Hoe gebruiksvriendelijk ben jij?

Ik las een prachtig artikel in de Volkskrant over de gebruiksvriendelijkheid van software. Zodra de programmatuur in het call-centre van een verzekeraar was verbeterd, vloog het ziektepercentage van de medewerkers naar beneden en konden in dezelfde tijd meer klanten beter worden geholpen. Dat is nog eens meereffect.

Vastlopende computers kunnen behoorlijk veel frustratie losmaken - tot schelden en slaan aan toe. En als je computer te traag is, bevordert dat ook niet echt een productieve flow.

Maar hoe zit het je eigen systemen? En met jezelf?

Hoe word je zelf gebruiksvriendelijk?

Maak het jezelf makkelijk

De meeste mensen werken net als water. Ze zoeken vrijwel automatisch de weg van de minste weerstand. Daar heb je een soort innerlijke TomTom voor, die feilloos aanvoelt wanneer iets teveel moeite kost. Die dingen doe je dan liever niet, of pas na lang uitstellen.

Dus als je wèl goed en gestructureerd wilt werken, is het slim om ervoor te zorgen, dat die goede en gestructureerde weg zo min mogelijk weerstand oplevert voor jezelf. Bijvoorbeeld door zelf systemen te bedenken die jouw werk zo eenvoudig mogelijk maken. 

Hoe snel en makkelijk werken je eigen systemen? En dan heb ik het niet persé over software.

• Stel dat je een goed idee hebt. Hoe makkelijk is het dan voor jou, om dat idee te bewaren en later weer terug te vinden?
  
• Als je iemand belooft om iets op te sturen of uit te zoeken, hoe makkelijk is het dan om die belofte na te komen? Of hangt dat af van je eigen geheugen?
  
• Er ligt een document in je stuff-bakje, of er komt een e-mail binnen met een attachment. Dat document wil je bewaren. Hoeveel tijd kost dat? En kun je het daarna weer snel terugvinden?

Het is de moeite waard om af en toe na te denken over dat soort processen en betere manieren te verzinnen om dingen te doen. En dan graag met zo min mogelijk weerstand voor jezelf.

Dus bedenk eens een manier om voortaan al je goede ideeën snel en effectief te bewaren en later weer terug te vinden. Gebruik die nieuwe manier dan ook, totdat je een nog betere manier hebt gevonden.

En verzin een manier om gedane beloftes zo eenvoudig mogelijk vast te leggen. En richt je archief zo in, dat het geen vijf minuten duurt om iets op te bergen, want dan doe je het namelijk niet. De mentale barrière is gewoon te hoog. Minder dan 60 seconden, dat begint ergens op te lijken.

Maak het anderen gemakkelijk

Hoe makkelijker je het maakt voor jezelf om je werk goed te doen, hoe makkelijker je het maakt voor anderen om met jou samen te werken. Dat gaat automatisch mee.

Als je minimale moeite hoeft te doen om beloftes na te komen, betekent dat automatisch, dat je betrouwbaarder wordt. En dan gaat het niet alleen om het beantwoorden van e-mail, maar ook om het terugbellen als je dat hebt beloofd, het versturen van meer informatie of allerlei andere dingen die bij je werk horen.

Ooit heb ik via drie verschillende routes geprobeerd om in contact te komen met een bepaalde communicatieadviseur. Ondanks de verzekering dat ik zou worden teruggebeld, is het er nooit van gekomen. Lekker is dat, voor je reputatie als communicatieadviseur!

Zelf probeer ik mensen te mijden die uit slordigheid niet gebruiksvriendelijk zijn en me veel tijd kosten, terwijl het uiteindelijk voor niemand iets oplevert. Net zo goed als dat ik trage computers en vastlopende software vermijd.

 

Vooraankondiging Vanaf februari 2006 staan in mijn agenda twee gloednieuwe meereffect trainingen - één van een hele dag, één van een avond. Tijdens de training van één dag krijg je een behoorlijk compleet en praktisch overzicht van de GTD-methodiek van David Allen. De dagtraining biedt ook ruimte om heel concreet met je eigen agenda en stuff aan de gang te gaan, waarbij je al je vragen meteen kunt stellen. Ideaal voor iedereen, die z'n tijd beter wil gebruiken en met minder stress meer wil doen. Eerste editie op 7 februari 2006, in Doorn (Midden-Nederland). Het avondseminar is bedoeld voor mensen die snel nieuwe dingen oppakken, weinig tijd willen investeren en toch behoefte hebben aan een goede introductie in GTD en andere meereffect onderwerpen. Eerste editie op 14 februari 2006, ook in Doorn (Midden-Nederland). Beide varianten bieden allerlei handige tips en trucs om met dezelfde energie meer resultaat te behalen. En beide varianten zijn ook in-company beschikbaar, waarbij ik naar je toekom voor een stevige meereffect injectie. Binnenkort volgen meer details..., maar mail me rustig als je nu al vragen hebt.

P.S. Zie je, dat ik 'Binnenkort' heb neergezet? Dat is ook een manier. Als ik 'Later deze week' had gebruikt, had ik mezelf een extra belofte in de schoenen geschoven, die ik dan wel had moeten houden. Op deze manier geef ik mezelf gewoon iets meer speelruimte :)

Comments

[Geplaatst door: Edwin]

Hi Taco,

leuk te zien dat je een GTD cursushebt ontworpen. Het is dat ik mezelf al een groene tot blauwe band inschat, anders had ik er zeker heegegaan :-)
Op zich ken ik wel wat collega's die het zouden kunnen gebruiken, de vraag is of ze dat zelf ook vinden ;-)

Veel succes,
Edwin

[Geplaatst door: Taco Oosterkamp]

Hallo Edwin,

dank je wel voor de link op productief.net.

Ik zal binnenkort wat meer cursus informatie op meereffect.nl plaatsen, dan kunnen je collega's in ieder geval zien of ze zelf denken dat het wat voor ze is :)

En misschien dat ik je over een paar maanden alsnog uitnodig om een keer als service van het huis mee te doen, als je dat leuk vindt. Het is altijd goed om nog wat expert input te krijgen in een cursus zoals deze.

Hartelijke groet,
Taco Oosterkamp

[Geplaatst door: Edwin]

Hardstikke goed :-)

Om mezelf een expert te noemen... dan moet ik toch wel op klimmen naar Black Belt. Nou - zo ver is het nog niet, vooral thuis.

Groetjes, Edwin