Werk doe je niet op je werk
Je kent het vast wel: een werkplek die bol staat van afleidingen en onderbrekingen, waar concentreren onmogelijk is.
De bronnen zijn divers: luid bellende collega’s, piepjes van mails, chats en berichten en teamleden die staan te overleggen tussen andere werkenden.
Misschien heb je helemaal geen collega’s nodig om afgeleid te zijn en heb je genoeg aan jezelf.
Er schiet je weer eens iets te binnen, je gaat wat Google’en en raakt verdwaald in allerlei sites of je piekert ergens over in plaats van je te concentreren.
Hoe zou het zijn als je voor een grotere taak die je graag doet, een onafgebroken periode volkomen geconcentreerd werkt en helemaal opgaat in die taak? Met volle aandacht je beste werk doen, terwijl je aan niks anders denkt dan aan die ene taak? Het werk lijkt als vanzelf te gaan!
Concentreren is een vaardigheid
Concentratie is niet iets dat je zomaar aan of uit zet, het is als slaap. Je moet een paar fasen door, voordat je op het diepste niveau bent.
En, net als bij slaap, moet je na een storing opnieuw weer die fasen door voordat je op het diepste niveau zit. Vandaar dat storingen tijdens concentratiewerk zorgen voor veel productiviteitsverlies.
Veel werkplekken zijn onrustig, omdat er geen afspraken gemaakt zijn over concentratie en rust.
Op weinig werkplekken is het gebruikelijk om met elkaar zones af te spreken waar niet gepraat wordt of uren van de dag vast te stellen waarin het stil is. Ook signalen dat je niet gestoord wil worden, ontbreken.
Aan de slag!
- Doe een dagstart met je team of degenen waar je direct mee samenwerkt en meldt dat je langer geconcentreerd aan de slag bent. Ga na waar zij je vandaag mogelijk voor nodig hebben. ‘s Ochtends kun je nog afspreken dat je later die dag beschikbaar bent, maar je kunt ook direct na de dagstart anderen verder helpen, zodat ze je minder hoeven storen.
- Kies een plek waar je ongestoord kunt werken. Start bijvoorbeeld thuis met werken en ga later naar kantoor of zoek een concentratieplek op. Hiermee voorkom je dat mensen die je zien iets te binnen schiet dat ze willen bespreken. Haal allerlei afleiding weg of zet die uit je beeld. Dus geen Post-Its met taken die ook nog moeten in beeld of een takenlijstje met taken voor later vandaag in beeld.
- Berg je telefoon op en zet alle notificaties uit. Als je met een beeldscherm werkt, maak de toepassing waarin je werkt beeldvullend, dus geen taakbalken of andere programma’s in beeld. Alles wat je meer ziet dan je nodig hebt, leidt je mogelijk af. Elke keer als je aan je smartphone denkt en er niet naar kijkt, heb je dubbele winst: je bespaart jezelf potentiële afleidingen én je wordt steeds beter in het niet direct toegeven aan impulsen en afleidingen.
- Spreek af met elkaar hoe je ziet of je wel of niet gestoord mag worden. Denk aan een bordje op je laptop, deur dicht, bepaalde focus-uren, ook wel bibliotheekuren genoemd naar de stilte van bibliotheken. Het dwingt jezelf om na te denken wanneer je beschikbaar bent en wanneer niet. Vraag anderen dat te respecteren.
- Blokkeer vaste tijden voor taken en doe in die tijd niks anders. Kom deze afspraak met jezelf net zo goed na als afspraken die je met anderen maakt. Je kunt jezelf helpen door een eierwekker te zetten of een Pomodoro-app.
- Heb je enige druk nodig, beloof dan iemand de uitkomst van jouw taak. Door niet voor jezelf een taak te doen maar te beloven iemand iets te mailen of te presenteren voor een team, heb je een reële einddatum wanneer iets af moet zijn.
- Doe een minddump voor je geconcentreerd gaat werken. Schrijf alles op wat er aan acties en losse eindjes in je hoofd zit, zodat die mogelijke storingen alvast verzameld zijn. Ze komen toch een keer boven, dus kun je ze maar beter opzoeken.
- Houd je verzameltool bij de hand voor invallen, ideeën, taken die je te binnenschieten. Een open Word-bestand of een blanco A4’tje zijn allemaal prima. Als je maar snel losse eindjes kunt dumpen. En weer door!
- Zorg voor een concreet geformuleerde Eerstvolgende Actie waar je aan gaat werken en heb het materiaal dat je nodig hebt bij de hand. Voorkom dat je de concentratie taak eerst weer nader moet definiëren of dat je allerlei zoekwerk naar bestanden en e-mails moet doen in de tijd die je gereserveerd hebt voor geconcentreerd werk.
- Denk na over hoe het voelt als het werk af is. Wat is de Gewenste Uitkomst? Dat kan motiverend werken om een taak te doen. Misschien wil je die Gewenste Uitkomst in beeld houden tijdens het werk.
- Ben je vlug afgeleid, bijvoorbeeld tijdens het lezen, ga dan tekenen of zet de juiste muziek aan. Muziek of een activiteit die nauwelijks een beroep op je aandacht doet, voorkomt dat je je gaat vervelen. Of dit werkt, is vrij persoonlijk dus experimenteer en vind uit wat voor jou werkt.
Concentreren is een vaardigheid. Oefen en wordt er steeds beter in!
