Eén voor allen en allen voor één

dreamstime_m_39858338[2]Daar zit je dan in de vergadering. Het lijkt wel of je als enige voorbereid bent. Oh, nee! Nu gaat Janssen een e-mail zoeken in een inbox (721 e-mails) met gelezen en ongelezen e-mails, allerlei soorten vlaggetjes en categorieën. En je ziet Janssen verschieten bij de e-mails die hij nu per ongeluk ziet en waar allang iets mee had gemoeten... Nieuw agendapunt. Jij vraagt collega De Vries een update te e-mailen. Keurig noteer jij dat op jouw Wachten Op lijst, terwijl je De Vries niets ziet opschrijven. "Onthou ik wel", zegt hij desgevraagd. Rustig ademhalen en nog maar eens in de rondvraag vragen of het niet een idee is als team tijd te investeren in een training productiviteit.

Ingewikkelde veranderprocessen

Nogal eens wordt er om productiviteit te vergroten lange complexe trajecten gestart met lange onderzoeken, stuur- en taak- en werkgroepen, cultuurveranderingstrajecten, rapporten en veel overleg dat te vaak tot geringe verbetering leidt en soms zelfs leiden tot frustraties over die trajecten. Zie ook boeken met titels als de Anorexiastrategie, De intensieve menshouderij of Bij welke reorganisatie werk jij? Degenen die enthousiast zijn over Holacracy, een manier om organisaties te besturen, moeten eerst een heel nieuwe manier van besturen invoeren, voordat er productiviteitsverbeteringen te realiseren zijn. Dat wordt al snel heel ingewikkeld.

GTD is in eerste instantie gericht op jou als kenniswerker om jou te helpen je manier van werken onder controle te krijgen. Als jij overzicht hebt over jouw verplichtingen, kun jij de beste keuze maken wat je wanneer doet. Daarmee is GTD niet direct aandacht voor samenwerking.

In veel organisaties wordt er niet heel veel tijd besteed aan hoe kenniswerkers hun werk doen. Als iemand GTD eigen maakt, betekent dat in veel organisaties niet per se dat voor het team of de organisatie iets oplevert. Eerder kon je al lezen dat van de drie soorten werk te weten gepland werk, ongepland werk en je werk plannen die laatste op veel plaatsen weinig aandacht krijgt.

1 + 1 = 3

Hoe zou het zijn als de investering die individuen doen om hun productiviteit te vergroten door GTD te leren voor het hele team concrete verbeteringen opleveren? Als niet een iemand voor zichzelf verbeteringen realiseert, maar de impact van de verbeteringen voor een heel team winst oplevert?

Hoe doe je dat?

  • GTD helpt je om precies te bepalen waar productiviteit beter kan. In plaats van een gesprek dat alle kanten op gaat over "hoe vergaderingen effectiever kunnen" bespreek je heel concreet dat je voor elk vergaderpunt een Gewenste Uitkomst en een Eerstvolgende Actie wilt.
  • Maak van GTD dè methode waarmee alle kenniswerkers werken. Er zijn veel ondernemingen die deze keuze al gemaakt hebben. Bij het inwerktraject volg je een basistraining GTD en daarna worden de GTD-stappen en -gewoonten in samenwerking door iedereen gebruikt. Dan werkt GTD individueel en voor teams.
  • Houd GTD vol, ook als je de enige bent. Jouw focus en beheersing van jouw workflow zijn uiteindelijk voor een team ook een verbetering. Al heb je als enige je Projectenlijst en je Wachten Op lijst op orde, dan nog helpt dat niet alleen jou maar ook je team.
  • Maak anderen nieuwsgierig naar GTD en help ze met kleine stapje vooruit. Vraag eens terloops in een bijeenkomst wat iedereen doet om de inbox te verwerken of in de gaten te houden welke vragen je uit hebt staan bij anderen. Laat één onderdeel van je systeem eens zien in een bijeenkomst en kijk wie er interesse hebben om daar iets van te leren.
  • Maak van het Wekelijks Onderhoud een teamafspraak. Ook als je niet met GTD werkt, kun je Wekelijks Onderhoud doen. Kijk op vrijdagmiddag 13:00 uur eerst individueel terug en vooruit. Kom daarna als team samen voor een terugblik op de vorige en vooruitblik op de volgende week. En zorg voor Eerstvolgende Acties naar aanleiding van die rondes!

Zet in de eerstvolgende teambespreking het punt productiviteit op de agenda en bedenk drie acties die jouw team gaan helpen productiever te zijn.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven