Hoe een ‘Wekelijks Onderhoud’ helpt om boven je werk te staan

2012art4onderhoud[1]

Ben je gefrustreerd omdat je het gevoel hebt dat je regelmatig achter de feiten aanloopt? Heb je net een mooie weekplanning gemaakt, komt er weer iets tussendoor. Je had verwacht dat je collega zou doen wat hij belooft, maar je komt er te laat achter dat dat niet zo is. Of je wordt verrast door een deadline die je even was vergeten.

Het lijkt wel of je werk gewoon té hectisch in elkaar zit om er nog enige grip op te hebben.

Meebewegen met je werk

Als je leert om mee te bewegen met de veranderingen in je werk, kun je de touwtjes alsnog weer in handen krijgen. Misschien niet zo strak als dat je zou willen, maar genoeg om er plezier en uitdaging in te zien. Vergelijk het met tennissen. Als je niet reageert op de beweging van je tegenspeler, word je zo ingemaakt. Beweeg je wel mee, dan kun je ballen terugslaan. Dat voelt goed.

Ik hou het niet bij

Voor een kenniswerker is geen week hetzelfde. Dat is lastig. Je kunt vrijdag je prioriteiten op een rijtje hebben en maandag komt je leidinggevende je kamer binnenvallen met iets wat nu meteen moet gebeuren. Tel daarbij op dat je iedere dag e-mails met nieuwe taken binnenkrijgt, dat je agenda er elke week anders uitziet, dat je klanten het vaak net even anders willen dan je had gedacht en je ziet dat je voortdurend bij moet sturen. Als je geen manier hebt om dat goed te doen, kom je om in de hectiek.

Elke week je prioriteiten helder

Hoe zorg je dat je bovenop de golf komt te staan? In Getting Things Done doe je dat met een 'Wekelijks Onderhoud'. Elke week neem je een uur de tijd om overzicht te krijgen over alles wat speelt in je werk en leven. En daarmee bedoel ik niet dat je een dichtgetimmerde planning maakt, maar wel dat je al je projecten en taken langsloopt en even vlot beoordeelt wat op dit moment de status is en wat je volgende week wilt doen. Als je daar iedere week één uur in steekt, zul je merken dat je weer grip krijgt. Hoe werkt dat dan in de praktijk?

Pak je agenda en plan elke week een uur in voor je Wekelijks Onderhoud.Doe dat bijvoorbeeld vrijdag tussen één en twee. Dan heb je na je Wekelijks Onderhoud nog een paar uur de tijd om die urgente taken die je tegenkwam te fiksen. Je hebt bijvoorbeeld in je agenda gezien dat je volgende week een deadline hebt staan, maar je hebt nog niets binnen van je collega. Daar kun je na je Wekelijks Onderhoud nog even achteraan. Als je al die losse eindje vrijdagmiddag aan elkaar kunt knopen, ga je rustig het weekend in.

Zorg dat je niet gestoord wordt tijdens je Wekelijks Onderhoud. Vertel je collega's dat je een uur geconcentreerd wilt werken. Zet je telefoon uit of vraag een collega om de telefoon voor je aan te nemen, doe de deur dicht en check geen e-mail. Je zou ook ergens in een café of thuis je Wekelijks Onderhoud kunnen doen als dat meer rust geeft.

Wat doe je tijdens je Wekelijks Onderhoud?

  • Lees terug in je agenda. Check je afspraken van de afgelopen twee weken. Misschien kom je nog 'losse eindjes' tegen. Is er bijvoorbeeld een afspraak niet doorgegaan en moet je nog een nieuwe afspraak maken? Had je Agnes beloofd om haar donderdag te bellen, maar kreeg je haar niet te pakken? Zorg dat je alle acties die je tegenkomt op je to-do lijst of 'Eerstvolgende Acties lijst' zet.
  • Blader vooruit in je agenda. Toen ik begon met Getting Things Done merkte ik dat ik alleen al door wekelijks vooruit te kijken in mijn agenda veel beter op de dingen voorbereid was. Check welke deadlines, afspraken en vergaderingen op de planning en staan voor de komende tijd. Kun je daar de komende week al iets voor doen? Een ruimte reserveren, een opzetje maken of stukken lezen? Schrijf ook al die acties op je to-do lijst.
  • Brainstorm over taken die je nog nergens hebt opgeschreven.Heb je nog taken die in af en toe in je gedachten schieten? 'Niet vergeten Wilco te bellen', 'de auto moet weer eens naar de garage', 'hoe lang heb ik eigenlijk nog voor dat project?'. Pak een kladblok en een pen, neem vijf minuten de tijd en schrijf alles op wat je je nog bedenkt. En schrijf ook die acties weer op je to-do lijst.
  • Maak je to-do lijst up to date. In Getting Things Done werk je met meerdere takenlijsten. Op je 'Eerstvolgende Acties lijst' komen alle acties voor komende week. Alles wat je niet komende week wilt doen, zet je op je 'Later/Misschien lijst'. Die lijst check je pas weer bij je volgende Wekelijks Onderhoud. Haal alle taken van je to-do lijst die je niet komende week wilt doen. Zet je 'Later/Misschien-taken' op een andere lijst. Dat geeft een stuk meer focus.

Check of het aantal taken op je Eerstvolgende Acties lijst reëel is. Pak je agenda erbij en kijk hoeveel afspraken je hebt de komende week. Hoeveel tijd heb je over voor je Eerstvolgende Acties? Gaat dat lukken? Als je nu al ziet dat je teveel acties hebt, bedenk dan of je nog meer taken naar je Later/Misschien lijst kunt zetten. Of vraag iemand om een aantal taken van je over te nemen. Of stel een agenda afspraak uit. Zorg in ieder geval dat je workload voor de komende week behapbaar is.

Voor de helderheid: wat ik hier beschrijf is een onderdeel van het hele Getting Things Done systeem, wat wij zelf gebruiken om ontspannen productief te zijn. We leren je dat graag tijdens onze GTD Level 1 Training en kunnen dan al onze tips en trucks met je delen!

Wil je maar één keer per week na hoeven denken over je prioriteiten? Pak dan nu je agenda en plan een uur per week voor je Wekelijks Onderhoud.

 
 

 

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2020 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven