GTD mini-training stap 5: Doen

Doen

Een taak kiezen uit je Eerstvolgende Acties lijst vereist dat je die lijst vertrouwt. Het belang van stap vier, reflecteer, is daarmee nog eens bewezen. Je kunt je alleen goed voelen bij wat je niet doet als je weet wat je niet doet. Een keuze uit een actuele lijst betekent dat je ook ziet wat je niet doet. Het is beter te zien wat je niet doet, dan een actie te doen en het knagende gevoel te hebben dat er nog van alles is dat je ook zou kunnen, moeten, willen doen. Een taak kiezen, doe je in twee stappen. Ten eerste: wat kun je hier en nu doen? Ten tweede: wat is binnen wat je kunt doen het belangrijkst? Er zijn in veel gevallen beperkingen aan wat je kunt doen. Soms kun je niet bellen of heb je de tijd niet een lange taak te doen. Dat beperkt je keuze. Kies uit wat je kunt doen de taak die nu de meeste waarde toevoegt.

Praktische tips bij Doen

• Je kunt niet alle taken overal doen. Om te kunnen bellen heb je een telefoon nodig en voldoende stilte om jezelf verstaanbaar te maken. Om te kunnen lezen, heb je voldoende rust nodig. Om met Mark te kunnen overleggen heb je … Mark nodig!
• Gebruik voor elke taak een context. Een context is het antwoord op de vraag waar je moet zijn om deze taak te kunnen doen. In bovenstaande voorbeelden zijn er dus contexten als ‘bellen’ en ‘kantoor’ en ‘bespreekpunten voor Mark’.
• Vind uit wat voor jou relevante contexten zijn. Welke plaatsen, mensen, overleggen of tools heb jij voor bepaalde taken nodig? Voeg in je takenmanager of in je to do-lijst per taak de juiste context toe. Voorbeeldcontexten zijn:
  • Telefoon: alle bel-taken
  • Thuis: klussen in en rond huis of juist thuiswerk als je je daar beter kunt concentreren
  • Kantoor: die zaken die je per se op kantoor moet doen
  • Boodschappen: in de winkel altijd een actuele lijst
  • MT-overleg: de bespreekpunten als je in dit overleg zit
  • Mark: de bespreekpunten als je in deze persoon ziet of belt of een gesprek voorbereidt
  • SAP: als je in een bepaalde software-omgeving zit en alle taken daarbinnen wil doen.

• Een extra voordeel: ga je een bepaalde taak doen, dan kun je meer dezelfde taken achter elkaar doen. Het is voor je hersenen makkelijker om vier telefoontjes te doen en dan drie e-mails te schrijven, dan telkens tussen bellen en schrijven te wisselen.
• Kies binnen de taken die je kunt doen de belangrijkste taak. Soms is dat een kopje koffie met een collega en soms een strategische brainstorm. Wat voegt, gegeven wat je kunt doen, de meeste waarde toe?