GTD voor duo’s en teams

dreamstime_xs_23493150[1]Besluiten uit een teambespreking, gedelegeerde acties, taken die je samen met iemand anders oppakt, projectplannen en relevante data voor een project: het zijn allemaal waardevolle materialen voor kenniswerkers. Doorgaans heeft iedereen zijn eigen systeem om dit soort zaken te organiseren. Maar wat doe je als je samenwerkt?

OneNote versus Evernote versus Moleskin

De één heeft een takenmanager op zijn iPad, terwijl de ander een mooi georganiseerd notitieboek bijhoudt. De één zweert bij een archief in Evernote, de ander bij OneNote en een derde heeft een mappenstructuur in de Windows Verkenner. Maar hoe stem je dat op elkaar af? Hoe houd je als team de voortgang van acties bij?

Samen in één e-mailaccount werken, vraagt ook om het afstemmen van werkwijzen en systemen. Een managementassistent beheert mede de e-mail voor een afdelingsmanager. Ze verwerkt de e-mails met acties naar taken, de e-mails met afspraken gaan naar de agenda. Kortom, een mooie toepassing van beslissen over je e-mails. Totdat de afdelingsmanager 's avonds op zijn iPad e-mail 'wegwerkt' en de inbox, die volstaat met vlaggen en e-mails, verdwenen zijn naar een lokale map op die iPad. Dat is vragen om problemen.

Gesynchroniseerd

Stel je voor dat je in professionele samenwerking, of deze nu tijdelijk of permanent is, eerst nagaat hoe iedereen graag zijn projecten, acties, agenda en archief bijhoudt. Wat werkt voor iedereen plezierig en geeft dat iedereen vertrouwen heeft in de verwerking van acties. En dat teams elke week een onderhoudsronde doen om na te gaan of de werkwijzen voor iedereen goed uitpakken?

In voor- en tegenspoed

Samenwerken gaat niet vanzelf goed. Dat vraagt afstemming:

  • Misschien heeft jouw organisatie bepaalde productiviteitsmethoden omarmd, zoals Lean Six Sigma, Agile of Getting Things Done. Mocht dat niet zo zijn, dan ben je afhankelijk van wat je zelf bedenkt of met collega’s regelt rond samenwerking.
  • Het zal voor jou vast niet anders zijn, dan voor vele kenniswerkers: je kunt altijd en overal werken, omdat je steeds krachtiger en steeds mobielere techniek gebruikt. E-mailen kun je overal, maar vaak kun je ook bij al je bestanden. In veel organisaties wordt er weinig aandacht besteed aan wat dat betekent voor je werkritme of hoe je het beste mobiele apparaten gebruikt.
  • Ooit was je Postvak In of agenda een zeer individuele aangelegenheid. Wilde iemand iets afspreken, dan was daar afstemming over. Nu is het op veel plekken ondenkbaar dat je geen toegang tot elkaars agenda hebt om afspraken te kunnen maken en direct contact te kunnen zoeken. Dat vraagt nadenken over afspraken wanneer je wel of niet bezet bent, hoe je taken in een agenda zet, wat je doet met reistijd, etc.

Slimmer uit de startblokken

  • Als organisatie of team kun je ervoor kiezen om met een methode, bijvoorbeeld GTD, te werken. Iedereen krijgt daarmee een aanpak die helpt om zelf productief te zijn en om in de samenwerking makkelijker te komen tot afspraken over acties, projecten, agenda en bijvoorbeeld archief. Lees meer over de voordelen van GTD in samenwerking in het artikel 'Eén voor allen en allen voor één'.
  • Teams die bij de start ook stilstaan bij de vraag met welke tools ze hoe gaan samenwerken, hebben meteen een voorsprong. Sta stil bij manieren om informatie en kennis te delen en hoe je elkaar op de hoogte houdt van voortgang van taken.
  • Duo's die samenwerken in één baan of waarbij de één de ander ondersteunt, kunnen niet zonder regelmatige afstemming. Laat deze afstemming ook gaan over hoe je werkt. Stel je verwerkt als managementassistent vanaf je laptop met Outlook een e-mail met bijlagen en dat wordt een agenda-afspraak. Degene van wie de agenda is, gebruikt een iPad en is veel onderweg. Wat is dan de ideale manier voor jullie beiden om zo goed en snel mogelijk dit soort input te verwerken?
  • Van teams of duo's die elkaar taken toewijzen via bijvoorbeeld Outlook Taken, horen we vaak terug dat zij nu concreter, directer en duidelijker communiceren dan toen ze de taken in een e-mail naar elkaar verstuurden. Bij een e-mail komt er makkelijk allerlei tekst bij, terwijl een taak lekker compact formuleren uitlokt. Zo kan afstemmen over werkwijzen tot nieuwe en betere werkwijzen leiden.
  • Wie GTD doet, die doet aan Wekelijks Onderhoud. Stem in de samenwerking de uitkomsten van je Wekelijks Onderhoud met elkaar af. Wat viel jou op in je terug- en vooruitblik op de afgelopen en komende twee weken? Is er iets dat je kunt doen om elkaar het werk te vergemakkelijken?

Voorkom dat je pas praat over samenwerking als er problemen in de samenwerking zijn. Maak er het eerste agendapunt van bij de volgende tijdelijke of permanente samenwerking.

 

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven