Als je je (digitale) brieven niet meer openmaakt

De berg is te groot

Als je tot nu toe vanuit je inbox werkt, werk je inefficiënt. Wellicht met een mooie sortering van vlaggen, sterren, labels, kleurtjes of gemarkeerd als ongelezen.

Die volle inbox helpt niet voor je flow en overzicht. Er zit nog van alles in waar je mogelijk nog wat mee moet. Nieuwsbrieven die je nog wilt lezen, vragen van klanten, artikelen om te reviewen, updates over het project waar je aan werkt, instructies voor een nieuw systeem, e-mails die je later mogelijk nog nodig hebt. In trainingen valt op dat degenen die dit doen zelf ook wel weten dat ze inefficiënt werken. Maar hoe anders? En wat doe je met die achterstand? Zo doorgaan is geen optie meer.

Hoe zou het zijn als je razendsnel je achterstand aanpakt en je inbox leegmaakt? Je inbox is vanaf dan de plek waar nieuwe e-mails zich verzamelen. Niet meer en niet minder.

Ik kom er gewoon niet door

Een achterstand van maanden of jaren werk je niet zomaar weg. Zoveel e-mails stuk voor stuk verwerken is een taaie klus. Je komt van alles tegen wat je al eerder had willen of moeten doen. Het is niet per se leuk werk en je bent bezig met zaken die niet heel actueel meer zijn.

Ook al ken je het GTD beslisschema en weten je vingers de sneltoetsen wel te vinden, er is altijd ander werk te doen dat belangrijker en urgenter is.

Ten strijde tegen de achterstand

Een van de dingen die je kan doen aan achterstand in je inbox, is e-mails groepsgewijs verwerken. Zo maak je vaart en zie je je inbox steeds leger worden.

  • Wat is zo oud dat het wel naar je archief kan? Bepaal voor jezelf vanaf wanneer e-mails zo oud zijn dat er geen actie meer voor jou in zal zitten. Twee weken? Twee maanden? Die e-mails archiveer je. Als er een keer aanleiding voor is, kan je in je archief die e-mails nog terugvinden. Denk goed na over de termijn: je moet je er goed bij voelen dat je deze e-mails zonder actie of reactie in je archief zet. Bijvoorbeeld omdat je weet dat het al is opgelost of dat er anders wel een nieuwe e-mail over is gestuurd.
  • Welke soort e-mails kan je weggooien? Nieuwsbrieven, notificaties of updates die je niet meer hoeft te bewaren en waar geen acties meer in zitten, kan je verwijderen. Sorteer op afzender of zoek bijvoorbeeld op alle e-mails met het woord ‘uitschrijven’ of ‘unsubscribe’ of ‘noreply@’. Selecteer een groep e-mails en druk op delete.
  • Wat kan je tegelijk behandelen? Mogelijk zijn er groepen e-mails die je handiger groepsgewijs kunt verwerken. Bijvoorbeeld facturen, het bijwerken van administratie, planningstaken, e-mails met acties in een bepaald systeem of aparte omgeving (SAP of je CRM-systeem). Zoek op afzender, trefwoord of onderwerp om ze te vinden, selecteer de hele groep e-mails en zet ze in een aparte map. Niet vergeten op je actielijst te noteren dat je die map gaat verwerken!
  • Filter of sorteer op indelingen die je zelf tot nu toe hanteerde. Zo zie je e-mails waar je tot nu toe vlaggen of sterren, labels of categorieën aan gehangen hebt. Of die je stiekem als ongelezen had gemarkeerd. Die e-mails zet je groepsgewijs op de juiste plek als ze zich daarvoor lenen. Zo niet, beslis dan één voor één over deze e-mails.

 Welke groepen e-mails kunnen in één keer uit jouw inbox?

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2018 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven