De grootste stuff veroorzaker dat ben je zelf

iStock_000031686426Small[1]Zit je eindelijk tussen alle besprekingen door aan de tekst die je vandaag nog de deur uit wil doen naar alle klanten… Nog voor je de eerste alinea gelezen hebt, heb je al 3 keer aan een taak gedacht die ook nog vandaag moet! "Doorlezen", zeg je tegen jezelf. Maar elke keer dat je je leeswerk hervat, denk je weer aan nieuwe taken, vragen, ideeën…

 

Werken op je werk is lastig

Kenniswerkers in Nederland worden op hun werkplekken gemiddeld tussen de 3 en 11 minuten gestoord. Kenniswerk vraagt concentratie en die is op veel werkplekken schaars. Dicht bij elkaar zitten, betekent dat je elkaar hoort bellen en overleggen, maar ook dat je elkaar makkelijk kunt storen met vragen.

Je stoort jezelf

Opvallend genoeg blijkt uit onderzoek dat de grootste oorzaak van die storingen niet de e-mail, telefoon of lawaaierige collega's zijn, maar dat je dat zelf bent. Maar liefst 70% van alle storingen veroorzaak je zelf! Het zijn dus niet de collega's, e-mailtjes of telefoontjes die voor de korte snippers aandacht zorgen, maar vooral de gedachten die je zelf hebt. Het is wel zo dat een drukke omgeving maakt dat je jezelf vaker stoort, dan een rustige.

De soorten storingen variëren van pauzes die je neemt tot oppoppende gedachten of afgeleid raken, omdat je iets op internet zoekt en al zoekende verdwaald raakt op internet. De pauzes zijn nuttig maar met name de oppoppende gedachten en het afgeleid raken bij iets in je e-mail of op internet opzoeken, leiden tot onderbrekingen die niet productief zijn.

Jezelf storen kost grote hoeveelheden tijd, aandacht en maakt het risico dat je fouten maakt groter. Onderzoekers schatten in dat je tot 20 minuten nodig hebt om weer volledig geconcentreerd aan de slag te gaan na een storing. Met daarbij het risico dat je werk dubbel doet of minder goed, omdat je met minder aandacht werkt. Een verkeerde naam in een brief, een getal verkeerd overgenomen… Het is zo gebeurd als je aandacht verbrokkelt tijdens het werk.

Opgaan in de flow

Hoe zou het zijn als je met volle aandacht aan het werk zou zijn én blijven? Je gaat compleet op in een taak, of het nu een complexe schrijfklus is of een strategische brainstorm met je team, en verliest tijd uit het oog. Geen gepieker, geen oppoppende gedachten: alleen maar volle concentratie op de klus. We noemen die toestand ook wel flow. In die toestand ben je met volle aandacht bezig en ben je bijzonder energiek.

Bezint eer gij begint

Hoe zorg je ervoor dat je jezelf met rust laat? Je kunt storingen blokkeren (thuis werken of een koptelefoon op), maar de meeste winst haal je door, voordat je aan de slag gaat, te zorgen voor minder zelf-storingen.

  • Maak je hoofd leeg, voordat je aan concentratiewerk begint. Heb je van alles aan je hoofd, doe dan een minddump. Afhankelijk van de manier waarop jij je stuff verzamelt, kies je een methode om te dumpen. Bijvoorbeeld een e-mail aan jezelf, een blad in je notitieboek. Noteer alle invallen, gedachten, ideeën, doelen of taken die je kunt noteren. Je ziet dit later terug, dus maak je niet druk over de precieze formulering. Schrijf ook vooral álles op. Wat je nu schrijft is geen takenlijst, want je noteert vast ook zaken waar je achteraf niks mee hoeft te doen. Ga voor kwantiteit en schrijf je leeg.
  • Poppen er tijdens het werk gedachten nog op, noteer ze en verwerk ze later. Verfijn ze niet, neem geen actie. Je hebt ze uit je hoofd en krijgt je denkkracht weer terug.
  • Als je aarzelend met een taak aan de slag gaat, omdat je niet zeker weet of wat je nu doet wel het belangrijkste is, kijk dan naar je Eerstvolgende Acties-lijst. Beslis wat het belangrijkst is en doe die taak dan ook echt. Voorkom dat je, terwijl je aan de slag bent, de twijfel voelt.
  • Heb je collega's nodig, tijdens de taak of moet je iets opzoeken op internet of in de e-mail, doe dat dan later en zoveel mogelijk tegelijk. Maak bijvoorbeeld je schrijfwerk af en zet op de plaatsen waar je een bron wil checken een opdracht voor jezelf. Ben je klaar, dan pak je in één keer alle telefoontjes, zoekopdrachten, et cetera, op.
  • Als je de mogelijkheid hebt om werkplekken te kiezen, zoek dan een rustige omgeving. Dat bespaart externe storingen en je geeft jezelf ook minder kans in de onrust mee te gaan en jezelf te storen.
  • Pauzeer regelmatig om je concentratie te houden, maar probeer te pauzeren als je lekker bezig bent. De kans dat je na de pauze door wil gaan én nog precies weet waar je mee bezig was, is veel groter dan wanneer je gaat pauzeren als je met een klus vast zit.
  • Maak routinewerk dat toch concentratie vraagt voor jezelf belangrijk of leuk. Beperk de tijd die je er echt aan werkt met bijvoorbeeld de pomodoro techniek, waarbij je een timer zet en tot de timer gaat moet doorwerken aan je taak.
  • Ontzeg jezelf toegang tot internet, e-mail en telefoon. Met programma’s als RescueTime of Freedom voorkom je dat je kunt browsen. Je kunt ook even je internetverbinding verbreken. Soms is dat net genoeg om de verleiding te voorkomen.
  • Noteer tijdens Wekelijks Onderhoud wat jou helpt en hindert om jezelf met rust te laten en in flow te werken. Hoe beter je weet wat voor jou werkt, hoe makkelijker je de juiste omgeving organiseert.

Je stoort jezelf meer in je werk dan je denkt. Voordeel van deze storingen is dat je die zélf kunt oplossen. Kortom, bezint eer gij begint!

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven