EMAIL STRESS - tips en meer (2)

Is je email inbox leeg?

Zo ja: gefeliciteerd!

Zo nee: lees verder...

In het vorige artikel van deze serie schreef ik, dat je email het beste net zo kunt behandelen als elke andere vorm van 'stuff'.

Laten we kijken hoe dat in de praktijk werkt.

 

Je inbox is een stuffbakje

Een belangrijk uitgangspunt van Getting Things Done is, dat alles wat als 'stuff' je leven binnenkomt, eerst verzameld moet worden in een stuff bakje. Je zult meerdere van die bakjes hebben, maar toch zo min mogelijk. Ik heb bijvoorbeeld een pastic map in m'n koffer zitten, die als stuff-bakje dienst doet. Thuis naast de voordeur heb ik er één en in m'n studio staat er één. Uiteindelijk eindigt alle papieren stuff in dat laatste stuffbakje, achter m'n werktafel.

Maar met email werkt het nog eenvoudiger: email komt automatisch in je inbox terecht. Je inbox is dus een apart stuff-bakje voor email. Je inbox is dus niet een soort lijst met je planning voor die dag, het is ook niet een archief van interessante informatie, het is niets meer of minder dan een tijdelijke verzamelplaats voor binnenkomende email's.

Verder vanuit je stuffbakje

Hoe krijg je dan je inbox leeg? Eenvoudigweg met hetzelfde schema of stappenplan waarmee je ook je andere stuff-bakjes leegmaakt.

Dat lijkt in het begin vrij ingewikkeld, maar het is net als met tanden poetsen, judo of autorijden: als je het vaak genoeg hebt gedaan, gaat het uiteindelijk als vanzelf. (Moet je je eens bedenken hoe complex autorijden eigenlijk is en hoe makkelijk je zonder nadenken wegrijdt. Dit schema is echt véél simpeler!)

Door elke email op dezelfde manier te behandelen, win je veel tijd, die je beter kunt besteden aan de creatieve en inhoudelijke kant van je werk.

Het moet wèl weg!

Let erop: elk mailtje wat je op deze manier verwerkt, is daarna weg uit je inbox.

Anders heeft het nog geen zin. De volgende keer dat je weer door je inbox kijkt, kom je hetzelfde mailtje weer tegen en dan kost het dus opnieuw tijd. Dat is niet handig.

Stap 1

Voor elke email die binnenkomt vraag je je eerst af:

Wat is dit?

Dat lijkt een dooddoener, maar in de praktijk zal blijken dat dit kleine stapje van extra bewustzijn enorm veel kan schelen. Is het een zakelijke of een persoonlijke email? Wie heeft het gestuurd? Wil je er wel energie in steken?

Denk 3 seconden na over wat het eigenlijk voor 'n mailtje is.

Stap 2

De volgende vraag is:

Wil ik hier eigenlijk wel iets mee doen?

Ook dat ligt voor de hand, maar bewust een beslissing nemen is altijd een goed advies.

Nee, ik wil hier niets mee doen

Als het antwoord op de tweede vraag "nee" is, heb je vervolgens drie mogelijkheden. Drie dingen die je kunt doen met de email. Alledrie zorgen ze ervoor, dat de email uit je inbox verdwijnt. Want dat was het uitgangspunt.

1. Met de Delete toets kun je elk mailtje in no-time verwijderen. Dat is waarschijnlijk de snelste actie. Delete is bijvoorbeeld de ideale toets voor ongevraagde reclame, maar ook voor kettingbrieven, viruswaarschuwingen enzovoort.
   
2. Het kan ook zijn, dat je het mailtje wil te bewaren voor later, omdat je er misschien ooit nog wat mee wilt doen, maar niet op dit moment. In dat geval verplaats je het mailtje naar je Ooit/Misschien lijst. Het hoort dan niet meer in je inbox, en het hoort zeker niet op de lijst met eerstvolgende acties. Uitnodigingen voor voorstellingen, exposities, verwijzingen naar interessante websites, recensies van goede films, dat soort dingen.
   
3. De derde mogelijkheid is, dat je het wilt bewaren in je Archief. Het mailtje bevat misschien belangrijke informatie, waar je geen actie op hoeft te ondernemen, maar wat je ooit wel wilt kunnen nazoeken. Ook die email's horen niet in je inbox, dus verplaats je ze naar je archief.

Emails naar een andere map verplaatsen

Hoe doe je dat verplaatsen praktisch? Helaas, dat hangt nogal af van je email programma. Ik kan daar geen handleiding voor geven die voor iedereen hetzelfde werkt.

Zelf werk ik voor email met Microsoft Outlook. In Outlook kun je zelf nieuwe mappen aanmaken. Dan kun je daarna met je muis email's naar zo'n map slepen. Zo heb ik bijvoorbeeld een Ooit/Misschien takenlijst gemaakt, waar ik eenvoudig binnenkomende email heen kan slepen. Nog beter is de toetsencombinatie Alt+E, Y (Edit, Copy to Folder...) in de Engelse versie van Outlook. Daarmee heb ik m'n muis helemaal niet nodig om een email te verplaatsen.

Maar het verplaatsen van een mail naar een andere folder werkt niet alleen in Outlook. In de meeste email programma's kom je soortgelijke functionaliteit tegen. Zelfs bij de meeste webmail diensten, zoals GMail, Yahoo en Hotmail kun je dit soort mappen aanmaken. Het punt is dus niet zozeer of het wel kan, maar of je het wel goed gebruikt.

 

10 tot 20 seconden

Als je het idee eenmaal te pakken hebt, werkt dit systeem een stuk sneller met email dan met andere vormen van stuff. Een brief openen en archiveren kost bij mij meer tijd, dan een paar toetsen indrukken.

Op deze manier ben je voor elke email waar je op dit moment niets mee wilt gaan doen, 10 tot 20 seconden kwijt. Om 'm even snel door te kijken, een beslissing te nemen en dan de email te deleten of in het juiste bakje te plaatsen. Dat is nog wel te doen, niet?

Als zelfs die 10 tot 20 seconden teveel zijn, heb je een probleem van een andere orde - hoe zorg ik dat ik minder email krijg?

= Volgende keer gaan we verder met e-mail's, waar je wèl wat mee wilt doen. =

 

De meereffect training loopt ondertussen vol De aanmeldingen voor de eerste meereffect training op 14 februari 2006 gaan zo goed, dat we uitwijken naar de grotere en prachtige Bilderdijkzaal, vlakbij een ander Doorns kasteel (5 minuten rijden van de A12, 10 minuten vanaf Utrecht). Meld je snel aan via het formulier als je mee wilt doen. VOL = VOL. Meer informatie vind je hier. De dagtrainingen erna staan gepland op woensdag 19 april en dinsdag 13 juni. Ook daarvoor kun je je nu al aanmelden via hetzelfde formulier.