Je kunt van alles doen, maar niet alles
Stel je eens voor dat je uit eten gaat. Je neemt plaats, bestelt wat te drinken, en dan komt het: je krijgt de menukaart, rijk gevuld met allerlei heerlijkheden in soorten en maten. Er is ook nog een krijtbord met een voordelig en interessant klinkend dagmenu. De ober vertelt terloops dat er ook nog twee specials zijn vandaag. Als de ober de drankjes haalt, probeer je de gerechten te reconstrueren, terwijl je ook naar het krijtbord en de menukaart kijkt. Het is wel lastig geworden om je keuze te maken.
Je eigen takenlijst is vergelijkbaar met een menukaart. Je kunt van alles kiezen, maar niet alles. Als je takenlijst lijkt op het hierboven beschreven restaurant, dan wordt de keuze lastig. Hoe kies je uit een lange lijst, je aantekeningen waar ook nog acties in staan en enkele half gelezen e-mails in je inbox? Dus maak je maar weer een prioriteitenlijstje, of verzin je weer een nieuwe ordening voor je lijst. Of je gaat je e-mail checken en beantwoorden, of wat het ook maar is dat jij doet om beter te kunnen kiezen (of je keuze nog even uit te stellen). Met een knagend gevoel van ongenoegen als gevolg… Hadden we niet toch het dagmenu moeten nemen?
Hoe zou het zijn als je trefzeker een keuze kunt maken uit een complete en overzichtelijke lijst met daarop alles wat je kunt doen? Doordat je een ordening hebt aangebracht die bij jou past en je helpt de juiste taken voor die plek en dat moment te zien, kun je vol vertrouwen kiezen. En daardoor volg je je eigen agenda en kom je beter toe aan je eigen werk en dat wat jij belangrijk vindt.
Als je geen controle hebt, is kiezen lastig
Met acties verspreid over verschillende plekken, zie je niet goed wat je allemaal kan kiezen. Je brein is dan nog druk met bedenken wat de keuzes zijn en heeft dan minder ruimte voor het denkwerk wat nodig is om te kiezen.
Maar alles op een lijst zetten, helpt ook niet zonder meer.
Je werk is nooit af, en je lijst met Eerstvolgende Acties is langer dan wat je nu kunt doen. Als je takenlijst een lange lijst is zonder ordening, kun je overweldigd worden door de lengte van je (almaar groeiende) lijst. En ook als je wel een ordening hebt, is het de vraag of die je helpt om snel een goede keuze te maken. Prioriteiten veranderen continu, en als je nu ingelogd bent in Sharepoint, is het wel handig om dan al je Sharepoint-taken te doen, ook al horen ze bij verschillende projecten.
Wat kan ik hier nu doen?
Als je al je acties op een lijst zet en ze groepeert, help je jezelf om snel keuzes te maken. Je groepeert ze bijvoorbeeld naar waar of bij wie je ze kunt doen of wat je nodig hebt om de actie te doen. We noemen die ordening de context.
De standaardcontexten (kantoor, bellen, computer, thuis, boodschappen en bespreekpunten) zijn een mooie start. Voor sommige mensen is deze indeling voldoende, maar voor anderen zijn deze contexten niet onderscheidend genoeg – als je altijd op kantoor achter je computer zit, helpen die contexten je niet om te kiezen.
Jouw contexten
Wat helpt om de beste keuze te maken uit jouw lange actielijst?
- De basis is één (1!) gevulde Eerstvolgende Acties lijst met concrete, uitvoerbare Eerstvolgende Acties.
- Groepeer de acties om te beginnen op de standaardcontexten: kantoor, bellen, computer, thuis, boodschappen en bespreekpunten (personen of groepen personen).
- Kijk dan eens welke contexten heel veel acties hebben. Als je de hele dag je laptop bij de hand hebt, helpt die context je niet om te kiezen, dus die moet je splitsen of wijzigen.
- Maak contexten van plekken, systemen of bijzonderheden waar jij mee te maken hebt. Bijvoorbeeld locaties waar je werkt, of verschillende plekken binnen dezelfde locatie: in de kantoortuin, op een stilteplek, op een bepaalde afdeling, tijdens je frontdesk/telefoondienst-dag. Of alles waarvoor je inlogt in een systeem. Ben je veel onderweg, dan is dat ook een mogelijke context (in de auto of trein podcasts luisteren, in de trein leeswerk).
- Maak contexten van verschillende soorten werk, met verschillende energieniveaus. Reviewen, lezen en schrijven bijvoorbeeld. Concentratiewerk waar je fris en helder voor moet zijn, is iets anders dan uitzoekklusjes die je ook kunt doen als je na een lange dag nog een half uurtje over hebt. Of gewoon een grove verdeling in small/medium/large.
- Maak emotionele contexten. Waarom doe ik deze taak, wat levert het me op als het af is? Als antwoord op die vragen maakte Robyn Scott emotionele contexten. Als de ‘traditionele’ contexten niet goed genoeg werken, vind je hier inspiratie om het anders aan te pakken.
- Reflecteer af en toe tijdens je Wekelijks Onderhoud op het gebruik van je contexten. Welke gebruik je veel of weinig? Welke helpen je kiezen? Van welke contexten doe je op bepaalde dagen veel acties, of juist niet?
Wat helpt jou kiezen? Maak trefzeker en vol vertrouwen keuzes uit jouw Eerstvolgende Acties lijst door je acties te groeperen in contexten die bij jou passen.
