk simpeler. Net als bij tandenpoetsen.

Comments

[Geplaatst door: René]

Wat ik een probleem vind met GTD is dat je na verloop van tijd een (weliswaar gestructureerde) todo-lijst krijgt met honderden dingen. Alleen al van ernaar kijken word je moe :-)

Het gevolg is dat allerlei zaken voortdurend uit beeld zakken, waarna je je er toch weer zorgen over gaat maken, je de lijst weer gaat langslopen, om voor de zoveelste keer allerlei taken naar een sublijstje "zou ik eigenlijk moeten doen" van de uitgestelde volgende akties te verplaatsen.

Heb je een gave tip voor zichzelf chronisch overbelastende todo-lijstjesbouwers?

[Geplaatst door: Taco Oosterkamp]

Dag René,

Goeie vraag, en als ik m'n antwoord hieronder nu teruglees, moest ik er maar een keer een artikeltje van maken :)

Ik zou denken dat er iets mis gaat, als je honderden acties hebt op je lijst met Eerstvolgende Acties.

Door de bank genomen zou je voor één, misschien twee weken acties op die lijst willen hebben.

- Als dat inderdaad honderden acties zijn voor die 7-14 dagen, dan kosten ze blijkbaar weinig tijd per stuk en vallen ze misschien onder de twee minuten regel.

- Misschien moet een groot deel van die acties wachten, totdat een andere actie is gedaan. Dan horen ze waarschijnlijk bij een project en horen ze niet op je Eerstvolgende Acties lijst, maar op je Projecten lijst. Of anders op je Wachten op... lijst.

- Mini-projecten doe ik vaak zo: ik maak een actie aan op m'n Eerstvolgende Acties lijst. Die begin ik met het gewenste resultaat, dan een groter dan teken (>) en dan de Eerstvolgende Actie.

Voorbeeld: "Naar het theater > check website schouwburg".

Zodra ik dat gedaan heb, verzin ik de volgende Eerstvolgende Actie. Die zet ik dan in de plaats van de vorige, dus dan wordt het zoiets als:

"Naar het theater > vrienden emailen of ze meegaan"

En dan later:

"Naar het theater > kaartjes reserveren - bellen".

Natuurlijk kan ik al die acties ook van te voren verzinnen en op m'n Eerstvolgende Acties lijst zetten, maar waarom zou ik? Dat maakt het alleen maar complexer.

Voor complexere projecten, waarbij je van te voren wilt weten wat er allemaal bij komt kijken, omdat verschillende acties synchroon kunnen lopen en er meerdere mensen bij betrokken zijn, heeft het uitwerken van plannen zin. Maar dat doe je niet in je Eerstvolgende Acties lijst, maar in je Projecten lijst.

- Ik gebruik in Outlook ook het StartDate-veld om aan te geven wanneer een Eerstvolgende Actie op de lijst moet komen te staan. Daar heb ik m'n filter op aangepast. Van sommige acties weet ik, dat ik ze pas volgende maand kan doen, dus die krijgen dan een StartDate in de volgende maand en vallen daarmee van m'n lijst.

- En als ik niet precies weet wanneer iets kan beginnen, maar ik wel weet, dat ik er deze week geen tijd voor heb, dan kan die actie -hup- op m'n Ooit/Misschien lijst. Tijdens m'n volgende Wekelijkse Onderhoudsbeurt kom ik 'm wel weer tegen en kan ik een nieuwe afweging maken.

- Misschien wat muggenzifterig, maar het is belangrijk, dat je het juiste level vindt waarop je je acties formuleert.

Overdreven gesteld: "Jose bellen voor afspraak" is okay, maar het niveau "Telefoon oppakken met linkerhand" zorgt voor een hele serie mini-acties op je lijst, die leiden tot het bomen-en-bos syndroom. Als je wilt kun je van elke actie, hoe simpel ook, alsnog een project maken :-)

Tot zover wat gedachten over het systeem.

Mocht het niet aan het systeem liggen, dan heb je waarschijnlijk een probleem van een hoger niveau (20.000 km, 30.000 km... in GTD termen).

Sommige mensen moeten leren om 'nee' te zeggen. Anderen hebben behoefte om beter de grenzen van hun werk te definiëren, of die te heronderhandelen met hun baas.

In dat geval werkt GTD als een perfecte manier om eindelijk al je commitments op een rijtje te zien. Als er inderdaad terecht honderden items op je Eerstvolgende Acties lijst staan, dan zie je tenminste dat je een probleem hebt :-)

Kun je hier wat mee?

Groeten,
Taco Oosterkamp