Feedback voor feedback

De grote, grijze olifant

Wie kent het niet: de vergadering opent en Fred berijdt weer eens een van zijn stokpaardjes. Iedereen zucht en zakt onderuit. Een kwartier later probeert de voorzitter de zaak vlot te trekken, maar dat is een hele opgave. Niemand die iets zegt. Maar iedereen denkt hetzelfde: 'Stop!'

Stel je eens voor dat je zaken die je ziet die voor verbetering vatbaar zijn direct bespreekt en wel op een constructieve en concrete manier, waardoor je gesprekspartner echt iets kan met jouw terugkoppeling. Dat je samen kijkt naar wat er volgens jou beter kan en dat zo’n gesprek voelt als oprechte samenwerking.

‘Mij maken ze niet meer gek!’

Veel teams vermijden elkaar feedback te geven om spanningen te voorkomen. Te vaak zijn er onuitgesproken irritaties, bijvoorbeeld over afwezige teamleden, of verbeterpunten die evident zijn maar die niemand aanstipt. Het is nu eenmaal spannend om iemand wat terug te geven, waarvan je vooraf niet weet of dat gevoelig ligt. En wie weet wat een ander voor jou heeft als jij feedback geeft?

Door verbeteringen in samenwerking en communicatie niet of onhandig te bespreken, ontstaat frictie en weerstand. Je verliest als team energie, waardoor verbeteringen uitblijven, bijvoorbeeld over de kwaliteit van vragen die gesteld worden. Of de verhoudingen en de samenwerking worden juist slechter. Dat kan gestroomlijnd worden door een directe, constructieve aanpak van feedback.

Feedback geven is een vaardigheid

Een wezenlijk punt voor feedback is dat je de bedoeling hebt tot verbetering te komen en niet als doel hebt om je mening te geven of een oordeel te vellen. Als je in een opwelling of bij grote irritatie feedback geeft, is de kans groot dat je alleen maar boos bent of afreageert, waar de ander niks mee kan. Direct na een slecht lopende vergadering iemand aanschieten en zeggen dat je zijn gedrag 'irritant' vond, roept vast frictie en weerstand op.

Gebruik de drie F'en om feedback te stroomlijnen, zodat deze geen onnodige frictie oproept:

  • Facts: begin met het beschrijven van wat je gezien hebt in zo objectief mogelijke termen. Op het moment dat je dat doet, voorkom je meningen. Als je zegt dat iemand dominant is, dan is dat een oordeel. Als je aangeeft dat iemand je voor de derde keer in de rede valt, is dat een feit. Zoek in de feedback die je wil geven naar oordelen en vervang die door zo feitelijk mogelijke waarnemingen. Dus ‘bazig’ wordt: ‘Je stelt mij een vraag en geeft direct zelf het antwoord en in de vergadering probeerde ik drie keer het woord te nemen en gaf jij aan dat het niet aan de orde was.’ Zolang je vol met oordelen zit, kun je nog geen feedback geven. Vraag je dan af wat je concreet, feitelijk ziet gebeuren.
  • Feelings: geef aan wat het beschreven gedrag met je doet, zodat duidelijk wordt dat het gedrag voor jou lastig is. Denk aan zinnen als: ‘Jij valt mij voor de derde keer in de rede en dat geeft mij het gevoel dat mijn mening er niet toe doet’ of ‘Op elke vraag die ik stel, antwoord je met een of twee woorden en dat geeft mij het idee dat je niet mee wil denken.’ Hiermee maak je relevant waarom jij vindt dat het gedrag wat jou betreft anders moet.
  • Future: wat wil je dat de ander wél doet? Het helpt als je een concreet idee hebt wat de ander kan doen dat voor jou wel werkt, zodat het gesprek concreet en constructief eindigt. Bijvoorbeeld ‘... ik wil graag uit kunnen praten’ of ‘... ik wil graag dat we samen meerdere oplossingen bedenken.’

Wees stil na het geven van feedback. Je hebt de ander feedback gegeven en nu is het aan de ander om te reageren. Praat niet over dat moment heen en voorkom ook dat het gesprek daar eindigt. De ander is aan zet, geef de ander ruimte. Als iemand niet direct weet wat te zeggen en de stilte wordt ongemakkelijk, dan kun je de ander aanmoedigen of een open vraag stellen, zoals ‘Wat vind je daarvan?’

Ben je ontvanger van feedback die onhandig gegeven is, gebruik dan de drie F'en om te onderzoeken wat er te verbeteren valt. Misschien niet het leukste werk, maar deze constructieve opstelling vermindert frictie en stroomlijnt samenwerking. Immers, feedback is the breakfast of champions...

Zie je mogelijke verbeteringen, spreek jezelf dan uit en neem de moeite dat concreet en constructief te doen.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2018 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven