7 mythes over productiviteit en timemanagement

Over productiviteit wordt veel geschreven en gepraat. Wat helpt nou echt om productiever te zijn? Wat helpt om van alles gedaan te krijgen op een dag? Sommige adviezen zijn tijdloos en anderen zijn achterhaald of niet praktisch genoeg. Hierna lees je zeven veel gehoorde uitspraken over productiviteit die je niet helpen. Wat wel helpt, lees je erbij.

Ik moet prioriteiten stellen

Ik presteer het best als de deadline dichterbij komt

Multitasken is onvermijdelijk in deze tijd

Ik doe voortaan alleen wat belangrijk is

Productief zijn is een kwestie van discipline

Zonder dat ad hoc-werk was ik veel productiever

Als ik eenmaal precies de goede takenmanager heb, wordt alles veel makkelijker


1. Ik moet prioriteiten stellen

shutterstock_165268454Mythe: Prioriteer je taken en werk volgens die prioriteiten je taken af

Het klinkt heel logisch: als je veel te doen hebt, wil je dat met de hoogste prioriteit eerst doen. Maar dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan.

Het probleem: prioriteiten zijn dynamisch dus een systeem met prioriteiten blijf je aanpassen.

Je voegt taken aan je takenlijst toe en voorziet elke taak van een prioriteit: 1, 2 of 3. Eén is direct doen en drie als je eraan toekomt. Dat levert een knappe lijst op. Totdat … er een telefoontje binnenkomt met een klacht! Dat is acuut prioriteit één, dus de rest moet even pauzeren. Wat later komt een e-mail binnen: de bespreking van volgende week woensdag wordt minstens een maand uitgesteld. Het voorbereiden van die bespreking wordt prioriteit 3 in plaats van 1. Kortom, de dynamiek van alle dag is te groot om alle taken van prioriteiten te voorzien en dat hele systeem actueel te houden.

De oplossing: Voeg taken en projecten aan je systeem toe zonder prioriteit en bepaal in momenten van reflectie, je Wekelijks Onderhoud of een dagstart, wat er nu het belangrijkste is.

Neem één keer per week je verplichtingen door en bepaal dan wat de belangrijkste zaken zijn om op korte termijn aan te werken. Maak per dag een lijstje wat je die dag tenminste wil doen. Een relatief korte planningshorizon geeft je zicht op prioriteiten en houd je flexibel.

"Je stelt geen prioriteiten. Je hebt prioriteiten" - David Allen

2. Ik presteer het best als de deadline dichtbij komt

dreamstime_xs_44238551[2]Mythe: Met een deadline en onder druk doe ik mijn beste werk!

Al weken staat er een ontwikkelproject op je projectenlijst. En je moet ook nog een artikel schrijven voor je website. Die taken stel je al een hele poos uit.  Totdat de deadline er opeens is en dan tik je achter elkaar die taken af!

Het probleem: een deadline geeft stress en druk die voor kenniswerk vaak niet leidt tot het beste werk.

Ten eerste geldt voor velen van ons dat taken die je eigenlijk wil doen maar niet doet een negatief gevoel. Ook al hoeft de taak niet. Vaak horen we “Wilde ik dit jaar op tijd aan de begroting beginnen, is het toch weer haastwerk geworden.”

Daarnaast is iets dat je op deadline af hebt, een artikel of presentatie, altijd minder goed dan wanneer je er nog een nachtje op had kunnen slapen of iemand om feedback had kunnen vragen. Druk geeft energie maar die energie leidt niet per se tot je beste inzichten, creativiteit, strategische inzichten.

Tenslotte, heel praktisch, als je onder druk werkt heb je geen marge meer voor internet dat plat ligt, een afwezig teamlid dat je nodig hebt, de pech dat je eerdere concepten niet meer kunt vinden.

De oplossing: de deadline is niks anders dan een alibi om ergens ongestoord aan te werken. Daar heb je toch geen opgelegde datum voor nodig? Dat bepaal je zelf!

Waarom laat je e-mail en spoedverzoeken liggen als je een deadline hebt en anders niet? Omdat een deadline toestemming geeft dat te doen. Er is iets belangrijkers en daar is geen discussie over. Hoe zou het zijn als jij bepaalt wat er belangrijk is, daaraan werkt en daar ook de kracht haalt om op andere issues die opduiken even “nee” te zeggen?

3. Multitasken is onvermijdelijk in deze tijd

dreamstime_m_45652276Mythe: In deze dynamische tijd moet je multitasken om bij te blijven.

Wat is er nu effectiever dan tijdens een vergadering ook nog eens mails beantwoorden of in een presentatie wat aantekeningen te maken voor een productidee dat je hebt. Elke minuut ben je twee keer zo efficient!

Het probleem: je kunt maar één ding tegelijk met volle aandacht doen.

Het is, helaas, puur biologisch zo dat je maar één ding tegelijk kunt doen als dat je volle aandacht verdient. Routineklusjes kun je met minder aandacht doen en combineren. Maar intensieve klussen, en voor veel kenniswerkers is dat een wezenlijk deel van het werk, laten zich niet combineren. Nog los van de communicatieve impact: je presenteert iets tijdens een vergadering en de helft van het gehoor zit te typen achter een laptop-klep …

Sterker nog, elke switch betekent een omstelling in je aandacht en die kost energie en tijd. Daarmee duurt een poging tot multitasken altijd langer, dan wanneer je die taken achter elkaar doet. Met, in dat laatste geval, minder kans op fouten.

De oplossing: single tasking! Doe dat wat je kiest te doen met volle aandacht.

4. Ik doe voortaan alleen wat belangrijk is

ImportantDe mythe: doe van alles dat je kunt doen allen die zaken die voor jou ‘belangrijk’ zijn

Wie wil het niet: alleen maar die taken doen die hoog scoren op belangrijkheid? Elke taak heeft echte impact en je houdt je alleen maar bezig met het meest relevante. Geen triviale zaken, geen detail-kwesties meer …

Het probleem: wat ís belangrijk? En hoe doe je alleen maar belangrijke dingen?

Net als bij prioriteiten, is de vraag wat belangrijk is ook een kwestie van perspectief. Vanuit jezelf, je klanten (zo ja, welke?), vanuit lange termijn strategische doelen? Is een taak die commercieel interessant is belangrijker dan een innovatieproject? Misschien vind jij een urenstaat inleveren onbelangrijk maar is die voor je collega van de administratie wel belangrijk.

Niet-belangrijke taken moet je ook managen. Een bibliotheekboek terugbrengen, de vuilniszakken buitenzetten, boodschappen doen, telefoonabonnementen betalen, een bardienst draaien, hondenvoer kopen. Deze kleine alledaagse verplichtingen zijn vast niet belangrijk, maar vragen ook aandacht en kunnen komen spoken als je ze verwaarloost.

En wat als je na een bespreking tien minuten hebt voor de volgende vergadering? Hoe doe je dan een belangrijke taak?

De oplossing: doe dat wat nù het belangrijkste is.

Zet alle taken, groot en klein, strategisch en operationeel, die je wil doen op je takenlijst. Je hebt diverse verplichtingen dus zorg dat je die allemaal vastlegt. Kies in momenten van reflectie wat belangrijk is. Ben je energiek en heb je tijd pak dan een grote, complexe, strategische klus. Heb je een kwartier tot je lunch-afspraak en ben je leeg, pak dan lichte klusjes en tik die achter elkaar af.

Bepaal in je reflectiemomenten of je voldoende relevant werk doet. Zo niet, maak dan ruimte vrij in je agenda.

5. Productief zijn is een kwestie van discipline

DisciplineMythe: een actuele takenlijst, inboxen elke dag een keer leegmaken, tijd voor reflectie vinden, dat vergt discipline.

Niet iedereen is van nature georganiseerd dus moet je je zetten tot organiseren. Maar houd dat maar eens vol als het druk is. Dat vraagt discipline! Volhouden! Doorzetten!

Het probleem: we hebben een beperkte voorraad besliskracht en energie

Je kunt je best een poos tot onnatuurlijk gedrag zetten puur op wilskracht. Maar die wilskracht is beperkt, blijkt uit allerlei onderzoek. En dan wordt het lastiger en ga je steekjes laten vallen. Om daarna vast te stellen dat het lastig wordt weer in het patroon te komen.

De oplossing: bouw aan gewoontes

Het antwoord op nieuw gedrag eigen maken, is gewoontes. Als het je lukt iets tot gewoonte te maken, dan doe je dat zonder nadenken. Het is dan lastiger om het niet te doen, dan om het wel te doen.

Gewoontes ontwikkelen kan op veel manieren. Beloon jezelf, spreek met anderen af, isoleer je van afleidingen, doe de lastige taak ’s ochtends als eerste, sta eerder op, vraag anderen wat voor hen werkt. Gebruik de juiste muziek of werk op verschillende locaties. Vind voor jou passende manieren om dat wat je wil aanpakken tot gewoontes te maken. En begin klein en richt je op niet op teveel veranderingen tegelijk. Bestendig ontwikkel je zo duurzaam nieuw gedrag.

6. Zonder dat ad hoc-werk was ik veel productiever!

Productiviteit meten

Mythe: Ad ho-werk hindert mij om echt productief te zijn

Wie kent heeft het niet ooit gedacht of gezegd: “Ik zou zo productief kunnen zijn als er niet heel de tijd van alles door mijn planning heen fietste! Elke dag weer ad hoc-werk, een incident dat aandacht vraagt, vragen van teamgenoten, e-mails met nieuwe kwesties die urgent zijn … Zo kom ik niet aan werken toe!”

Het probleem: ad hoc-werk wordt niet minder en ís ook je werk

Het is moeilijk voor te stellen dat de dynamiek van e-mails, telefoontjes, collega’s aan je bureau ooit weggaat. Of de verwachting bij een e-mail dat deze snel beantwoord zal worden. Anders een app’je er achteraan. Daarnaast is het vaak ook jouw rol om anderen verder te helpen, vragen te beantwoorden, te adviseren of coachen.

Door je te storen aan onderbrekingen, kosten ze nog meer energie en roepen ze nog meer spanning op.

De oplossing: houd rekening met ad hoc-werk

Welke onderbrekingen horen wel bij je werk? Hoe kun je ervoor zorgen dat je daar ruimte voor houdt? Bijvoorbeeld in je ambities voor een bepaalde dag. Is bepaald ad hoc-werk te voorzien? Bijvoorbeeld door in een dagstart aan teamgenoten te vragen waarmee zij aan de slag gaan? Bijvoorbeeld door aan te geven dat je tot 11:00 uur ergens aan werkt maar daarna beschikbaar bent?

7. Als ik eenmaal precies de goede takenmanager heb, dan wordt alles veel makkelijker.

Apps productivity

Mythe: met de juiste apps en tools word je echt productief

Wat is er fijner dan met goed gereeedschap werken! Met het ultieme mailprogramma en de allerbeste takenmanager ziet de wereld er opeens heel anders uit!

Het probleem: Jij bent de vakman die beslissingen moet nemen

Geen enkele app het denkwerk. Hoe mooi en slim de editor of takenmanager ook is, ze vervangen jou niet. Jouw denkwerk voegt de echte waarde toe. Wie GTD echt snapt en geïntegreerd onderdeel van zijn werk heeft gemaakt, kan productief zijn met elke tool, want elke tool heeft sterke en zwakke punten. En er is altijd een andere app die tenminste één ding beter of sneller doet dan die die jij nu gebruikt. Voor je het weet is het zoeken van de perfecte app een vorm van uitstelgedrag: elke keer nieuwe apps en tools vergelijken, testen, gebruiken, aanpassen en weer verder zoeken.

De oplossing: maak een keuze en werk

Orienteer je op wat jij kunt, mag, wil gebruiken en zorg dat je met die keuze aan de slag gaat. Geen enkele tool is perfect maar elke tool kan jouw beslissingen ondersteunen als je er echt mee werkt.

Wil je graag meer informatie?

Neem dan contact met ons op. Dat kan via onderstaande gegevens.

   +31 (0) 343 421 381   info@meereffect.nl

Wil je liever dat wij contact met jou opnemen? Laat dan je gegevens bij ons achter en we bellen je zo snel mogelijk terug.

Naam

Telefoonnummer

Vraag/opmerking

Naar boven