Help anderen en daarmee jezelf

We vergeten allemaal weleens iets

 Op veel plekken in werkend Nederland is het vrij normaal dat een vraag die je aan een collega stelt, vergeten wordt of dat een e-mail uit beeld raakt. Dat gebeurt nu eenmaal, want wie heeft er niet veel taken en e-mail?

In veel wandelgangen en kantoren kun je horen hoe vaak kenniswerkers hun werk niet op orde hebben. "Had jij nog naar die actiepunten uit de laatste vergadering gekeken?" "Eh, sorry. Niet aan toegekomen." Of: "Had jij mijn mail over het TPS-rapport al opgepakt?" "Help me even, wat was dat ook al weer."

 Net zoals er in veel organisaties veel projecten gestart worden, maar nooit echt afgemaakt. Of gestopt. Die verdwijnen naar de achtergrond en opeens hoort niemand meer iets van die stuurgroep, commissie, Gideonsbende. Het lijkt bijna een natuurverschijnsel, de levensloop van projecten.

Hoe zou het zijn als het de gewoonste zaak van de wereld is dat je een helder en compleet overzicht hebt van al je taken, groot en klein, en dat je elkaar helpt, stimuleert en uitdaagt om productief en in control te zijn?

Iedereen heeft het druk

Aanspreken, elkaar bevragen of echt helpen, gebeurt in veel organisaties niet, waardoor frictie in bijvoorbeeld productiviteit of samenwerking nogal eens onbesproken blijft. Als in een bespreking blijkt dat iemand afgesproken acties niet gedaan heeft of als er een derde reminder over een bepaalde taak via de e-mail uitgaat, is dat zelden reden eens fundamenteel de processen en samenwerking te bespreken.

In productieomgevingen is het opsporen van inefficiëntie en verspilling de gewoonste zaak van de wereld. In kantoorwerk zie je dat veel minder. De systematische zoektocht naar waar het werk sneller, makkelijker of beter gaat, is al vanaf het begin van de vorige eeuw normaal in fabrieken. Daar is vanaf het begin van kenniswerk niet een vergelijkbare systematische aandacht voor.

Help elkaar en daarmee jezelf

  • Bespreek regelmatig met teamgenoten de stand van zaken van projecten en acties. Inventariseer concreet waar iedereen staat. Dat kan in een korte dagstart of in een gezamenlijke wekelijkse check op al je verplichtingen, wat we in Getting Things Done het Wekelijks Onderhoud noemen.
  • Help elkaar bij het maken van afspraken al om de kans op het nakomen ervan te vergroten, onder andere door concrete acties af te spreken. Even doorpraten over wat nu precies de actie is die verwacht wordt, maakt de kans veel groter dat die actie ooit gedaan wordt. Dan wanneer het een groot, vaag verzoek is, zoals "Kijk jij eens naar die kwestie" of "Wil jij daar eens iets over op papier zetten?"
  • Richt je in gesprekken op het verbeteren van productiviteit en het vergemakkelijken van ieders werk. Door de nadruk op oplossen te leggen, krijgen gesprekken een lichter en plezieriger karakter.
  • Is er een bespreking en zegt iemand iets toe zonder wat op te schrijven, bespreek dat. Gaat iemand dat onthouden? Nou ja, proberen te onthouden? Vastleggen is makkelijker en leidt gegarandeerd tot meer succes. Het is alleen maar handig als je met elkaar bespreekt hoe je succesvoller wordt in het vastleggen van informatie voor later gebruik. Het doel van kenniswerk is tenslotte niet geheugentraining, maar dingen voor elkaar krijgen. Als de kans daarop zo groot mogelijk wordt, is dat in ieders voordeel.
  • Maak in werkoverleggen een vast agendapunt van het bespreken van verspilling en acties die iedereen kunnen helpen productiever te worden. Zo kan iemand zijn vaardigheden demonstreren om zijn e-mailinbox regelmatig leeg te hebben, terwijl een ander laat zien met welke takenmanager het makkelijk is overzicht te houden over alle lopende zaken.

 Accepteer niet dat taken vergeten worden of projecten in het slop raken en bespreek met elkaar open en direct hoe iedereen productiever kan worden met enkele simpele aanpassingen van werkgewoonten.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2017 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven