meereffect.nl

Heb je al een digitale notuliste?

Zou het niet handig zijn om continu een notuliste in de buurt te hebben? En dan nog wel eentje die bijzonder goedkoop is en weinig ruimte inneemt?

Laatst schreef ik over het werken met een voicerecorder. Maar zo'n recorder heeft één belangrijk probleem. Je kunt er maar beter geen todo-items op inspreken.

 

	Lees onderaan dit artikel over jouw kans om een heuse meereffect training te winnen!

Acties en Naslag uit elkaar houden

Eén van de basisprincipes voor werken met minder stress, is, dat je verschil maakt tussen aantekeningen waar je wat mee moet doen (acties) en aantekeningen of andere stuff die je wilt bewaren om nog eens na te kijken (naslag).

Als je dat niet doet, krijg je uiteindelijk stapels op je bureau waar je nooit meer naar omkijkt. En dan barst een keer de bom, omdat je vergeten bent iets te doen, wat ergens in die stapels lag.

Onderweg

Hetzelfde principe geldt ook voor ideeën die je onderweg krijgt. Als je in de auto zit te brainstormen over een nieuw project, een nieuw bedrijf of de oplossing voor een vervelend probleem, dan is een voicerecorder ideaal. Je kunt lekker je gedachten inspreken, het spreken helpt je op nieuwe ideeën en als het nodig is, kun je het zelfs nog eens terugluisteren.

Maar stel, dat je je halverwege bedenkt dat je nog even een e-mail moet sturen naar een collega, vóór de belangrijke vergadering morgen. Dan heb je een probleem.

Wat doe je dan?

De ene optie is om dat óók in te spreken in je voicerecorder. Maar dat heeft meteen als nadeel, dat je dan acties en naslag met elkaar vermengt. Door ook maar één actie in te spreken, dwing je jezelf ertoe om die voicerecorder voortaan altijd uit te moeten werken en helemaal na te moeten luisteren als je weer achter je bureau zit. Anders barst de bom een keer.

Je kunt natuurlijk ook je assistent bellen om even een aantekening te maken, maar niet iedereen heeft die luxe.

De Digitale Notuliste

Lang leve de Digitale Notuliste.

Ga naar de website van XOIP en meld je daar aan voor een gratis fax + voicemail nummer.

Je krijgt van XOIP een nieuw telefoonnummer, wat je als voicemail kunt gebruiken.

Zet dat nummer onder een voorkeuzetoets in je mobiele telefoon.

Voortaan zal XOIP elk voicemailtje wat je inspreekt op dat nummer omzetten naar een geluidsbestand wat je computer kan afspelen. Daarna wordt dat bestand automatisch naar jouw e-mailadres gestuurd.

Volgens mij is dit de ideale oplossing. Het kost je de belminuten, maar per dag zal dat toch een aardig stuk goedkoper zijn dan het meezeulen van een notuliste van vlees en bloed.

  

	Prijsvraag Win een heuse meereffect training! Wat heeft meereffect voor jou gedaan in het afgelopen jaar? Ben je enthousiast geworden over Getting Things Done? Heb je de ideeën uit onze artikelen in de praktijk toegepast met flitsend resultaat? Merk je na de meereffect training minder stress? Krijg je de dingen die je wilt doen makkelijker voor elkaar? Stuur voor 1 september 2006 jouw verhaal naar ons op (prijsvraag@meereffect.nl). Schrijf minimaal 10 regels waarin je vertelt wat meereffect voor jou betekent, inclusief je naam, adres, organisatie en je functie. Misschien ben jij wel de gelukkige die een dag lang mee kan doen met die gratis meereffect training in Amsterdam, Rotterdam of Utrecht (ter waarde van 429,50 euro excl. BTW). (En als je zelf de training al hebt gedaan stuur je gewoon die collega die het zo hard nodig heeft...) Alle inzendingen worden eigendom van meereffect en kunnen door ons gebruikt worden in het verder enthousiast maken van mensen voor meereffect en Getting Things Done. Over de inzendingen en de uitslag van de prijsvraag wordt geen correspondentie gevoerd.

GTD | The Roadmap

Afgelopen week was het meereffect team in Londen voor GTD | The Roadmap, de training van David Allen himself. Eén keer per jaar komt hij naar Engeland voor zo'n seminar en dit keer waren wij erbij, samen met minimaal nog twee Nederlanders en een Belg.

En wat hebben we geleerd? Ik zet een paar dingen op een rijtje.

(Gerald Essers van Tijdwinst maakte deze foto van David Allen en Taco. Bedankt Gerald!)

Getting Things Done wordt een sneeuwbal

Het gaat hard met Getting Things Done. Deze methodiek, waar ook wij bij meereffect les in geven, verovert wereldwijd steeds meer terrein. Het boek van David Allen met dezelfde naam staat al maandenlang in de top-100 bij Amazon.com.

Gerenommeerde kranten en tijdschriften, zoals Fast Company, Fortune, The Los Angeles Times, The New York Times en The Wall Street Journal besteden aandacht aan dé manier om met minder stress, veel productiever te worden.

David vertelde verhalen over grote, internationale organisaties die al hun managers laten coachen in de methode. Ook aan deze kant van de oceaan begint Getting Things Done langzamerhand meer interesse te wekken, hoewel het nog niet zo hard gaat als in de blogosphere of de Verenigde Staten.

Zorg

Het tweede wat me opviel, is dat David óók enthousiast is over de kansen om met Getting Things Done noeste werkers in de zorg te ondersteunen. Eén van mijn eigen uitgangspunten toen ik begon met meereffect was, om met deze methode niet alleen het bedrijfsleven te bereiken, maar juist ook de overheid en de zorg.

Als pleegvader (vooral mijn vrouw en kinderen investeren veel tijd, energie en liefde in crisisopvang van kinderen) zie ik honderden aanknopingspunten om allerlei processen en communicatie slimmer, effectiever en meer betrouwbaar te laten verlopen. Wat zou dat ontzettend veel kunnen schelen voor iedereen! Het deed me goed om diezelfde visie ook bij David te zien.

Coaching Intensive

Het Coaching Intensive programma omvat 2 dagen full-time coaching on the job. Eén van de dingen waar we bij meereffect over nadenken is hoe we mensen kunnen helpen om werkelijk de stap te zetten om Getting Things Done volledig in te voeren in hun leven. Dat is niet voor iedereen even eenvoudig.

David vertelde over hun ervaringen met deze manier van intensieve coaching - en het ziet er naar uit, dat wij dat in het nieuwe seizoen (na de zomervakantie) ook zo gaan aanbieden.

Natuurlijk hoef je niet te wachten: stuur rustig een e-mail als je nu al interesse hebt, of bel ons op telefoonnummer (0343) 421381.

GTD Connect

Binnenkort zal dan eindelijk het GTD Connect programma worden aangekondigd. Een lidmaatschap van US $ 48 per maand houdt je dan voortaan op de hoogte van alle inside-informatie over Getting Things Done. Wij hebben ons vast aangemeld in Londen, maar het webformulier werkt nog niet op het moment dat ik dit schrijf.

Inhoudelijk

Ook inhoudelijk is het altijd weer goed om het hele verhaal een keer te horen. Er kwam voor ons niet veel nieuwe informatie voorbij, maar een aantal eye-openers maken het toch de moeite waard om een dag in de airco te zitten. Overigens is David een geanimeerd spreker, vooral wanneer hij één van zijn vele typetjes ten tonele voert!

Getting Things Done en meereffect

Los van de trainingsdag, hebben we nog ruim de tijd gehad om met David te overleggen over Getting Things Done in Nederland en Europa. Op dit moment kan ik daar helaas nog niet veel details over prijsgeven, maar in ruim anderhalf uur intensief praten zijn een heleboel plannen langsgekomen, die hopelijk de komende maanden verder hun beslag gaan krijgen.

En zo waren een paar dagen op het dichtstbijzijnde subtropische eiland in no-time weer voorbij...

 

Is een voicerecorder wat voor jou?

Zonder pen of potlood, een opschrijfboekje of mobiele telefoon kom je als moderne kenniswerker niet ver. Voor het verzamelen van goede ideeën en slimme gedachten zijn ze onmisbaar. Toch kun je niet op elke moment gebruik maken van deze hulpmiddelen.

In de auto bijvoorbeeld, of op de fiets. Daar heb je niet zo snel pen en papier bij de hand. Bovendien is schrijven in de auto een activiteit uit de risicoklasse "bungee-jumpen zonder elastiek".

Toch zou het jammer zijn om de ideeën die je opdoet in de auto verloren te laten gaan!

Tijd voor een voicerecorder. Zo'n digitale cassetterecorder zonder bandje is ideaal om al je ideëen, oplossingen of actiepunten in te spreken. Omdat het digitaal is, kan elke losse opname genummerd worden en ben je geen tijd kwijt met heen en weer spoelen. Zodra je weer achter je bureau zit kun je je gedachten terugluisteren en ze alsnog verder verwerken.

Meer ideeën genereren

Maar een voicerecorder is niet alleen handig voor het verzamelen van ideeën. Het helpt je ook om méér ideeën te krijgen. Het inspreken brengt op de één of andere manier je gedachten op gang. Zodra je onbewuste weet, dat dat geweldige idee ergens degelijk is vastgelegd, durft het dat idee weer los te laten. En zo komt er weer ruimte in je hoofd voor nieuwe ideeën.

Probeer het rustig uit. Door hardop te praten kom je op nieuwe ideeën. Iets wat voor de meeste mensen lastiger gaat bij het in jezelf denken. En mocht je nou fanatiek treinreiziger zijn, dan geldt hetzelfde voor het opschrijven van ideeën, al is het maar in steno met korte aantekeningen en een paar schetsjes.

Brainstormen met jezelf

Een voicerecorder helpt je ook om te brainstormen met jezelf.

Geef jezelf gewoon een opdracht, bijvoorbeeld:
"Verzin 100 oplossingen voor probleem X."

Als je een voicerecorder gebruikt, hoef je niets te onthouden. Je kunt gewoon doordenken en schieten. Doordat je praat ben je net iets bewuster bezig met het brainstormen. Je wordt daardoor minder snel afgeleid. De kans is een stuk groter dat je inderdaad met tientallen ideeën uit de auto stapt aan het eind van de rit.

Een paar tientjes

Een voicerecorder kost tegenwoordig een paar tientjes. Bijvoorbeeld bij Central Point, waar ze service medewerkers hebben, die mij tot nu toe altijd prima antwoorden geven als ik een vraag stel.

Ik gebruik zelf (naast de ingebouwde voicerecorder in m'n Palm Treo 650) een simpel model voicerecorder van Olympus. Je zou er over na kunnen denken om er één aan te schaffen die een koppeling heeft met je PC, zodat je eenvoudig opnames digitaal kunt downloaden. Misschien dat je spraakherkenningssoftware ze dan ook nog kan uitwerken voor je! Maar dan moet de kwaliteit van de opnames wel erg goed zijn.

Uitwerken

Het enige nadeel van een voicerecorder is namelijk, dat alles wat je hebt ingesproken, vervolgens wel uitgewerkt moet worden. Je hebt niet overzichtelijk op papier wat je had bedacht. Het is moeilijker om even terug te halen wat je ingesproken hebt. Dan werken aantekeningen op papier toch net iets makkelijker.

Maar die keus lijkt niet meer zo moeilijk als je moet kiezen tussen het uitwerken van een opname en het laten repareren van een geplofte air-bag!

 

	Linda van de Klashorst heeft een nieuw logo gemaakt voor meereffect. Met dit logo en de nieuwe huisstijl gaan we komende zomer onze marketing een slinger geven. Na een jaar van artikelen en drie meereffect trainingen willen we in het nieuwe seizoen het meereffect verhaal breder onder de aandacht brengen. "Getting Things Done in de praktijk heeft ervoor gezorgd dat ik echt leeg op vakantie ben gegaan en optimaal intens heb kunnen genieten!" Aldus Danie van den Boogaart, die deelnemer was bij één van de meereffect trainingen. Mocht jij ook weggaan deze zomer: een heel goede tijd gewenst. En wie weet tot ziens daarna bij een meereffect training in Amsterdam, Utrecht of Rotterdam. Als dat geen goede start is na je vakantie...

Wat denkt je hart, dat je écht graag zou willen doen? - deel 3

Als je de uitdaging van de afgelopen twee weken (deel 1, deel 2) bent aangegaan, heb je nu een lijst met minimaal 15 passies. Hoe nu verder?

Wacht na het maken van die lijst een paar uur, of zelfs een paar dagen. Het is goed om de volgende stap te doen met een frisse blik. Even afstand nemen helpt.

Vergelijk en kies

Maar dan komt het moment om harde keuzes te gaan maken. En die zouden je nog wel eens voor verrassingen kunnen plaatsen.

• Welke van de passies op de lijst doen er écht toe voor jou? 
• Welke zijn minder belangrijk?

In het boek 'The Passion Test' wordt de volgende methode aanbevolen.

De methode

1. Nummer je lijst van 1 t/m 15, of hoeveel passies je ook maar hebt opgeschreven.
2. Vergelijk dan de nummers 1 en 2 en maak een keus:
   
   Als je óf nummer 1 óf nummer 2 zou kunnen krijgen (maar niet allebei), welke zou je dan kiezen?
   
3. Noem de passie die je hebt gekozen vanaf nu 'A'.
4. Vergelijk vervolgens 'A' met nummer 3 van je lijst en maak een keus: als je óf 'A' zou kunnen krijgen, of nummer 3, maar niet allebei, welke zou je dan kiezen?
5. Als je bij je keus voor 'A' blijft, verandert er niets. Maar als je nu nummer 3 zou kiezen, noem je die voortaan 'A'.
6. Zo ga je verder met nummer 4, 5 en de rest van je lijst.
7. Uiteindelijk hou je één 'A' over. Zet die op een aparte lijst en streep 'm door van de genummerde lijst.
8. Begin dan van voren af aan met 'B', maar sla degene die je hebt doorgestreept (je nummer 'A') over.
9. Ga zo verder totdat je A, B, C, D en E hebt gevonden.

Je weet nu welke vijf passies op je lijst voor jou op dit moment het grootste en belangrijkste zijn. Deze vijf passies heb je zorgvuldig uitgekozen - boven alle andere passies op jouw lijst.

Tips om te kiezen

• Als je niet goed kunt kiezen tussen twee passies, zou je jezelf kunnen afvragen: welke van deze twee passies zou me meer gelukzaligheid geven? Mooi woord trouwens, als vertaling van het Engelse 'bliss'.
• Maak geen analyse - luister naar je hart. Vaak is je eerste impuls goed. Soms is het lastig en moet je wat langer luisteren naar je hart, maar ga geen plus-min analyse maken. Dat is goed voor een andere keer, we zijn nu aan het zoeken naar de passies van ons hart. Niet naar de projecten van ons verstand.
• Wees rücksichtslos eerlijk! Hou jezelf niet voor de gek. Het gaat nu om jóuw hart, niet om wat anderen denken. En ook niet om wat wel of niet reëel, mogelijk en haalbaar is. Dit is het domein van de dromen - en die kunnen zo groot zijn als je hart wil.

Stapje voor stapje

Werk door de héle lijst heen. Stapje voor stapje. Maak alle beslissingen steeds opnieuw - welke van deze twee passies zou je hart kiezen? Als je denkt je er snel vanaf te kunnen maken door even te kiezen welke passies je wel belangrijk zult vinden, mis je de hele oefening.

Helderheid

Uiteindelijk levert dit hele proces hopelijk wat helderheid op over wat jouw passies zijn. En die informatie is erg belangrijk als je nadenkt over jouw leven op 40.000 of zelfs 50.000 feet.

Wat vindt jouw hart 'gelukzaligheid'?

Ik ben erg benieuwd - stuur mij alstjeblieft een e-mailtje (taco@meereffect.nl) als je plezier had aan deze oefening. Ik schrijf en schrijf en schrijf, maar vind het ook leuk om af en toe wat terug te horen - alvast bedankt.

Wat zou je écht graag willen doen?

Als je ergens pijn hebt, dan zal dat deel van je lichaam als vanzelf veel aandacht krijgen. Misschien is dat wel de belangrijkste functie van pijn - het is nogal lastig te negeren.

Datzelfde geldt eigenlijk ook voor stress. Als je teveel stress hebt, krijgt dat deel van je leven extra aandacht.

Misschien bewust, omdat je bezig bent met het oplossen van de oorzaken van die spanning. Misschien onbewust, omdat je wel probeert om de stress niet te voelen, maar er niet echt in slaagt je onderbewuste volledig om de tuin te leiden.

Clear the runway

Bij stress is er ergens 'pijn' in je leven, in je werk, in je hoofd. En dat deel van je leven krijgt als vanzelf veel aandacht. Dat kan heel nuttig zijn, vooral als er tijdelijk bijzondere dingen aan de hand zijn. Dan is die extra aandacht en focus gezond en goed.

Maar als je e-mail inbox continue overstroomt, als je eigenlijk nooit échte helderheid hebt over alle projecten waar je bij betrokken bent, als je niet langer weet hoe je je agenda ooit nog weer op een rijtje krijgt, dan wordt de stress een continue aanwezigheid in je leven. En dat kan niet goed zijn.

In zo'n situatie heb je waarschijnlijk ook weinig aandacht te vergeven aan vragen die gaan over de langere termijn, misschien wel over je hele leven.

Daarom is één van de uitgangspunten van Getting Things Done, dat je eerst "de runway" op orde moet brengen, voordat je met een helikopterview naar je leven gaat kijken. Als je je dagelijks leven op de rit hebt en alle processen goed en relatief ongestoord verlopen, dan heb je echte aandacht voor grotere vragen en heb je ook de tijd en energie om daar actief iets mee te doen. Al is het maar een paar uur in de week. Daar schreef ik al eerder een artikel over.

Over welke dingen zou je na willen denken, als je ondertussen wél die energie en aandacht hebt?

Wat zijn belangrijke vragen voor jou?

Talentenjacht

Een jaar of vijf geleden ontwikkelde ik de Talentenjacht; een combinatie van een test en een serie vragenlijsten. Die Talentenjacht heeft in de afgelopen jaren veel mensen geholpen om heel concreet (en hard!) na te denken over wie ze zijn, wat ze kunnen en wat ze zouden willen doen met de rest van hun leven.

Ik heb het altijd interessant gevonden om dat soort processen mee te mogen maken. En één van mijn conclusies is, dat veel staat of valt met het ontdekken van waar je hart ligt. Wat zijn jouw passies? Waar gaat jouw hart sneller van kloppen?

The Passion Test

Op dit moment ben ik zelf het boek "The Passion Test" aan het lezen. In dat boek staan een aantal zinnige observaties over passie, maar vooral ook een serie interessante werkmethodes.

Die methodes kunnen je een beetje op weg helpen bij het uitvinden van welke passies in jóuw leven belangrijk zijn. Want in ons rationele kikkerlandje is het lang niet altijd eenvoudig om dat helder te krijgen voor jezelf. Sommige mensen die dit lezen zullen zich misschien zelfs afvragen, of ze überhaupt wel 'passies' hebben..!

Een simpele oefening

Daarvoor dan deze week een simpele oefening, die je in twintig minuten zou moeten kunnen doen:

Maak een lijst met minimaal 15 van jouw passies.

Om die lijst te maken, kun je waarschijnlijk het beste de volgende zin vijftien keer afmaken (en doe dat op papier!):

"Als mijn leven helemaal ideaal is, ben ik ..."

Sluit je ogen en stel je jouw ideale leven voor.

• Wat ben je aan het doen?
• Wie is er bij je in de buurt?
• Waar ben je?
• Hoe voel je je?

Schrijf dat allemaal op.

Het gaat niet om de volgorde, je mag jezelf en je eigen hart niet censureren, je hoeft deze lijst aan niemand te laten lezen. En als je meer dan 15 passies weet, dan schrijf je ze rustig allemaal op.

Als je niet al té gestresst bent, natuurlijk. Want dan wordt het hoog tijd om eerst die runway eens te clearen.

[Volgende keer verder met die lijst...]

Wat doe je met goede ideeën op de verkeerde plaats?

Hoe creatiever je werk, hoe groter de kans dat je goede ideeën krijgt, maar op de verkeerde plaats. Wat doe je dan? Het zou toch lekker zijn als je al die ideeën gewoon kunt gebruiken zonder ze te vergeten.

Het afwerken van een bestellijst, het inboeken van nieuwe facturen of het zetten van een pot thee is redelijk afgebakend. Je weet wanneer je eraan begint en je weet wanneer je klaar bent.

Maar wanneer ideeën en problemen een grotere rol gaan spelen in je leven, of wanneer de klus waar je mee bezig bent langer duurt en ingewikkelder wordt, is de kans groot dat je onderbewuste een grotere rol gaat spelen. Hij kan je helpen aan creatieve ideeën en oplossingen. En je onderbewuste trekt zich niet zoveel aan van afgebakende momenten.

Maar het kan ook gaan een heel simpele dingen. Dat je in een vergadering zit en ondertussen bedenkt, dat je nog een cadeautje moet kopen voor iemand. Of andersom: dat je in de winkel staat te wachten voor de kassa, en ondertussen bedenkt welk issue je nog in wilt brengen voor de agenda van de volgende vergadering.

Wat doe jij met dat soort ideeën?

Als je dat soort gedachtes eenvoudigweg weer laat verdwijnen door het afvoerputje van je geest, blijven het zogenaamde 'open loops'. Die open loops zorgen voor stress. En ze maken je onrustig, zodat je hoofd nooit werkelijk leeg zal zijn.

In "Getting Things Done" vallen deze ideeën onder het verzamelbegrip 'stuff'. En alle stuff moet je op de een of andere manier in je systeem inbrengen en verwerken (verzamelen, beslissen, organiseren, doen). Zodat het niet meer in je hoofd zit en je lekker creatief kunt blijven.

Dus wat doe je dan wel?

• Zorg er bijvoorbeeld voor, dat je altijd een opschrijfboekje bij je hebt. En een goed schrijvende pen of potlood. Het voordeel van een potlood is dat de inkt nooit opraakt. Het nadeel van een potlood is dat je er niet meer mee kunt schrijven, zodra de punt eenmaal is afgebroken.
  
  Zelf gebruik ik mijn opschrijfboekje vooral voor de meer creatieve aantekeningen. Niet echt voor de dingen die ik wil gaan doen, daar heb ik m'n telefoon voor. Met andere woorden: ik heb mijn opschrijfboekje altijd bij me, maar het is geen 'stuff-bakje' in mijn systeem. Maar voor jou kan dat prima werken. Eén opschrijfboekje van 1 euro 95 is waarschijnlijk de meest rendabele investering als je wilt onthaasten.
• Zorg er ook voor, dat je volgende mobiele telefoon een toetsenbord heeft. Met een compleet QWERTY toetsenbord op je mobiel wordt het lekker simpel om korte aantekeningen vast te leggen. Als die telefoon dan ook nog communiceert met je computer is het helemaal geweldig. Dan kun je korte aantekeningen maken in de telefoon en die verder uitwerken met je gewone, uitgebreide toetsenbord, zodra je weer achter je bureau zit.
  
  Ik gebruik mijn telefoon praktisch nooit voor het versturen van uitgebreide e-mail's, maar wel zeer regelmatig voor het maken van korte aantekeningen en het vastleggen van afspraken. Als ik iemand iets toezeg, zet ik die afspraak in m'n telefoon, zodat ik er niet meer over na hoef te denken, maar wel zeker weet dat ik het ga doen. Dat laatste is belangrijk om ontspannen, maar betrouwbaar te zijn.
• Koop een voicerecorder als je vaak in de auto zit. Of zorg ervoor, dat zo'n functie óók in je mobiel zit. De auto, de fiets en de douche zijn nou eenmaal de beste plaatsen om op nieuwe ideeën te komen. In de auto is het lastig om aantekeningen te maken op papier en tegelijkertijd veilig te sturen. Toch wil je ook dan dit soort gedachten niet in je hoofd moeten houden. Inspreken is dan de manier.
  
  Het nadeel van inspreken is, dat je je aantekeningen niet meteen kunt nalezen. Er moet nog een vertaalslag gebeuren, voordat je je gedachten op papier of in je computer hebt. Wat dat betreft zijn de eerste twee alternatieven een stuk overzichtelijker.

Even trainen

Als je jezelf traint om dit soort invallen, spontane gedachtes, brainwaves en eureka-momenten fanatiek meteen vast te leggen, ga je waarschijnlijk merken dat je onderbewuste je daarvoor beloont. Elke keer dat je zo'n gedachte dumpt op papier, krijg je meer ruimte in je werkgeheugen om op nóg meer goede ideeën te komen.

En je merkt op langere termijn, dat je sowieso vaker goede ideeën krijgt - en dat je ze ook niet meer vergeet, terwijl het in je hoofd tóch lekker rustig blijft!

(P.S. Onder de douche is dit waarschijnlijk het ideale gereedschap: notitiebord voor duikers. Maar in Nederland heb ik 'm nog niet gevonden.)

 

Breng orde in je lijst met Eerstvolgende Acties

Van een eindeloos lange lijst met Eerstvolgende Acties word je niet blij (voor de helderheid: ik heb het niet over een 'gewone' todo-lijst). Zo'n lijst maakt je afgestompt, of gevoelloos.

Een lijst met tientallen of honderden dingen die je moet doen werkt zo ontmoedigend, dat je 'm liever ontloopt, negeert en uit de weg gaat. Daarom deze week twee tips om die lijst wat overzichtelijk te houden.

Maak 'm niet te lang

Loop eens kritisch door je lijst met Eerstvolgende Acties. Staan er acties tussen, waarvan je zeker weet dat je ze de komende vijf werkdagen, zeg maar een week, niet gaat doen? Dan horen die acties waarschijnlijk op je Ooit/Misschien lijst. Het heeft helemaal geen zin om ze nu elke keer te zien, dat leidt alleen maar af, je gaat ze toch nog niet doen.

En als je systeem nog een echte puinhoop is, kan het zelfs zijn dat er acties opstaan die horen op de Wachten-Op lijst. Of op je Projectenlijst. Of nog ergens anders.

Eénmaal de boel grondig opschonen doet al een heleboel. En vervolgens kun je tijdens je Wekelijkse Onderhoud die structuur vasthouden. En dus elke week checken of er niet teveel acties op je lijst staan, die je die week toch niet gaat doen.

Categoriseer je lijst

Een andere manier om het overzicht te houden is het maken van categorieën. Als je elke actie een categorie geeft, kun je daarmee eenvoudig sommige delen van je lijst wél of juist niet bekijken.

David Allen raadt aan om je Eerstvolgende Acties lijst onder te verdelen in categorieën op basis van de context, zeg maar de lokatie waar je moet zijn om die actie uit te voeren. Zo heb je steeds alleen die acties voor je, waarvoor je in de juiste context bent: Kantoor - Thuis - Bellen - Computer - Internet - In de stad enzovoort.

De acties uit de categorie 'bellen' kun je overal doen waar je een (mobiele) telefoon in de buurt hebt, maar stel dat je zonder telefoon bent, dan hoef je er niet eens naar te kijken. Dat scheelt dus weer. En het heeft bijvoorbeeld ook weinig zin om je zorgen te maken over de garage die nodig moet worden opgeruimd, als je ergens in de trein zit.

Behalve op context kun je ook categorieën maken op basis van andere dingen. Hoeveel energie iets kost bijvoorbeeld (S, M, L, XL), of het soort werk (boekhouding, schrijven, opruimen, ...). Dat laatste kan helpen om wat afwisseling te krijgen en ervoor te zorgen dat niet alleen de urgente, maar ook de belangrijke acties tijd en aandacht krijgen.

En dat klinkt als een goede reden om ervoor te zorgen, dat je niet gevoelloos raakt.

---

Todo-lijst: Een lijst met Eerstvolgende Acties is géén todo-lijst. Een lijst met Eerstvolgende Acties is namelijk een stuk beter doordacht en veel verder gestroomlijnd. Zodat je echt lekker kunt werken. De gemiddelde todo-lijst is een verzamelbak waar van alles en nog wat in zit - dingen om te doen, vage plannen en projecten, deadlines die in de gaten gehouden moeten worden en noem maar op. Tijdens de meereffect training leer je om een goede lijst met Eerstvolgende Acties bij te houden - en dat gaat je veel tijd en stress schelen.

Flow

Als je 'in flow' aan het werk bent, merk je dat je de tijd vergeet. Je gaat helemaal op in je werk en hebt er enorm veel plezier in. Sommige mensen overkomt dat maar af en toe. Maar anderen hebben er veel vaker plezier van. Hoe regelen ze dat?

Professor Mihaly Csikszentmihalyi schreef er onder andere over in zijn boek 'Creativiteit'. Hij beschrijft flow als een mentale toestand van diepe concentratie. In één van zijn onderzoeken gaf hij mensen een pieper mee, die een paar keer per dag afging. Op die momenten werd van hen gevraagd om op te schrijven wat ze aan het doen waren en hoe ze zich daarbij voelden.

Het grappige was, dat mensen die actief en ingespannen bezig waren met iets, zich veel gelukkiger voelden, dan mensen die op de bank hingen met hun blik op oneindig en hun verstand op GTST.

Uit verder onderzoek van Csikszentmihalyi bleek, dat er een aantal geheimen zijn voor het werken in zo'n staat van 'flow'. Er zijn dus een aantal dingen die je kunt stimuleren, waar je aan kunt werken om ze optimaal te krijgen.

Duidelijke doelen

Het klinkt zo eenvoudig om altijd te willen werken met duidelijke doelen, maar bij kenniswerk is dit misschien wel het grootste probleem - het doel is lang niet altijd duidelijk. Vandaar dat je in de Getting Things Done methode expliciete vragen stelt over je gewenste uitkomst en eerstvolgende actie. Het stellen van die vragen stimuleert flow.

Voldoende vermogen (controle) en
Voldoende uitdaging (opwinding)

Een tweede vereiste om in flow te komen is, dat je voldoende kennis en ervaring hebt om te doen wat je aan het doen bent, maar dan eigenlijk nét niet genoeg. Er moet net genoeg nieuws zijn om te leren, dat het uitdagend is wat je doet. Een zeker opwinding houd je emotioneel betrokken bij je werk. Als je nieuwsgierig bent naar wat 'eruit zal komen', zorgt dat voor extra flow.

Je werk moet dus niet té simpel zijn, maar ook niet te moeilijk. Het lastige daaraan is dat het steeds verandert. Iets wat je deze week aan het leren ben, daagt je over 2 weken of een half jaar niet meer uit. Dan weet je het wel. Routinewerk kan leiden tot monotoon zombiegedrag, maar niet tot flow.

Directe en onmiddelijke feedback

Voor flow is het ook belangrijk, dat je reactie terugkrijgt. En dan wel zo snel mogelijk. Wanneer je bijvoorbeeld een computer programmeert, kun je na elke wijziging zien of dat wat je hebt gebouwd ook werkelijk zo werkt zoals je zou willen. Als je een tekst schrijft, kun je 'm tien minuten wegleggen en daarna herlezen om te kijken wat er nog aan mankeert.

Die snelle feedback zorgt ervoor, dat je soepel wijzigingen aan kunt brengen in de manier waarop je werkt. Je hebt niet snel het idee dat je uren en dagen aan het werk bent, zonder enig gevoel voor de vraag op je op de goede weg zit.

Verwrongen tijdsbesef en
Verlies van zelfbewustzijn

Aan een verwrongen tijdsbesef herken je, dat je in flow was: "Is het al zo laat?", "Ik was de tijd helemaal vergeten".

Dat gaat samen op met een verlies van zelfbewustzijn - je bent niet meer aan het nadenken over jezelf of de situatie waar je in zit, omdat je alleen nog maar nadenkt over dat wat je aan het doen bent, het werk, het probleem wat je oplost.

Concentratie en focus

Om in flow te komen, moet je geconcentreerd zijn. Focus is belangrijk: een groot deel van je energie gaat naar een relatief klein onderwerp.

Daarvoor is het nodig om tenminste 15 minuten onafgebroken aan het werk te zijn. En dat is knap lastig in een kantoortuin, of met een rinkelende telefoon. En daarom is het zo belangrijk om daar goed over na te denken. Hoe ontwijk je dat soort interrupties, al is het maar af en toe?

Innerlijke drive

Nog één belangrijk aspect van flow: je moet van binnenuit gemotiveerd zijn voor dat wat je aan het doen bent. Dat wat je doet is ook precies wat je zou willen doen op dat moment.

Als je die aspecten van flow allemaal op een rijtje hebt, valt alles opeens samen. Dan ben je super-productief en met plezier aan het werk, zonder het eigenlijk te beseffen. En dat is dan meteen het grote nadeel van flow - je kunt er niet eens bewust van genieten.

 

Er zijn nog maar een paar plaatsen vrij in de volgende editie (13 juni 2006) van de meereffect training. Meld je alstjeblieft snel aan als je mee wilt doen, anders moeten we je misschien teleurstellen. Dat zou ik jammer vinden. We zijn ondertussen bezig met de planning voor de tweede helft van 2006. Waarschijnlijk is de volgende training ná die van juni, pas ergens in september.

 

Time Management, maar dan op krachtstroom

Dingen gedaan krijgen, daar gaat het om bij de prettig flexibele principes van David Allen. Hij heeft ze beschreven in zijn boek 'Getting Things Done'. Time management, maar dan nieuwe stijl.

Zijn principes zijn altijd en overal toepasbaar, niet alleen in je werk, maar ook in de rest van je leven. En je hebt er géén speciale agenda, software of iets anders voor nodig.

In Nederland is meereffect de eerste aanbieder van trainingen in de Getting Things Done methode.

Tijdens de ééndaagse meereffect training worden de concepten van David duidelijk uitgewerkt. Hoe werk je doelgerichter? Waarom is het belangrijk om zo snel mogelijk eerstvolgende acties te definiëren? Hoe hou je je email inbox leeg?

En vooral: hoe houd je je hoofd leeg genoeg - om geconcentreerd te kunnen werken - aan dat wat echt belangrijk is?

Een hele rij interessante tips en ideeën komen langs - allemaal met als doel om meer resultaat te krijgen uit elke inspanning die je doet.

Je kunt de training ook in-company boeken: dan komen we naar je toe om jou, je collega's en als je wilt je klanten en andere relaties tegelijk te trainen. Als je wilt, bouwen we zelfs een compleet traject voor je met training en coaching voor je hele afdeling.

Eéndaagse training

Tijdens de ééndaagse training (voor data zie http://meereffect.nl/aanmelden) krijgt de praktische uitwerking veel tijd en aandacht. Zo neem je je eigen agenda en 'stuff' mee, om meteen diezelfde dag nog zelf een begin te maken met een meer effectieve manier van time-management en persoonlijke organisatie.

Coaching

Na afloop van de training is het mogelijk om een coachingstraject af te spreken. Zo kunnen we je op je eigen werkplek, of per telefoon of e-mail helpen bij het in de praktijk effectiever gaan werken.

Voor wie?

Bij meereffect werken we met mensen die op zich meestal leuk en interessant werk hebben, maar langzamerhand door alle email, afspraken, post en agenda-perikelen het idee hebben dat ze worden geleefd. En dat is niet goed is voor hun concentratie op hun werk en uiteindelijk ook niet voor hun privé leven.

Directeuren, managers, stafmedewerkers, consultants, software-ontwikkelaars, office-managers, administratief medewerkers en ga zo maar door, iedereen is welkom.

Je wilt je werk graag doen met minder stress en meer overzicht. Je wilt betrouwbaar en goed werk afleveren, en je wilt nieuwe manieren leren om dat efficiënt en praktisch te maken.

Onderwerpen

• Efficiënt en effectief werken - hoe werkt dat?
• Het hele systeem van David Allen in concepten en praktijk
• Het verzamelen en verwerken van email, papier, afspraken, ideeën, kortom alle 'stuff' in je leven en 'de bakjesmethode'
• Goede beslissingen maken over wat je wanneer gaat doen
• Je agenda goed gebruiken
• Wat doe je met projecten?
• Hoe houd je op een eenvoudige manier alle grote lijnen in de gaten?
• Praktische tips en trucs om veel sneller hetzelfde werk te doen

Trainer

Taco Oosterkamp schrijft nu een jaar wekelijkse artikelen op www.meereffect.nl. Hij is zelf gegrepen door de ideeën van David Allen en heeft via zijn website veel anderen enthousiast gemaakt voor deze nieuwe aanpak.

Hij gaf de afgelopen 15 jaar honderden trainingen en sprak op tientallen seminars. Deze meereffect training is nieuw, maar eerdere deelnemers schreven over zijn trainingen recensies zoals deze:

Trainer met een professionele kennis, houding drempelloos en presentatie zeer goed.
PCM Uitgevers

Uitstekende trainer, heel veel kennis, ontspannen houding en leuke presentatie stijl.
KPN

Trainer kan zich goed verplaatsen in de "belevingswereld" van de cursist.
Philips Semiconductors

Presentatiestijl is ontspannen en humoristisch.
Waarborgfonds Sociale Woningbouw

Trainer staat ver boven de stof, maar kan zich zeer goed inleven in de vragen van de cursisten. En kan ze daardoor, niet alleen een duidelijk antwoord maar ook een inzicht - methode en denkwijze meegeven.
TU Delft

Trainer speelt goed in op vragen en heeft zeer veel kennis.
Rijkswaterstaat

Cursusmateriaal

Je krijgt een Nederlandstalige map met theorie, schema's en artikelen over werken met meer effect. Die syllabus gebruiken we ook tijdens de training om in te werken.Praktische informatie

Eéndaagse meereffect training

Data: zie http://meereffect.nl/aanmelden

Duur: 1 dag (9:30 - 16:30 uur)

Lokatie: Amsterdam, Utrecht of Rotterdam (zie aanmeldingsformulier)

Prijs: € 429,50 per persoon exclusief B.T.W.
Bij meerdere inschrijvingen van één organisatie voor dezelfde cursus, gelden aantrekkelijke kortingen. Zie daarvoor het inschrijvingsformulier (http://meereffect.nl/aanmelden).

Kenmerken: 
- praktisch en compleet
- meteen aan het werk

In-company: deze cursus kunnen we ook op maat en in-company aanbieden. Vraag zo'n in-company training aan via het formulier of neem contact met ons op.

Inschrijven en vragen

Schrijf je meteen in via het online inschrijfformulier

Al je vragen kun je natuurlijk per email stellen: info@meereffect.nl

Of bel (0343) 421 381

 

Op de website www.meereffect.nl vind je allerlei artikelen over het werken en leven met meer effect. Daar kun je je ook gratis abonneren op die artikelen per email.

• Efficiënt en effectief werken - hoe werkt dat?
• Het hele systeem van David Allen in concepten en praktijk
• Het verzamelen en verwerken van email, papier, afspraken, ideeën, kortom alle 'stuff' in je leven en 'de bakjesmethode'
• Goede beslissingen maken over wat je wanneer gaat doen
• Je agenda goed gebruiken
• Wat doe je met projecten?
• Hoe houd je op een eenvoudige manier alle grote lijnen in de gaten?
• Praktische tips en trucs om veel sneller hetzelfde werk te doen

Trainer

Taco Oosterkamp schrijft nu een jaar wekelijkse artikelen op www.meereffect.nl. Hij is zelf gegrepen door de ideeën van David Allen en heeft via zijn website veel anderen enthousiast gemaakt voor deze nieuwe aanpak.

Hij gaf de afgelopen 15 jaar honderden trainingen en sprak op tientallen seminars. Deze meereffect training is nieuw, maar eerdere deelnemers schreven over zijn trainingen recensies zoals deze:

Trainer met een professionele kennis, houding drempelloos en presentatie zeer goed.
PCM Uitgevers

Uitstekende trainer, heel veel kennis, ontspannen houding en leuke presentatie stijl.
KPN

Trainer kan zich goed verplaatsen in de "belevingswereld" van de cursist.
Philips Semiconductors

Presentatiestijl is ontspannen en humoristisch.
Waarborgfonds Sociale Woningbouw

Trainer staat ver boven de stof, maar kan zich zeer goed inleven in de vragen van de cursisten. En kan ze daardoor, niet alleen een duidelijk antwoord maar ook een inzicht - methode en denkwijze meegeven.
TU Delft

Trainer speelt goed in op vragen en heeft zeer veel kennis.
Rijkswaterstaat

Cursusmateriaal

Je krijgt een Nederlandstalige map met theorie, schema's en artikelen over werken met meer effect. Die syllabus gebruiken we ook tijdens de training om in te werken.Praktische informatie

Eéndaagse meereffect training

Data: zie http://meereffect.nl/aanmelden

Duur: 1 dag (9:30 - 16:30 uur)

Lokatie: Amsterdam, Utrecht of Rotterdam (zie aanmeldingsformulier)

Prijs: € 429,50 per persoon exclusief B.T.W.
Bij meerdere inschrijvingen van één organisatie voor dezelfde cursus, gelden aantrekkelijke kortingen. Zie daarvoor het inschrijvingsformulier (http://meereffect.nl/aanmelden).

Kenmerken: 
- praktisch en compleet
- meteen aan het werk

In-company: deze cursus kunnen we ook op maat en in-company aanbieden. Vraag zo'n in-company training aan via het formulier of neem contact met ons op.

Inschrijven en vragen

Schrijf je meteen in via het online inschrijfformulier

Al je vragen kun je natuurlijk per email stellen: info@meereffect.nl

Of bel (0343) 421 381

 

Op de website www.meereffect.nl vind je allerlei artikelen over het werken en leven met meer effect. Daar kun je je ook gratis abonneren op die artikelen per email.

Creativiteit en meereffect

Ik heb op deze plek nog niet veel geschreven over creativiteit.

Vreemd eigenlijk, want één van de redenen waarom ik zo enthousiast ben over de principes waarin ik lesgeef tijdens de meereffect training is juist, dat ze zo verschrikkelijk goed werken bij creatief werk.

Bij de meeste time-management boeken en trainingen heb zie ik vooral het beeld voor me van een boekhouder. Alles wat je in een week wilt gaan doen moet worden ingepland, vastgelegd en op papier gezet. Uitgebreide schema's, logboeken en lijsten.

Maar dat 'boekhouden van je tijd' haalt veel van de spontaniteit weg die juist nodig is bij creatieve denkprocessen. Daarnaast is het ook gewoon veel te veel en veel te saai werk om te willen doen. Waarbij het nog maar de vraag is, of het wel écht wat oplevert.

Het leven gaat te snel om alles in te plannen

Van David Allen heb ik geleerd, dat het moderne leven te snel gaat om alles van tevoren in te willen plannen. Stel je voor, dat je op maandag besluit om dinsdagochtend de hele dag aan een bepaald project te werken. Die ochtend ga je vol goede moed achter je bureau zitten en begin je te werken aan het project. Dan gaat opeens om 9:15 uur de telefoon. Het hoofdkantoor. Iemand vraagt om een spreadsheet met bepaalde informatie, en die sheet moet voor het eind van de dag klaar zijn.

De rest van de dag ben jij niet met je project bezig. Dus woensdagochtend kun je de rest van de planning voor de week opnieuw gaan doen, wat wederom een halfuur kost. Tijd die nogal nutteloos is, als je je bedenkt dat je woensdag halverwege de dag merkt dat het heerlijk strandweer is en je die middag met je kinderen naar Scheveningen wilt.

Tijdens de meereffect training leer ik de deelnemers dus om op een andere, meer flexibele manier met hun planning om te gaan.

Writers' block en meereffect

Afgelopen woensdag had ik een marketing-consultancy dagje met een klant. We spraken over de principes van eerlijke, effectieve, inhoudsvolle marketing en wat dat zou betekenen in hun situatie. Een serie klanten erbij kan iedereen gebruiken, toch? Maar goed, het eind van het liedje is natuurlijk, dat er nieuwe teksten geschreven moeten worden voor hun website en een brochure.

Nou heb ik ondertussen zelf behoorlijk veel teksten geschreven, maar ook trainingen gegeven aan schrijvers en schrijvers gecoacht. En of het nou gaat over het schrijven van artikelen, verhalen, cursusmateriaal, liedjes, een roman, een scriptie of reclameteksten, iedere schrijver loopt ooit tegen een writers' block aan.

Zo'n 'block' kom je trouwens net zo goed tegen bij andere creatieve disciplines; tekenen, schilderen, films maken, muziek componeren en noem maar op.

Gewenste uitkomst en Eerstvolgende Actie

Er valt er veel te zeggen over hoe je door zo'n writers' block heenkomt, maar het leuke is, dat dezelfde principes die werken bij het organiseren van je dag, ook daar van pas komen.

Eén van de belangrijkste dingen is om, net als bij elk ander werk, na te denken over de door jou gewenste uitkomst en de eerstvolgende actie. Dat zijn typische meereffect principes die dus ook van toepassing zijn op creatief werk.

Stel je voor, dat je een verhaal moet schrijven met jouw ideeën over hoe een nieuw project aangepakt moet worden. Je bent een halve bladzijde aan het schrijven en dan opeens weet je het niet meer. Of iets wat nog veel vaker voorkomt: je schuift het hele schrijven op de lange baan. Pas één dag voor de deadline begin je eraan en pers er met veel pijn en moeite nog iets uit.

Zodra je dat soort innerlijke weerstand bij jezelf merkt is het tijd om jezelf de eerste vraag te stellen:

1. Wat is mijn gewenste uitkomst?

Door die vraag te beantwoorden, krijg je voor jezelf een stuk meer helderheid over wat je precies wilt met het verhaal. Wat is jouw uitkomst? Voor wie wil je het schrijven? Wat wil jij ermee bereiken? Wat wil je precies zeggen? Hoelang is het, als je klaar bent? Eigenlijk leg je voor je zelf vast, door deze vraag te beantwoorden, wanneer je tevreden bent met het eindresultaat. En dat geeft iets om naartoe te werken.

De volgende vraag is dan natuurlijk:

2. Wat is dan nu de eerstvolgende praktische actie?

En dat kan nogal verschillend zijn. Misschien is jouw eerstvolgende actie het pakken van pen en papier om eerst maar eens wat losse ideeën op te schrijven. Of een mindmap te maken. Misschien dat het voor jou het beste werkt om de telefoon te pakken en een collega of vriend te bellen en eerst maar eens wat heen en weer te praten over dat waar je het over wilt hebben, om zo op ideeën te komen. Misschien wil je nog een boek lezen, of een paar artikelen van Internet halen.

Misschien moet je ook gewoon verder schrijven, net zoveel onzin, totdat je weer op betere ideeën komt. Die onzin haal je dan gewoon weer weg.

Als je een stevig writers' block hebt, zou het nodig kunnen zijn om jezelf wat meer stimulans te geven. Een stok achter de deur. Jouw eerstvolgende actie zou kunnen zijn om iemand anders te vragen om samen te gaan schrijven. Ieder aan zijn of haar eigen ding, maar dan wel tegelijkertijd in dezelfde kamer, of hetzelfde café.

Praktische principes

Dit zijn maar een paar voorbeelden van wat de meereffect principes kunnen betekenen voor creatief werk. In dit geval is het ding vooral om eerst uit te zoeken wat nou precies hetgene is wat je blokkeert, dan na te denken over waar je naartoe wilt, en dan te besluiten wat jouw eerste stap zal zijn om om die blokkade heen te komen. Al dan niet met een grote boog.

Volgende week maandag sta ik een lezing te geven over deze principes voor zo'n 400 software ontwikkelaars, ook al van die creatievelingen. Software maken is uiteindelijk niets maken met niets - de totaal abstracte kunst. Maar ook als dat je vak is, zijn het slechts een paar simpele vragen en een paar praktische principes, die het verschil maken tussen lekker en goed werken en totale chaos in je hoofd. 

Heb jij of heeft jouw organisatie óók een keer een paar honderd mensen in een zaal? En zijn die óók hard toe aan een ontspannen en met humor gebracht verhaal over persoonlijke efficiency? Stuur me dan even een mailtje (taco@meereffect.nl), dan overleggen we over de mogelijkheden.

 

Meer toetsen (2)

Als het om computers gaat, zijn muizen net ratten. Daar schreef ik vorige week over. In dit artikel tips om je denktijd veel efficiënter te gebruiken. Niet over alles hoef je na te denken, als het gaat om basaal computergebruik.

Gebruik het spiergeheugen van je vingers

Je vingers kunnen wel toetsenaanslagen onthouden, maar geen muisbewegingen. Dat is belangrijk. Als je alles op de computer met je muis doet, heb je voor iedere opdracht aan je computer je volledige bewustzijn nodig. Dus ook voor het uitvoeren van verder vrij simpele opdrachten. Nou doe je dat bij tandenpoetsen niet - en dat is maar een paar keer per dag.

Als je je toetsenbord consequent gebruikt, kunnen je vingers in de loop van de tijd de bewegingen opslaan die je nodig hebt. Net zoals een pianiste niet bij elke beweging nadenkt over waar zij haar vingers exact neer moet zetten, zo hebben ook jouw vingers een zogenaamd 'spiergeheugen'. En dat kun je trainen.

Bij mij is het ondertussen zover, dat ik voor sommige toetsencombinaties echt even moet nadenken welke toetsen ik eigenlijk indruk, als ik iemand anders wil uitleggen wat ik doe.

Als ik een mailtje lees in m'n inbox en daar een antwoord op wil sturen, toetsen mijn vingers automatisch Alt+R en vervolgens kan ik meteen beginnen met het intikken van een reactie. Ik denk dus alleen maar: “email terugsturen”. Vervolgens doen mijn handen de rest, zonder dat ik er echt over na hoef te denken.

En dat scheelt een heleboel tijd! Denktijd, die ik dan kan besteden aan de inhoud van de e-mail.

Actie 1: Leer blind typen

Allereerst is het dus belangrijk om blind te leren typen (over "blind schrijven" hebben we het een andere keer nog). Wanneer je leert om blind te typen, schakel je je ogen uit bij het typen. Je houdt ze vrij voor belangrijker dingen. En dat uitschakelen is precies hetgene wat niet lukt, wanneer je een muis gebruikt.

Wanneer je niet met hoge snelheid blind kunt typen, doe je jezelf tekort. Het gebrek aan die vaardigheid is in de moderne informatiemaatschappij net zo erg als het niet hebben van een rijbewijs als je vrachtwagenchauffeur bent.

Actie 2: Gebruik accelerator-keys (Alt+...)

De tweede actie is het leren gebruiken van de zogenaamde accelerator-keys. Ik praat even tegen de Windows gebruikers onder ons. Als je de Alt-toets indrukt, lichten op het scherm allemaal streepjes op. Bijvoorbeeld in het menu en op allerlei knopjes van het programma wat je gebruikt. Die streepjes staan onder speciale letters, de accelerator-keys.

Als je bijvoorbeeld op een knopje een streepje onder de S ziet, kun je voortaan dat knopje ook indrukken door Alt+S te drukken op je toetsenbord. Een streepje onder de B levert Alt+B op, enzovoort.

De Alt-toets plus de onderstreepte letter, zo simpel is het.

In moderne versies van Windows, staan die streepjes standaard uit. Je krijgt ze dan pas te zien, als je werkelijk de Alt-toets hebt ingedrukt. Dat fenomeen kun je uitzetten, zodat je voortaan altijd die streepjes ziet. Dat helpt je wellicht herinneren aan het gebruiken van je toetsenbord.

1. Klik met je rechtermuisknop ergens op het lege bureaublad (een leeg scherm in Windows)
2. Kies in het menu het item 'eigenschappen' of 'properties'
3. Ga naar het één-na-laatste tabje, 'weergave' of 'appearance'
4. Klik op de button 'effecten' of 'effects'
5. Zorg dat het onderste vakje niet meer geselecteerd is (zie de screenshot hieronder)

Als je dit soort toetsen leert gebruiken, hoef je al een stuk minder vaak naar je muis te grijpen. Vooral bij dingen die je regelmatig doet (zoals een antwoord op een email sturen) kan dat enorm veel schelen. En je hoeft er niets aan te onthouden, ze staan recht voor je neus op het scherm.

Actie 3: Gebruikt sneltoetsen (Ctrl+...)

Vervolgens kun je nog profiteren van de shortcut-keys, de sneltoetsen. Voor opdrachten die je vaak gebruikt, hebben de meeste programma's speciale sneltoetsen. Die beginnen vaak met de Ctrl-toets en ze staan bijna altijd genoemd in het hoofdmenu van een applicatie, meteen achter de titel van het menu.

In mijn Engelse versie van Outlook kan ik bijvoorbeeld op Ctrl+Shift+K drukken om een nieuwe taak in m'n taaklijst te zetten. Of Ctrl+Shift+M om een nieuw e-mail bericht te openen. Wist je dat? Gebruik je 'm dan ook?

Veel van die sneltoetsen staan in het menu, zoals je in de volgende screenshot kunt zien.

Vooral bij deze toetsen is het belangrijk, dat je ze eerst uit het hoofd leert. Zoals ik al zei: uiteindelijk moeten je vingers deze combinaties in hun spiergeheugen opslaan. Maar om zover te komen, moet je dezelfde sneltoets regelmatig gebruiken en dat doe je het beste, door hem eerst uit je hoofd te leren.

Ik ken ze lang niet allemaal uit m'n hoofd, maar Ctrl+Shift+M bijvoorbeeld gebruik ik extreem veel.

Het is helemaal niet zo'n gek idee om een lijstje te maken van toetsen die je veel zou kunnen gebruiken. Als je dat lijstje naast je monitor hangt, help je jezelf in no-time van je muisverslaving af.

Leg je muis een week weg

De beste manier die ik heb gevonden om sneltoetsen te leren is, door m'n muis een week achter m'n monitor te leggen. Op die manier kost het gewoon meer moeite om je muis te pakken, dan om een sneltoets op te zoeken.

En dat werkt.
Bij mij wel tenminste :)

Meer toetsen

Het is niet zonder reden, dat sommige mensen bang zijn voor muizen.

Helaas zet die angst niet door wanneer het gaat om computermuizen. Dat soort is namelijk bijzonder schadelijk voor je productiviteit, om nog niet eens te spreken over allerlei RSI klachten.

Computermuizen zijn handig om een nieuw softwareprogramma te leren kennen. Je kunt met een muis eenvoudig op ontdekkingsreis door de user interface. Maar om productief te werken zul je toch echt betere vrienden moeten worden met je toetsenbord.

Eerder schreef ik al eens over stemherkenning voor het dicteren van teksten. Maar voor het bedienen van je computer is het toetsenbord voorlopig nog onmisbaar. Waarom gebruiken we dat dan zo weinig?

Het grote probleem met muizen

Het grote probleem met muizen is, dat je er continue je ogen en hersenen bij nodig hebt. Je bewustzijn is actief betrokken bij het verplaatsen van het pijltje over het scherm. Muizen vraagt bovendien veel van je oog-hand coördinatie.

Handleiding bladzijde omslaan

Moet je voor de grap eens kijken wat je allemaal moet doen, als je met je muis een bladzijde naar beneden wilt scrollen in je tekstverwerker.

1. Eerst moet je hand zich van het toetsenbord naar de muis verplaatsen. Dat op zich is al een enorm inefficiënte beweging, die de meeste mensen ook nog eens verkeerd uitvoeren. Het zou het beste zijn om je hele arm te draaien - in de elleboog en je schouder. Maar meestal krijgt vooral de pols het voor de kiezen bij dit soort muisbewegingen.
2. Vervolgens pak je de muis vast en je begint 'm te bewegen.
3. Zodra je de muis beweegt licht de muiscursor op het scherm op.
4. Je ogen flitsen over het scherm, totdat ze de cursor hebben gevonden.
5. Vanaf dat moment maakt je hand een vrij grote en snelle beweging om de muis te verplaatsen naar de rechterkant van het scherm - daar is nou eenmaal de schuifbalk te vinden.
6. Tegen de tijd dat de muiscursor in de buurt is van de schuifbalk verandert de beweging. Opeens ga je de muis trager en veel nauwkeuriger bewegen, om 'm op de juiste plek op de schuifbalk te krijgen. Als je ergens halverwege in de schuifbalk kunt klikken, valt het allemaal nog wel mee. Maar voel eens wat er gebeurt als je wilt mikken op het ielige knopje met pijlpuntje helemaal onderaan de schuifbalk.
7. Zodra je dan het juiste punt hebt gevonden, klik je met je wijsvinger op de muisknop, net zolang totdat je het juiste stuk tekst hebt gevonden.
8. Als je de juiste plek in het document hebt gevonden, vindt de hele beweging nogmaals plaats - in omgekeerde richting - om de muiscursor op precies de juiste plek te zetten in het document, zodat je daar verder kunt typen.
9. Dan gaat je hand weer terug naar het toestenbord (met waarschijnlijk weer een foute polsbeweging) om verder te typen.

En dat soort zware arbeid doen we niet alleen bij het scrollen, maar ook bij het selecteren, kopiëren en plakken van tekst, bij het aanklikken van een menu-item, bij het opslaan en openen van bestanden, bij het starten van een nieuw programma, bij ... zo'n beetje alles wat we doen op een computer.

Ergerlijk

Voor één keer is dat geen probleem, voor een paar keer ook niet. Maar is het niet ergerlijk, dat mensen dit inefficiënte muizen dag in dag uit honderden keren per dag toepassen, zonder te investeren in een betere en veel snellere manier van werken? En dan heb ik het over mensen voor wie dit hun dagelijks werk is, hun core-business zeg maar.

Let eens op jezelf

Let deze week eens op jezelf. Hoeveel muisbewegingen maak je op een dag?

Daar mag je rustig een beetje bang van worden, dat helpt hopelijk bij het aanleren van nieuw, beter gedrag.

Wordt vervolgd...

Een goed archief in 7 stappen

In dit eerste artikel over archiveren schreef ik over het belang van archiveren. Een slecht archief kost je elke dag veel tijd, niet alleen doordat het opzoeken van iets veel tijd kost, maar ook omdat het verwerken van nieuwe post, aantekeningen en andere stuff in de problemen komt.

Als het niet snel en simpel is om iets toe te voegen aan je archief, zul je merken dat je bakje met 'stuff' in no-time overloopt van allerlei stuff die eigenlijk gearchiveerd moet worden. Domweg omdat het teveel moeite kost. Kijk maar om je heen om te zien of ik gelijk heb :)

In dit artikel een paar principes voor het maken van een goed archief, wat wel lekker werkt.

1. Het moet bij je passen

Jij bent de kenniswerker, de professional. Het archief is er in de eerste plaats om jou te ondersteunen in jouw werk. Het moet dus bij jou passen, bij jouw persoonlijkheid en jouw stijl.

Natuurlijk heb je lang niet altijd evenveel te zeggen over de inrichting van het archief. Als je in een grote organisatie werkt, heb je grote kans dat de inrichting van het archief is gestandaardiseerd door boekhouders, die waarschijnlijk deze artikelen niet hebben gelezen.

Maar zeker als het gaat om je persoonlijke werkarchief loont het de moeite om te kijken in hoeverre je het kunt optimaliseren aan wat voor jou lekker werkt.

2. Gebruik als het even kan slechts één archief

Natuurlijk kun je meerdere archieven gebruiken. Voor elk onderdeel van je werk een eigen archief. Of voor elk deel van je leven thuis een eigen archief.

Maar één algemeen archief heeft duidelijk voordelen: je hoeft bijvoorbeeld nooit meer na te denken, waar je iets ook al weer had gearchiveerd ("Hing die map nou bij personeel, of bij inventaris?").

Eén van de grote problemen bij archiveren is, dat je altijd dingen zult tegengekomen die in meerdere categorieën passen. Als je dan niet alleen meerdere categorieën hebt, maar ook nog meerdere archíeven, wordt dat probleem alleen maar groter.

3. Gebruik voor elk onderwerp een aparte map

Elk onderwerp krijgt een eigen map. Met een label met het onderwerp erop.

Dat kunnen Arnato hangmappen zijn (die gebruik ik zelf), of simpele manilla mappen, of desnoods standaard hangmappen. Maar zodra je orders gaat gebruiken voor je archief, zul je merken dat je materiaal van de meerdere onderwerpen in één ordner gaat opslaan. En dat maakt het archiveren nodeloos complex. Zodra namelijk één van die onderwerpen zoveel materiaal krijgt dat het niet meer samen in de order past, heb je een probleem. Dikke kans, dat je dan al je orders zult moeten herschikken. En raad eens? Dat is teveel werk, en dus gebeurt het niet.

Bovendien: als je aan een project bezig bent, is het heerlijk om slechts de map van dat ene project op je bureau te hebben liggen.

Per slot van rekening wil je je hoofd leeghouden, en dat gaat bijzonder slecht als materiaal van meerdere projecten in je blikveld ligt. Je hersenen werken nou eenmaal associatief, dus als je iets ziet liggen van een ander project zal dat je meteen beïnvloeden.

Voor flow, focus en concentratie is het beter om slechts één project voor je neus te hebben. En met een ordner, waar meerdere projecten of onderwerpen in zitten, gaat dat een stuk slechter dan met een map waar slechts materiaal van één onderwerp in zit.

4. Sorteer de mappen op alfabetische volgorde

Sorteren werkt het eenvoudigst op alfabetische volgorde. Zodra je onderverdelingen gaat maken naar bijvoorbeeld 'klanten', 'leveranciers' en 'medewerkers', werk je in feite toch weer met meerdere archieven. Natuurlijk hangt dit af van de grootte van je archief, en van hoeveel mensen het gebruiken. Bovendien zijn er voor sommige archieven wettelijke voorschriften. Maar in het algemeen geldt: als je je eigen werkarchief samenstelt, wil je werken met één algemeen, op alfabet gesorteerd archief.

De sortering op alfabet zorgt ervoor, dat je eenvoudig alles terug kunt vinden. Stel dat je op zoek bent naar een brief over een telefoonnummerwijziging, dan kijk je eerst bij 'telefoon', kun je het daar niet vinden, dan kijk je bij 'KPN' en zo heb je in no-time de juiste map te pakken en daarmee het document gevonden.

5. Zorg voor nette labels op je mappen

Hoe het mentaal en psychologisch in elkaar zit, weet ik niet precies. Maar een netjes gedrukt label zorgt ervoor, dat het archief er meteen een heel stuk beter uitziet. En dat het dus plezieriger wordt om ermee te werken. Al is het maar omdat je tijdens een gesprek bij de klant met een nette map met zijn bedrijfsnaam aan tafel zit, in plaats van met een flodderig mapje waar met hanenpoten iets opgekrabbeld staat. Als ik een vertegenwoordiger aan tafel heb zitten, let ik absoluut op de manier waarop zijn of haar spullen zijn georganiseerd. Is dat alleen mijn tik?

Om die labels netjes te maken is het handig om te investeren in een labeler. En dan graag eentje die een fatsoenlijk toetsenbord heeft, of nog beter: die je kunt aansluiten op je eigen computer. Ik werk zelf met de Brother PT-18R.

Een goede tip van Jan Trommelmans: kopieer de teksten die je op de labels drukt even naar een Excel document. Zo houd je ook eenvoudig een digitaal overzicht bij van alle mappen in je archief. Dat is helemaal handig wanneer je zoeksoftware gebruikt zoals Google Desktop. Daarmee doorzoek je in no-time je hele computer. Dus als alle archief onderwerpen in één Excel spreadsheet staan, kan Google Desktop ze ook snel vinden.

6. Leg al het materiaal voor het grijpen

Zorg er ook voor dat je al het materiaal, wat je nodig hebt om een nieuwe map te maken, in de buurt hebt liggen. Een flinke stapel lege mappen, voldoende labels en de labeler leg je het beste binnen handbereik. Hoe meer moeite (en seconden!) het kost om een nieuwe map te maken, hoe kleiner de kans dat je het ook werkelijk doet. Maak het jezelf gemakkelijk.

7. Schoon elk jaar je archief op

Als je vervolgens elk jaar je archief opschoont, kun je op elk moment alles archiveren zonder bang te zijn dat het in een zwart gat verdwijnt.

 

Iemand vroeg... Beste lezers van deze artikelen, Iemand vroeg me of ik niet een wervende email had, die hij door kon sturen in zijn netwerk. Die had ik niet, maar ik heb 'm gemaakt :-) Mocht je nou óók enthousiast zijn over wat je leest en leert via de meereffect artikelen, doe mij dan een plezier en stuur dezelfde wervende mail door in jouw netwerk (hij staat hieronder). Deze meereffect artikelen zijn gratis, maar als we met wat mond-tot-mond reclame samen meer mensen kunnen bereiken en de meereffect trainingen vol kunnen krijgen, dan hebben nog meer mensen er plezier van. De wervende e-mail staat hieronder, je kunt de tekst selecteren met je muis, dan kopiëren naar het Windows Klembord (Ctrl+C) en weer plakken in je e-mailprogramma (Ctrl+V). En als je dat handiger vindt, kun je mij ook een e-mail sturen, dan stuur ik 'm per e-mail naar je toe, hoef je 'm alleen nog te forwarden. Alvast bedankt voor je moeite! Taco Oosterkamp

 

Mijn 3 beste tips om meer te doen in minder tijd
          (met minder stress, ook nog!)

 

Heb je ooit op je baan gesolliciteerd, omdat je het interessant en leuk werk vond? Dan heb je grote kans, dat je op dit moment een heel stuk minder blij bent.

 

De laatste jaren is voor kenniswerkers het tempo steil omhoog gegaan. Als je per dag 50 e-mails binnenkrijgt, een hele serie telefoontjes af moet handelen en ondertussen geen idee hebt hoe je je to-do lijst ooit zou moeten afwerken, dan kan leuk en interessant werk opeens dodelijk vermoeiend, saai en stressvol worden.

 

Het probleem is, dat de meeste mensen wél zijn opgeleid in hun vak, maar al het handwerk wat erbij komt kijken maar een beetje op eigen houtje moeten uitvinden. Waar komt al dat papier vandaan? En wat moet je ermee?

 

Ook als je fantastisch werk verricht als arts, secretaresse, verkoper, manager, programmeur, of wat dan ook, wil dat nog niet zeggen dat je geen behoefte hebt aan het leren van de fijne kneepjes van het werken in de moderne kenniseconomie.

 

Gelukkig is het nog niet te laat. En nog belangrijker: alles wat je nu leert over werken met meereffect en minder inspanning, helpt je niet alleen in je werk, maar ook in de rest van je leven. En dat gedurende alle jaren die je nog voor de boeg hebt!

 

Leren werken met meereffect is echt een goede investering in jezelf.

 

Daarom hier: mijn 3 beste tips om meer te doen in minder tijd

 

1)                Abonneer je op de meereffect tips, die ik elke week gratis verstuur naar mensen zoals jij. Op http://www.meereffect.nl kun je je e-mail adres invullen. En mochten de praktische tips je alsnog tegenvallen, dan meld je je met een simpele klik onderaan elke e-mail weer net zo snel af.

“Geen soft geleuter maar effectief kanaliseren en adresseren van alles wat er om je heen en in jezelf gebeurt en daar een plan op bouwen. Erg handig moet ik zeggen.”
- Bas Hoorn, publicimage.nl

 

2)                Meld je aan voor de eerstvolgende editie van de meereffect training. In slechts een dag werken we met elkaar door de principes van modern werken.
- Wat is het aan mens-zijn dat je helpt om goed te werken?
- En wat houdt je juist tegen?
- Hoe zorg je dat je nooit meer iets vergeet, zonder er steeds over na te denken?
- Hoe werkt een dagplanning wél, ook in hectische situaties?
- Enzovoort. Enzovoort.
 
Dit wordt een uitermate praktische dag. Ik verklap wat bijna niemand weet over effectief agenda gebruik. En leer je hoe je je e-mail inbox wel leeg hebt aan het eind van elke dag. Bovendien leer je waarom een gewone to-do lijst niet werkt en wat je daaraan doet. En dat is nog maar een kleine selectie uit alle nuttige, praktische principes en tips.
Zo kom je weer toe aan de werkelijke inhoud van je werk.

“Uitstekende trainer, heel veel kennis, ontspannen houding en leuke presentatiestijl.”
- KPN

Meld je dus snel aan: http://meereffect.nl/aanmelden

Meer informatie kun je hier vinden:
http://meereffect.nl/training

3)                En misschien wel de beste tip van dit moment (zeker voor Nederlanders): dit het ideale moment om nog even snel een vette korting binnen te slepen.
De meereffect trainingen zijn nog niet zo lang bezig. De wekelijkse tips lopen alweer bijna een jaar, maar de trainingen zijn net nieuw. En daarom geef ik je nu graag een mooie korting.

Dus: vul op het aanmeldingsformulier bij opmerkingen in: “Ik wil korting” – en je krijgt meteen 25% korting op de toch al lage dagprijs. Dat geldt overigens alleen voor de edities van 19 april en 13 juni 2006 en zolang er plek is – dus wees er snel bij!

 

Werken onder stress is echt niet goed voor je. Werken met meereffect daarentegen maakt je werk opeens weer interessant. En dat was toch één van de redenen om er überhaupt aan te beginnen?

 

Mocht je nog vragen hebben - stuur mij rustig een e-mail, ik reageer altijd!

 

Taco Oosterkamp (taco@meereffect.nl)

Business consultant, trainer, coach

 

 

P.S. Meld je nu meteen aan voor de gratis tips, voordat je het straks nog vergeet (http://www.meereffect.nl).

 

 

 

Een goed archief is het halve werk (1)

Als het werkelijk waar is, dat 10 procent van onze werktijd opgaat aan zoeken (dat is bijna een heel uur per dag!), dan moeten we misschien eens kijken naar het bouwen van een goed archiefsysteem.

Belangrijk

Een goed archief aanleggen is belangrijk. Toch krijgt het door de bank genomen weinig aandacht. Een archief is meestal een soort laatste rustplaats voor papieren, die we eigenlijk liever niet meer willen zien, maar die we op de een of andere manier toch moeten bewaren. Als het dan maar netjes in een map zit, zijn we eigenlijk al wel tevreden. Uit het oog, uit het hart.

Een slecht archief is een bottle-neck

Een groot deel van de meereffect training (op 19 april is de volgende editie) gaat over het goed omgaan met actiepunten, to-do lijsten en dingen die je wilt doen. Maar om die actieve dingen goed te kunnen doen, is het ook belangrijk dat je goed omgaat met archiefmateriaal. Als je archief niet goed in elkaar zit, wordt het een bottle-neck voor je hele systeem.

Een brief waar je verder niks mee wilt doen, maar die je wel wilt bewaren, moet je binnen 30 seconden kunnen archiveren - en wel meteen op de juiste plaats. Als dat niet kan, doe je het niet. Dan blijft die brief in je stuffbakje liggen, of hij komt terecht op de stapel ergens in je kantoor met dingen die nog gearchiveerd moeten worden.

Zolang die stapel aan het eind van de dag ook werkelijk gearchiveerd is, kan dat misschien nog niet zoveel kwaad. Maar zodra één zo'n stapel de nacht heeft overleefd op de plek waar hij overdag is neergelegd, is het einde zoek.

Met je handen in je zakken

Overigens zijn stapels op je bureau niet het enige probleem. Let ook eens op projectmappen, klantenmappen, mapjes en losse papieren in je attaché koffer. Loop gewoon eens rond met de handen in je zakken en inspecteer elk plat vlak in de buurt. Hoort alles op de plaats waar het ligt?

En die magneten op je koelkast? Zijn dat eigenlijk de cruciale steunpilaren van je persoonlijke archief?

Acties zijn geen archief

Het is zo belangrijk, dat je een verschil maakt tussen

• dingen waar je nog wat mee wilt doen

en

• dingen die alleen maar wilt bewaren.

Zodra je die twee soorten, acties en archief, door elkaar gaat halen gaat het mis.

Oefening

Leg een stapel papieren op je bureau met daarin zowel archiefmateriaal als actiepunten en kijk gedurende een week wat er gebeurt tussen jou en die stapel. Grote kans dat je totaal ongevoelig wordt voor alles wat in die stapel ligt.

Als je dit hier zo leest, lijkt het wel mee te vallen. Maar let eens goed op je eigen houding en emoties. Probeer jezelf te betrappen.

Wat voel je bij die stapels, die op je bureau liggen? Heb je zin om er lekker snel mee aan het werk te gaan? Grote kans van niet. Het is veel waarschijnlijker, dat je weerstand voelt om eraan te beginnen. En dat is een groot probleem, want op deze manier heb je geen overzicht over je werk - en dus ook geen controle of grip.

Zorg er dus voor, dat je een goed archief hebt - en dat het extreem simpel is om een nieuw document aan het archief toe te voegen.

- wordt vervolgd -

Maak meer fouten!

Op school leer je, dat je netjes en secuur moet werken. Geen inktvlekken op je papier, geen doorhalingen, geen spelfouten. Daar kan toch niemand op tegen zijn?

Nou, ik wel.

Voorbeeld. Als je met 100 woorden per minuut een brief typt, dan is dat knap snel. De prijs die je voor die snelheid betaalt is waarschijnlijk, dat je een paar typefouten maakt. Zolang je die fouten snel en eenvoudig kan herstellen, is er volgens mij geen man overboord.

Het rode mapje

Deze week was ik op een grote Microsoft conferentie in de RAI in Amsterdam. Interessante lezingen, tientallen stands, interessante mensen om te ontmoeten, stapels notitities, meestal in m'n Treo, maar soms ook op papier. Visitekaartjes, folders, kassabonnen, treinkaartjes, allerlei items waar ik misschien nog wel iets mee wil doen.

Digitaal of normaal

Een paar weken geleden heb ik mijn trouwe Nokia 6820 verruild voor een Palm Treo 650. Palm staat bekend om z'n goede organiser-functionaliteit en zo ben ik de afgelopen weken bezig geweest om uit te zoeken hoe ik de principes van David Allen's Getting Things Done toe kan passen met dit apparaat.

Het roept ook de vraag op wat je digitaal wilt doen - en wat op papier.

meereffect muismat

Afgelopen week was het zover: de eerste meereffect training. Ik gaf 'm samen met Marleen Kruyswijk, die mij als coach bij meereffect komt versterken.

Het was een goede dag, met enthousiaste reacties van de 12 deelnemers.

 

Ook ik heb de training van vorige week als zeer positief ervaren. Ik ben er gelijk praktisch mee aan de slag gegaan. Alle rommel die nog her-en-der lag heeft nu eindelijk een naam: stuff. Hoera, en eindelijk een plek om dat centraal te bewaren.......maar ook af te handelen. En het werkt, met succes. Alle gedachten die opkomen gaan op een lijst, bij voorkeur op de pc, maar 's avonds laat op een papiertje wat ik dan weer in m'n rode mapje doe. Bedankt Taco ;-)

 

Ook ik ben gepakt door het virus van meereffect! Inmiddels heb ik de achtervolging op mijn inbox ingezet. Het lukt aardig en ik heb er ook enorm veel plezier in.

 

Iedere deelnemer kreeg de cursusmap, een stapel bakjes, een rood mapje en de nieuwe (tadaaa) meereffect muismat mee, met daarop het hele beslissingsschema voor stuff. Handig voor op je bureau - om nooit meer te vergeten hoe je je werk en leven op orde houdt.

Het hele voorbereidingsproces van deze training was voor mijzelf weer een mooi bewijs van de kracht van deze principes. Met een vrijwel leeg hoofd in korte tijd een complete training uit de grond stampen - het kan en is nog leuk om te doen ook.

De volgende edities staan gepland voor 19 april en 13 juni, dus als je ook zo'n meereffect muismat wilt: http://meereffect.nl/aanmelden/

Vanaf volgende week weer de gebruikelijke wekelijkse artikelen op deze plek.

EMAIL STRESS - tips en meer (4)

Dit is het vierde artikel in de serie.

Elke mail die nu nog in je inbox te vinden is, heb je snel doorgekeken om te kijken wat er precies mee moet gebeuren. Je hebt nagedacht over de Gewenste Uitkomst en over de Eerstvolgende Actie.

Maar je bent nog niet klaar. Ook deze laatste emails moeten nog een plekje krijgen ergens anders in je systeem. Anders heb je nog niet het heerlijke gevoel van een compleet lege inbox. En dat kan wel! Elke dag.

EMAIL STRESS - tips en meer (3)

We hebben nu in een paar stappen alle email's waar we op dit moment niets mee willen doen verwijderd, gearchiveerd of op de Ooit/Misschien lijst gezet. 

Nu komen we toe aan de andere emails die onze inbox bezet houden.

Je inbox is een stuffbakje, dus ook deze emails zullen vrij snel het veld moeten ruimen.

EMAIL STRESS - tips en meer (2)

Is je email inbox leeg?

Zo ja: gefeliciteerd!

Zo nee: lees verder...

In het vorige artikel van deze serie schreef ik, dat je email het beste net zo kunt behandelen als elke andere vorm van 'stuff'.

Laten we kijken hoe dat in de praktijk werkt.

EMAIL STRESS - tips en meer (1)

Computers zouden zorgen voor minder werk en vooral voor veel meer vrije tijd.

Daar is dus iets grondig misgegaan. Veel mensen die ik tegenkom hebben te maken met uitpuilende emailboxen, weten niet waar ze de tijd vandaan moeten halen om alle email te lezen en te beantwoorden en raken langzamerhand meer gestressed van dit nieuwe medium, dan dat ze er profijt van hebben.

Natuurlijk beseft iedereen, dat email ook wel goede kanten heeft. Deze artikelen bijvoorbeeld zouden zonder email nooit zo snel bij je aankomen. En ze zouden zeker niet gratis zijn, als er geen email was om ze te distribueren.

Hoe kunnen we de goede kanten van email uitbuiten, zonder stress?

Betere plannen maken in zes vlakken

Er zijn veel verschillende manieren om plannen te maken. De meesten daarvan laten je emoties en je hart buiten beschouwing. Dat maakt het maken van plannen een stuk simpeler, duidelijker en zinlozer.

Bij Robert Middleton van The Action Plan ToolKit vond ik een schema, waarmee je stapje voor stapje helder kunt maken wat je werkelijk wilt en vooral ook wat je daarbij tegenhoudt.

Is dit schema in zes vlakken niet een prachtige manier om het jaar te beginnen?

Denken doe je op papier (3)

Als het goed is, versterken vorm en inhoud elkaar. Dat zie je bij een prachtig schilderij, je hoort het bij een ontroerend lied, maar het werkt net zo goed bij denken op papier.

Verzin een vorm - en het denken gaat eenvoudiger.

Simpel voorbeeld: maak een lijst met tien dingen die je komend jaar wilt gaan doen.

Denken doe je op papier (2)

Zo aan het eind van elk jaar hou ik ervan om wat te mijmeren over het afgelopen jaar, en vast na te denken over het jaar wat gaat komen. Het is misschien wel een intensere vorm van het Wekelijks Onderhoud. Dat soort mijmeren werkt voor mij het beste, als ik er pen en papier bij gebruik.

In dit tweede artikel uit de serie (de eerste staat hier) wil ik een paar tips noemen om schrijven leuker te maken voor jezelf.

meereffect training - hoe je meer effect bereikt met (veel) minder inspanning

Dingen gedaan krijgen, daar gaat het om bij de prettig flexibele principes van David Allen. Hij heeft ze beschreven in zijn boek 'Getting Things Done'. Time management, maar dan nieuwe stijl. Zijn principes zijn altijd en overal toepasbaar, niet alleen in je werk, maar ook in de rest van je leven. En je hebt er géén speciale agenda, software of iets anders voor nodig.

Tijdens de ééndaagse meereffect training worden de concepten van David duidelijk uitgewerkt. Hoe werk je doelgerichter? Waarom is het belangrijk om zo snel mogelijk eerstvolgende acties te definiëren? Hoe hou je je email inbox leeg?

En vooral: hoe houd je je hoofd leeg genoeg - om geconcentreerd te kunnen werken - aan dat wat echt belangrijk is?

Een hele rij interessante tips en ideeën komen langs - allemaal met als doel om meer resultaat te krijgen uit elke inspanning die je doet.

Je kunt de training en ook in-company boeken: dan komen we naar je toe om jou, je collega's en als je wilt je klanten en andere relaties tegelijk te trainen. Als je wilt, bouwen we zelfs een compleet traject voor je met training en coaching voor je hele afdeling.

Eéndaagse training

Tijdens de ééndaagse training (voor data zie http://meereffect.nl/aanmelden) krijgt de praktische uitwerking veel tijd en aandacht. Zo neem je je eigen agenda en 'stuff' mee, om meteen diezelfde dag nog zelf een begin te maken met een meer effectieve manier van time-management en persoonlijke organisatie.

Coaching

Na afloop van de training is het mogelijk om een coachingstraject af te spreken. Zo kunnen we je op je eigen werkplek, of per telefoon of e-mail helpen bij het in de praktijk effectiever gaan werken.


Voor wie?

Bij meereffect werken we met mensen die op zich meestal leuk en interessant werk hebben, maar langzamerhand door alle email, afspraken, post en agenda-perikelen het idee hebben dat ze worden geleefd. En dat is niet goed is voor hun concentratie op hun werk en uiteindelijk ook niet voor hun privé leven.

Directeuren, managers, stafmedewerkers, consultants, software-ontwikkelaars, office-managers, administratief medewerkers en ga zo maar door, iedereen is welkom.

Je wilt je werk graag doen met minder stress en meer overzicht. Je wilt betrouwbaar en goed werk afleveren, en je wilt nieuwe manieren leren om dat efficiënt en praktisch te maken.

Onderwerpen

• Efficiënt en effectief werken - hoe werkt dat?
• Het hele systeem van David Allen in concepten en praktijk
• Het verzamelen en verwerken van email, papier, afspraken, ideeën, kortom alle 'stuff' in je leven en 'de bakjesmethode'
• Goede beslissingen maken over wat je wanneer gaat doen
• Je agenda goed gebruiken
• Wat doe je met projecten?
• Hoe houd je op een eenvoudige manier alle grote lijnen in de gaten?
• Praktische tips en trucs om veel sneller hetzelfde werk te doen

Trainer

Taco Oosterkamp schrijft nu een jaar wekelijkse artikelen op www.meereffect.nl. Hij is zelf gegrepen door de ideeën van David Allen en heeft via zijn website veel anderen enthousiast gemaakt voor deze nieuwe aanpak.

Hij gaf de afgelopen 15 jaar honderden trainingen en sprak op tientallen seminars. Deze meereffect training is nieuw, maar eerdere deelnemers schreven over zijn trainingen recensies zoals deze:

Trainer met een professionele kennis, houding drempelloos en presentatie zeer goed.
PCM Uitgevers

Uitstekende trainer, heel veel kennis, ontspannen houding en leuke presentatie stijl.
KPN

Trainer kan zich goed verplaatsen in de "belevingswereld" van de cursist.
Philips Semiconductors

Presentatiestijl is ontspannen en humoristisch.
Waarborgfonds Sociale Woningbouw

Trainer staat ver boven de stof, maar kan zich zeer goed inleven in de vragen van de cursisten. En kan ze daardoor, niet alleen een duidelijk antwoord maar ook een inzicht - methode en denkwijze meegeven.
TU Delft

Trainer speelt goed in op vragen en heeft zeer veel kennis.
Rijkswaterstaat

Cursusmateriaal

Je krijgt een Nederlandstalige map met theorie, schema's en artikelen over werken met meer effect. Die syllabus gebruiken we ook tijdens de training om in te werken.

Praktische informatie

Eéndaagse meereffect training

Data: zie http://meereffect.nl/aanmelden

Duur: 1 dag (9:30 - 16:30 uur)

Lokatie: Amsterdam, Utrecht of Rotterdam (zie aanmeldingsformulier)

Prijs: € 429,50 per persoon exclusief B.T.W.
Bij meerdere inschrijvingen van één organisatie voor dezelfde cursus, gelden aantrekkelijke kortingen. Zie daarvoor het inschrijvingsformulier (http://meereffect.nl/aanmelden).

Kenmerken: 
- praktisch en compleet
- meteen aan het werk

In-company: deze cursus kunnen we ook op maat en in-company aanbieden. Vraag zo'n in-company training aan via het formulier of neem contact met ons op.

Inschrijven en vragen

Schrijf je meteen in via het online inschrijfformulier

Al je vragen kun je natuurlijk per email stellen: info@meereffect.nl

Of bel (0343) 421 381

 

Op de website www.meereffect.nl vind je allerlei artikelen over het werken en leven met meer effect. Daar kun je je ook gratis abonneren op die artikelen per email.

Hoe gebruiksvriendelijk ben jij?

Ik las een prachtig artikel in de Volkskrant over de gebruiksvriendelijkheid van software. Zodra de programmatuur in het call-centre van een verzekeraar was verbeterd, vloog het ziektepercentage van de medewerkers naar beneden en konden in dezelfde tijd meer klanten beter worden geholpen. Dat is nog eens meereffect.

Vastlopende computers kunnen behoorlijk veel frustratie losmaken - tot schelden en slaan aan toe. En als je computer te traag is, bevordert dat ook niet echt een productieve flow.

Maar hoe zit het je eigen systemen? En met jezelf?

Hoe word je zelf gebruiksvriendelijk?

Denken doe je op papier (1)

Er komt een dag, dat het misgaat. Meestal op de lagere school. De meester of de juf zegt, dat je de sommen voortaan uit je hoofd moet maken. Het kladbriefje, dat je er altijd naast had liggen, wordt verbannen naar de prullenbak om nooit meer terug te keren. Het enige resultaat wat je nog opschrijft, is het definitieve antwoord.

En zo werkt het dus niet...

Heb je al een TADAAA lijst?

Dat boek van David Allen heet niet voor niets: "Getting things done".

En zoals ik leerde van iemand die een stuk of 19 boeken op zijn naam heeft staan: "To get something done, you've got to do it."

Eén van de leuke dingen aan het moderne leven vind ik, dat je in betrekkelijk weinig tijd veel verschillende dingen kunt doen. Met een paar emailtjes hou je de voorbereiding voor een conferentie op de rit, tussendoor bel je iemand om de printer te komen repareren, je krabbelt een paar aantekeningen voor een rapport wat je vrijdag moet inleveren en zo gaat het de hele dag door.

Maar wat huismoeders al jaren weten, zijn kenniswerkers nu ook aan het ontdekken. Als je teveel verschillende dingen doet in te weinig tijd, kun je zomaar het gevoel krijgen, dat er helemaal níets uit je vingers is gekomen.

En daarom is een TADAAA lijst zo lekker.

Hoeveel soorten werk doe jij eigenlijk?

Werk = werk = werk.

Klopt. Maar als je iets nauwkeuriger gaat kijken, blijkt dat je werk waarschijnlijk toch net iets complexer in elkaar zit. Dit is typisch een situatie waar het nut heeft om ietsje beter te kijken, hoe het werkelijk in elkaar zit.

Als je namelijk verschillende soorten werk hebt, is het handig om daar rekening mee te houden. Het ene type werk vraagt om een ander soort benadering, dan het andere type werk.

Volgens David Allen zijn er eigenlijk drie soorten werk:

1. Voorgekauwd werk
2. Werk wat je gaat doen, zodra het op je radar binnenkomt
3. Het nemen van beslissingen over hoe je je werk gaat doen

Lekker geslapen?

Met meer energie, meer effect.

Ik weet niet meer waar ik het las deze week, maar het schijnt dat vermoeidheid in Nederland één van de meest voorkomende lichamelijke problemen is.

Als je moe bent, werk je met minder plezier. Maar ook met minder concentratie, minder creativiteit en minder geduld. Niet goed, dus.

Films terwijl u wacht

Een film haal je bij de videotheek, op het moment dat je er één wilt kijken. En dan sta je een half uur te zoeken of je misschien in de schappen een exemplaar vindt, wat je interesseert. Je bent overgeleverd aan je eigen geheugen, de plaatjes en verhalen op de hoes, of het smaak van de medewerker van de videotheek die op dat moment aan het werk is.

Lang leve internet, lang leve Getting Things Done.

Maak eens wat meer problemen

De meeste mensen die ik ken, hebben een heleboel problemen. Op wereldschaal stelt het allemaal betrekkelijk weinig voor, maar toch. Wat me de laatste tijd opvalt, is dat we er zo goed in zijn om problemen te negeren.

Het grote nadeel daarvan is dat problemen die worden genegeerd, ook niet worden opgelost. Soms is dat prima. De tijd lost sommige problemen automatisch voor ons op. Maar soms is dat jammer, en af en toe zelfs heel dom.

Hoe je hele teksten typt, zonder ze te typen

Sommige teksten typ je vaak. Wat zou het handig zijn, als je die gewoon kunt afkorten.

In Microsoft Word kan dat eenvoudig via de "AutoCorrect" functie, maar met het programmaatje Type Pilot kun je teksten laten invoegen in elke Windows applicatie. Dus ook in je email, je spreadsheets of ergens op een internet pagina. Hele zinnen of zelfs complete paragrafen zijn geen probleem! En als je wilt kun je zelfs plaatjes invoegen.

Kijk, dat maakt het dus wel even een stuk eenvoudiger om snel emails te beantwoorden.

Wat doe jij met de onbetrouwbaarheid van email?

Vroeger, in de tijd van de postkoets, was het allemaal duidelijk. Als je een brief had gekregen, stuurde je een kaartje terug met het antwoord. Het kon even duren, voordat dat aankwam. En eigenlijk wist je nooit zeker of het de geadresseerde wel zou bereiken.

Vandaag de dag is het iets anders, maar niet veel.
Hoe vaak heb jij problemen met email?

FreeMind

Laurens tipte me over FreeMind, een gratis programma om zogenaamde mindmaps mee te maken. Mindmapping is een prachtige manier om aantekeningen te maken. Ik maak al jaren mindmaps en zal er een keer een apart artikel over schrijven.

Een deadline halen is ook leuk

Ook als je helemaal GTD werkt, zijn er nog dagen dat het laat wordt… Maar een deadline halen is leuk – helemaal als het zo’n mooi product is.

Vandaag is de nieuwe versie van Jumpstart-it gereleased. De laatste weken heb ik daar veel aan gewerkt. Mijn tijd zat ‘m vooral in de vertaling naar het Nederlands.

Als je het leuk vindt om een blik te werpen op het pakket waarmee iedereen zelf online formulieren kan bouwen – en de binnengekomen informatie kan verwerken, surf dan eens naar http://www.jumpstart-it.com.

Dit is ideale software voor het organiseren van evenementen, trainingen, grote feesten, conferenties. Het versturen van emails gaat vrijwel automatisch en ook het maken van brieven via Microsoft Word loopt lekker soepel. Ik heb de afgelopen jaren heel wat uren verspeeld aan het instellen van mail merge – dat hoeft met Jumpstart-it dus niet meer.

En mocht je ergens nog een (taal)foutje tegenkomen, dan weet je wie je moet mailen :-)

RSI de deur uit - beter bewegen

Nog niet eens zo lang geleden had ik flink last van RSI.

Ik was zo onnoemelijk blij toen ik van een cursist de tip kreeg om eens bij PhysicalSense te gaan kijken. Daar schenen ze genezingspercentages van rond de 90% te bereiken – terwijl ik tot dat moment had gewanhoopt of ik ooit weer normaal zou kunnen typen – om over pianospelen en het optillen van m’n kinderen nog maar te zwijgen.