Prioriteiten zijn als vrienden. Iedereen wil ze hebben, maar weinigen doen echt de moeite om ze te krijgen, of om ze vast te houden.
Goed werken vraagt om prioriteiten
Om goed te kunnen werken, zul je prioriteiten moeten stellen.
Vroeger was het simpel. Als de uier leeg was, was de koe gemolken. Dat was duidelijk. Maar voor de meeste mensen met een kantoorbaan is totaal onhelder wanneer hun werk precies klaar is. Het kan altijd beter, of uitgebreider, of leuker. Mijn eigen lijst met dingen om te doen is nooit leeg. Ik heb op elk moment de keus uit tientallen dingen die ik zou kunnen gaan doen. Dus moet ik kiezen.
Mensen hebben beperkingen. Jij ook.
Je kunt niet onbeperkt energie, of geld, of tijd, of aandacht in iets investeren. Zelf weet ik ondertussen, dat ik ongeveer 40 taken op mijn Eerstvolgende Acties Lijst kan zetten en dat ik dan een redelijke kans maak dat ik die acties binnen een week gedaan krijg, naast de trainingen, coaching en andere afspraken.
Maar als ik 80 items op die lijst zet, hou ik mezelf voor de gek. Dan verlies ik mijn eigen beperkingen uit het oog. Niet handig. En dus heb ik prioriteiten nodig om lekker te kunnen werken. Voor tijd is dat helemaal belangrijk: éénmaal bestede tijd krijg je niet meer terug.
Het probleem is niet dat er maar 24 uur in een dag zitten.
Het werkelijke probleem is, dat er maar 52 weken in een jaar zitten.— T. Skipper
Waarom worstelen we dan zo?
Dat komt denk ik doordat we het lastig vinden om echt voor iets te kiezen. Kiezen is namelijk ook ‘nee’ zeggen – en dat is blijkbaar lastig als je ouder bent dan 2. Verder heeft het ermee te maken dat beslissingen nemen energie kost. Beslissen is ook werk, een investering die je moet maken. Tenslotte gaat het om overzicht — als je geen compleet overzicht hebt over alle mogelijkheden, kun je nooit goede keuzes maken.
Een paar tips
1. Leer ‘nee’ zeggen.
Nee zeggen is lastig, want het voelt alsof je je beperkt. Maar uiteindelijk maak je met een goedgemikt ‘nee’ ruimte voor andere dingen. Neem dus mentaal ontslag als “Manager of the Whole Universe”.
Ook hierbij helpt een compleet overzicht. Als je weet hoeveel hooi je al op je vork hebt, is het makkelijker om ‘nee’ te zeggen tegen de baal die iemand anders er nog bij wil prikken. Daarbij kunnen communicatieve vaardigheden natuurlijk ook handig zijn: ‘nee’ zeggen hoeft niet meteen op een bitcherige toon.
2. Neem beslissingen zo snel mogelijk. Maar niet sneller.
Bij elk stukje informatie wat je binnenlaat in je leven, in je hoofd of je kantoor, zul je een beslissing moeten nemen over wat je ermee doet. Veel mensen nemen die beslissing pas weken, maanden of zelfs jaren later. Namelijk wanneer het al maanden gezochte A4-tje ernstig vergeeld en haast beschimmeld onder een stapel in de hoek van je werkkamer tevoorschijn komt.
Dat kan beter. Door elk nieuw stuff-item te behandelen met het werkstroom-schema waar wij training in geven, stimuleer je jezelf om al vrij vlot te beslissen wat jouw gewenste uitkomst is en vooral ook wat de Eerstvolgende Actie voor dat item moet zijn. Een Eerstvolgende Actie is altijd heel concreet: iets weggooien, Henk bellen, Diana mailen, een plan schrijven, een pak melk kopen.
Ik weet het: dit klinkt als een open deur. Maar probeer het eens een paar weken consequent vol te houden, dan zul je merken hoeveel productiviteit dat scheelt.
3. Zorg voor een compleet overzicht van alles waar je uit zou willen kunnen kiezen.
Om de juiste keuzes te maken, moet je wel weten uit welke mogelijkheden je kunt kiezen. Maar veel mensen hebben geen totaaloverzicht van alle dingen die ze die week nog willen doen. Laatst vroeg ik aan iemand die ik coachte om een overzicht van haar werk. Ze moest 4 ordners door om mij antwoord te kunnen geven op die vraag. Dat betekent dat je afgaat op je onderbewuste, om te weten wat je allemaal zou kunnen doen. Ik verzeker je: je onderbewuste heeft geen compleet overzicht. En jij dus ook niet. En zonder een compleet overzicht maak je dus beperkte en waarschijnlijk ineffectieve keuzes.
Als je daarentegen een complete lijst hebt met Eerstvolgende Acties waarvan je hebt besloten dat je ze deze week wilt doen – dan heb je een helder compleet overzicht op basis waarvan je messcherpe beslissingen kunt maken.
Volgende keer meer over prioriteiten.
(Als er niet wat anders tussenkomt.)
