EMAIL STRESS - tips en meer (1)

Computers zouden zorgen voor minder werk en vooral voor veel meer vrije tijd.

Daar is dus iets grondig misgegaan. Veel mensen die ik tegenkom hebben te maken met uitpuilende emailboxen, weten niet waar ze de tijd vandaan moeten halen om alle email te lezen en te beantwoorden en raken langzamerhand meer gestressed van dit nieuwe medium, dan dat ze er profijt van hebben.

Natuurlijk beseft iedereen, dat email ook wel goede kanten heeft. Deze artikelen bijvoorbeeld zouden zonder email nooit zo snel bij je aankomen. En ze zouden zeker niet gratis zijn, als er geen email was om ze te distribueren.

Hoe kunnen we de goede kanten van email uitbuiten, zonder stress?

Elk nieuw medium vraagt om een nieuwe aanpak

Elk nieuw medium vraagt om nieuwe manieren om ermee om te gaan. Toen in de afgelopen eeuw de kunstschilderswereld werd verrijkt met een nieuwe verfsoort, acryl, waren er nieuwe technieken nodig om met die nieuwe verf te gaan werken. Acrylverf werkt nu eenmaal heel anders dan olieverf. En zo werkt ook email heel anders dan papieren post.

Niemand die schrijft over goed omgaan met email komt uit onder een lijstje met tips. "De 10 beste tips om je email te beheersen" klinkt nou eenmaal lekker. En ook ik zal eraan moeten geloven. In de loop van deze artikelenserie zul je de nodige tips krijgen.

Maar met alleen een paar tips op zak, heb je nog steeds niet de grip die je zoekt. Het grote probleem is namelijk, dat email niet op zichzelf staat. Als je dus alleen het email probleem oplost, ben je eigenlijk nog maar net begonnen. Dat kan veel beter.

Daarom beginnen we met een paar principes en kijken we wat die voor gevolgen hebben voor het goed omgaan met email. De tips komen dan vanzelf langs.

Principe 1:
Verspil geen tijd als dat sowieso niet nodig is

Hoewel ik een goed spam filter heb draaien, komen er elke dag nog wel een paar mailtjes doorheen die duidelijk niet voor mij bedoeld zijn. Ik heb op dit moment geen behoefte aan Viagra, goedkoop geld lenen of grofstoffelijke verbouwingen aan mijn uiterlijk. Dank u beleefd.

Eén van de eerste dingen die ik doe in m'n inbox is het verwijderen van dit soort emails. In Outlook gaat dat vrij eenvoudig met een enkele druk op de "Delete" toets. In andere email software zul je misschien even moeten kijken hoe je een email het snelste wist. Maar zorg ervoor, dat je dat uit je hoofd weet - of beter nog: dat het in je vingers zit.

En dat geldt niet alleen voor ongewenste reclame, maar eigenlijk voor elke email waar je toch niets mee gaat doen en die je ook niet hoeft te bewaren. Of je 'm dan nog leest, voordat je 'm wist, moet je per email nog even zelf bekijken. Maar in geval van twijfel: niet doen.

Principe 2:
Email kun je het beste behandelen als elke andere vorm van "stuff".

In het boek van David Allen, "Getting Things Done", heeft het woord "stuff" een heel eigen betekenis. Ik schreef daarover in een eerder artikel: "Stuff - en wat je ermee moet".

Stuff = alles wat je leven binnenkomt. Stuff bestaat uit losse dingen, items, zoals emails, brieven, afspraken, beloftes die je maakt, ideeën die je krijgt, plannen die je maakt, aantekeningen, verslagen, dus zo'n beetje alles wat je gedachten binnenkomt.

Emails zijn dus ook "stuff". En dat betekent, dat je ze het beste net zo behandelt als elke andere vorm van stuff. Je inbox is een stuff-bakje en die moet vrij snel weer leeg zijn.

Wat sommige email-guru's je adviseren, gaat je niet veel helpen. Zij zeggen, dat je je inbox steeds zo snel mogelijk leeg moet maken en alles waar je nog wat mee moet doen in een andere email-map moet opslaan.

Het eind van dat liedje is, dat je in plaats van één volle inbox, er twéé hebt!

Dat willen we dus niet. Dat gaan we anders doen, door email ook gewoon als stuff te behandelen.

= In het volgende artikel in deze serie meer daarover... =

 

Abonneer je eenvoudig op deze artikelen Als je dat nog niet hebt gedaan, kun je je eenvoudig abonneren op deze artikelen. Je krijgt ze dan gratis en voor niets één of twee keer per week in je inbox. Dus geen spam - en afmelden is ook simpel. Surf naar http://www.meereffect.nl, vul helemaal bovenaan in de rechterkolom je email-adres in, klik op de Ok-knop en het komt helemaal voor elkaar. Stuur ze door Als je plezier hebt van deze artikelen, stuur ze dan s.v.p. door naar collega's en vrienden, zodat zij er ook van kunnen profiteren. Of vertel hen waar ze zich kunnen aanmelden. Ik schrijf de artikelen toch al. Hoe meer mensen er baat bij hebben, hoe beter.

P.S. Ondertussen ben ik bezig met de artikelenplanning voor 2006. Als je nog wensen hebt, stuur me dan een email: taco@meereffect.nl   Waar zou je graag over willen lezen?

Comments

[Geplaatst door: Vernimme Frank]

Wat al die 'stuff' betreft, is volgens mij het voornaamste dat het veel tijd neemt om alles te lezen. En wat doe je dan met de info ? Als iemand iets nodig heeft, dan zal ie het wel vinden. Voor mij hoeft het niet. Natuurlijk is het een ideaal instrument voor de marketing.

[Geplaatst door: Taco Oosterkamp]

Dag Frank,

Het lezen van stuff is nog maar het begin van de tijd die stuff in beslag neemt.

Als je een brief rond laat slingeren, zonder werkelijk te besluiten of je er nog wat mee wilt gaan doen en zo ja: wat, dan zal die ene brief op de een of andere manier een stukje focus en concentratie wegnemen. Zeker wanneer er iets negatiefs emotioneels mee samenhangt (angst, schuld, twijfel, schaamte, enzovoort). Ook al heb je die brief al honderd keer wel gelezen.

's Avonds lig je in bed en opeens bedenk je je, dat je nog iets moet doen met die brief. Je bent aan het sporten en tadaa, daar komt die brief weer door je hoofd.

Precies hetzelfde geldt voor email en alle andere stuff. Natuurlijk is niet elk emailtje even erg, maar als je alle kleine beetjes bij elkaar optelt gaat het veel schelen.

> Als iemand iets nodig heeft, dan zal ie het wel vinden.

Tja, maar hoeveel tijd wil je besteden aan het zoeken van dingen die je nodig hebt?

Je laatste zin snap ik niet helemaal. Gaat het om mijn artikelen? Om email?

Vriendelijke groet,
Taco Oosterkamp