En, vanochtend met het gezin het ‘familie mission statement’ doorgenomen bij het takenbord in de daily stand-up en allemaal weer alligned de ochtend in? Of werk je alleen thuis en zit je met je meest comfortabele joggingbroek en sweater achter je laptop? Voor iedereen is het werk nu anders, ook voor degenen die al regelmatig thuiswerkten. Terloops bij iemand even iets voorleggen die twee tafels verderop zit, is lastig. Je hoort niet meer een collega bellen over iets dat jou ook aangaat. En de start van de dag is anders dan anders.
De wat ouderen onder ons weten met ‘Goeiesmorgens’ genoeg. De acteurs van Jiskefet die drie kantoorbedienden spelen die elke ochtend hetzelfde ritueel doormaken met als bescheiden hoogtepunt vergelijken wat er in de broodtrommel zit. Op veel plekken zijn er gewoonten variërend van even bijpraten bij de eerste koffie tot een teambijeenkomst in de vorm van een daily stand-up om te bespreken wat er vandaag aan te pakken is.
Als je die gewoonten mist, is het relevant om stil te staan bij wat voor jou werkt om een dag goed te beginnen en een team-gevoel te houden ook al, of zeker als, iedereen op afstand zit. Het is verleidelijk de laptop te starten, te werken en alleen via de mail functioneel contact te hebben.
Hier enkele tips die je kunnen helpen ook op afstand een team-gevoel vast te houden:
1. Maak een open kanaal waar iedereen wat informele berichten, updates en dergelijke kwijt kan.
Maak een Slack-kanaal of bijvoorbeeld een kanaal bij elk project in Teams bedoeld voor van alles en nog wat. Noem het kanaal zo dat iedereen weet dat het niet per se formeel is, zoals “water cooler” of “virtuele koffiemachine”. Niet iedereen is even geneigd daar gebruik van te maken, maar dit aspect maakt werken op afstand prettiger.
2. Maak er een gewoonte van elke dag even in te checken.
Bijvoorbeeld met een eenvoudig ‘goedemorgen’ of het lokale weer of een update over de ochtendwandeling. Als meer teamleden dat doen, voelt het toch niet of je alleen werkt.
3.Gebruik de check in ook om jouw prioriteiten voor de dag te delen.
Wat staat er prominent in jouw agenda? Wat wil je afmaken? Met wie heb je iets op te pakken, tag die collega’s ook zodat zij kunnen reageren.
4. Houd de verwachtingen reëel
Hou er rekening mee dat sommigen van ons nu met kleine kinderen in een ruimte zitten en voor het eerst op afstand werken. Dat kan niet anders of het gaat de eerste dagen ten koste van de productiviteit. Stel de verwachtingen hier op af.
5. Afhankelijk van hoe nauw je samenwerkt, zijn check ins met een team via beeldverbindingen nuttig.
Misschien als weekopening en -sluiting of na een belangrijk gesprek dat iemand had, waarvan de uitkomst voor iedereen relevant kan zijn.
6. Gebruik eerder video-verbindingen, dan je misschien geneigd bent te doen.
Elkaar zien is minder vermoeiend communiceren, dan alleen bellen. Daarnaast kom je makkelijker tot onderwerpen die ook relevant kunnen zijn als je elkaar ziet. En praktisch, via Zoom, Teams of Skype kun je schermen delen en op afstand samenwerken.
Misschien lijkt het of je nu formeel informeel gaat communiceren, maar door er bewust aandacht aan te besteden, voorkom je afstand en communicatie die verarmt tot letters op een scherm.
Ga samen voor meer productiviteit!
GTD helpt jou om effectiever en productiever te werken, maar als je samen met je collega’s, team of afdeling een incompany training volgt, heeft het nog meer effect! Ook is het fijn om samen nieuwe vaardigheden te leren en kun je elkaar stimuleren om het toe te passen.
Kijk daarom of we jou samen met je collega’s, team of afdeling kunnen helpen met een Getting Things Done training!
