Een goed archief is het halve werk (1)

Als het werkelijk waar is, dat 10 procent van onze werktijd opgaat aan zoeken (dat is bijna een heel uur per dag!), dan moeten we misschien eens kijken naar het bouwen van een goed archiefsysteem.

Belangrijk

Een goed archief aanleggen is belangrijk. Toch krijgt het door de bank genomen weinig aandacht. Een archief is meestal een soort laatste rustplaats voor papieren, die we eigenlijk liever niet meer willen zien, maar die we op de een of andere manier toch moeten bewaren. Als het dan maar netjes in een map zit, zijn we eigenlijk al wel tevreden. Uit het oog, uit het hart.

Een slecht archief is een bottle-neck

Een groot deel van de meereffect training (op 19 april is de volgende editie) gaat over het goed omgaan met actiepunten, to-do lijsten en dingen die je wilt doen. Maar om die actieve dingen goed te kunnen doen, is het ook belangrijk dat je goed omgaat met archiefmateriaal. Als je archief niet goed in elkaar zit, wordt het een bottle-neck voor je hele systeem.

Een brief waar je verder niks mee wilt doen, maar die je wel wilt bewaren, moet je binnen 30 seconden kunnen archiveren - en wel meteen op de juiste plaats. Als dat niet kan, doe je het niet. Dan blijft die brief in je stuffbakje liggen, of hij komt terecht op de stapel ergens in je kantoor met dingen die nog gearchiveerd moeten worden.

Zolang die stapel aan het eind van de dag ook werkelijk gearchiveerd is, kan dat misschien nog niet zoveel kwaad. Maar zodra één zo'n stapel de nacht heeft overleefd op de plek waar hij overdag is neergelegd, is het einde zoek.

Met je handen in je zakken

Overigens zijn stapels op je bureau niet het enige probleem. Let ook eens op projectmappen, klantenmappen, mapjes en losse papieren in je attaché koffer. Loop gewoon eens rond met de handen in je zakken en inspecteer elk plat vlak in de buurt. Hoort alles op de plaats waar het ligt?

En die magneten op je koelkast? Zijn dat eigenlijk de cruciale steunpilaren van je persoonlijke archief?

Acties zijn geen archief

Het is zo belangrijk, dat je een verschil maakt tussen

• dingen waar je nog wat mee wilt doen

en

• dingen die alleen maar wilt bewaren.

Zodra je die twee soorten, acties en archief, door elkaar gaat halen gaat het mis.

Oefening

Leg een stapel papieren op je bureau met daarin zowel archiefmateriaal als actiepunten en kijk gedurende een week wat er gebeurt tussen jou en die stapel. Grote kans dat je totaal ongevoelig wordt voor alles wat in die stapel ligt.

Als je dit hier zo leest, lijkt het wel mee te vallen. Maar let eens goed op je eigen houding en emoties. Probeer jezelf te betrappen.

Wat voel je bij die stapels, die op je bureau liggen? Heb je zin om er lekker snel mee aan het werk te gaan? Grote kans van niet. Het is veel waarschijnlijker, dat je weerstand voelt om eraan te beginnen. En dat is een groot probleem, want op deze manier heb je geen overzicht over je werk - en dus ook geen controle of grip.

Zorg er dus voor, dat je een goed archief hebt - en dat het extreem simpel is om een nieuw document aan het archief toe te voegen.

- wordt vervolgd -