Eindelijk die taak af? Actie tomaat!

iStock_000038695144Small[1]Als ik heel eerlijk ben, overkomt het mij nog wel een enkele keer. Net als jij waarschijnlijk. Dan ben ik de hele dag keihard aan het werk – zo goed en kwaad als het gaat met alle afleiding om me heen. En als ik om een uur of vijf stop, heb ik die ene belangrijke taak (die al een tijdje met stip bovenaan m’n actielijst staat) toch niet af. Die schuift door naar de volgende dag. Soms neem ik dat werk mee naar huis, dan kan ik het tenminste afmaken. Want ik heb een hekel aan taken die zich maar blijven voortslepen.

Zevenmijlslaarzen

Als je ook de wat grotere taken in je werk de aandacht kunt geven die ze verdienen, geeft dat nog een stuk meer voldoening. Kleine regeldingetjes tik je makkelijk af. Dat is al fijn. Maar stel dat je óók die column, het rooster voor de komende maand en de begroting van je lijst kunt halen? Dan heb je het gevoel dat je flinke stappen vooruit hebt kunnen zetten.

Een werkplek om gestoord van te raken

Het is of de duvel ermee speelt, want juist de werkplekken van kenniswerkers zijn het minst geschikt om dat kenniswerk ook echt te doen. Geldt dat ook voor jouw werkplek? Mailnotificaties, pushberichten, rinkelende telefoons, telefoongesprekken van collega’s die je ongewild opvangt… In veel kantoren heerst een kakofonie van geluiden waardoor het moeilijk is om je te concentreren op je kenniswerk. Zo versnippert je werkdag in brokjes werktijd die zo klein zijn dat je niks voor elkaar krijgt. Dat zegt ook Jason Fried in z’n TED talk Why Work doesn’t happen at Work?

Tijd voor een eitje!

Hoe kun je jezelf helpen om beter en langer geconcentreerd te werken?Een goed hulpmiddel hiervoor is de pomodorotechniek, genoemd naar de tomaatvormige eierwekker van de bedenker Francesco Cirillo. Met de pomodorotechniek ga je met jezelf het commitment aan om een bepaalde tijdsduur geconcentreerd te werken.

Je kunt het zo aanpakken:

  • Kies een taak die concentratie vraagt. Zorg ervoor dat je precies weet wat je moet doen om die taak af te krijgen.
  • Zet alles wat je nodig hebt onder handbereik. Bijvoorbeeld informatiedossiers, telefoonnummers en printers of scanners.
  • Zorg voor een plek waar je ongestoord kunt werken. Vertel anderen dat je rustig wilt werken of hang een ‘niet storen’-bordje op.
  • Zet alle notificaties uit van je telefoon, mail en tablets. Trouwens een goed idee om dat altijd te doen. Bepaal zelf waar jij je tijd aan besteedt en wanneer!
  • Draai een eierwekker op tot 25 minuten of zet de timer op je telefoon. Heb je die niet? Check dan deze supersimpele online timer. Sommige mensen vinden het fijn om het monotone getik van het kookwekkertje te horen. Daardoor kunnen zij zich beter concentreren. Kijk gewoon wat voor jou goed werkt.
  • Werk 25 minuten aan je taak. Laat je door niets en niemand afleiden, maar werk gestaag door. Wees een beetje streng voor jezelf en geef niet toe aan prikkels van buiten. Schiet je iets te binnen dat niets met je taak te maken heeft, maar wat je toch niet wilt vergeten? Noteer een paar steekwoorden en ga stug door waar je gebleven was.
  • Ontspan dan 5 minuten. Na die 25 minuten neem je even de tijd om te ontspannen. Ruim wat losse spulletjes op of ga wandelen. Kortom, verzet je zinnen en doe even iets heel anders. Na die 5 minuten ga je weer op je werkplek zitten en hervat je je taak.
  • Na 3 à 4 pomodoro’s trakteer je jezelf op een langere pauzevan zo’n 20 tot 30 minuten.

Waarom 25 minuten? Omdat dat precies de tijd is die je nodig hebt om een wat grotere taak te doen, maar niet lang genoeg om in een complex project te duiken. Het helpt je dus om niet alleen maar kleine regeldingetjes óf grote projecten te doen. Maar juist ook die wat grotere taken die je vaak uitstelt.

Heb jij nog een taak liggen die maar niet af komt? Probeer dan eens of de pomodorotechniek je helpt om bij de les te blijven.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven