Hoe lang duurt een taak?

dreamstime_xs_50738828[1]

De dag ligt voor je. Geen afspraken en echt de tijd om eens flink aan taken te werken. Je lijstje ligt klaar. Acht uur later is de dag omgevlogen en je hebt veel gedaan. Maar helaas kun je van de acht geplande taken er maar drie afstrepen. Dat is balen! Ook al heb je hard gewerkt en was je erg productief, het is nooit fijn als je je doelen niet haalt. Dat voelt toch alsof je tekort schiet.

Stop de tijd

Je zit helemaal startklaar voor een afspraak in een mooie espressobar. Sms'je van je afspraak dat ‘ie een kwartiertje verlaat is. Wat te doen? Je opent je takenmanager en tuurt naar de indrukwekkende lijst Eerstvolgende Acties. Tja, wat doe je dan? Niks lijkt geschikt om nu even op te pakken.

Stel je voor dat je een scherpe intuïtieve inschatting hebt van elke taak van je takenlijst en je in één oogopslag weet hoe lang je taken duren? Dat je bij een plotseling vrijgekomen vijftien minuten de passende taak kiest om te doen. En bij een ochtend inplannen een uitdagende, maar realistische planning maakt, zodat je jouw doelen echt haalt.

Time flies

  • Veel kenniswerkers onderschatten hoe lang het duurt om een bepaalde taak te doen. Dat leidt nogal eens tot niet-realistische plannen voor een dag met het risico op teleurstelling, ook al ben je nog zo productief. Een volgeboekte dag met afspraken en één uur voor jezelf. Wat kun je dan echt doen? En als je bijvoorbeeld een tekst moet lezen, hoe lang duurt het voor je alles klaar hebt liggen en voldoende geconcentreerd bent?
  • Er zijn ook kenniswerkers die juist te ruim de tijd nemen voor een taak. En let op: elke taak duurt zo lang als je ervoor uittrekt. Deze waarneming is één van de wetten die Cyriel Parkinson vastlegde. Vooral vergaderingen hebben de neiging zo lang te duren als er voor gepland is, ook als dat niet nodig is.
  • Het is voor kenniswerkers nogal eens een probleem om uit de Eerstvolgende Actie lijst een taak te kiezen op basis van de tijdsduur van die taak. Het is handig als je binnen de context van waar je bent en de tijd die je hebt, makkelijk een Eerstvolgende Actie kunt kiezen, zodat je overal en altijd productief kunt zijn als je dat wilt.

Meten is weten

De eerste stap naar een inschatting van hoe lang taken duren, is er voor te zorgen dat de Eerstvolgende Acties, die je op je Eerstvolgende Acties lijst hebt staan, concrete, afgemeten taken zijn. Een kreet als 'Budget Q3' of een taak met vage werkwoorden als 'implementeren Agile' kun je niet doen.

  • Als je het lastig vindt om in te schatten hoe lang taken duren, meet de duur van taken dan een poos. Houd een praktische en simpele notatie bij van wat je op een dag afkrijgt en evalueer dat tijdens je Wekelijks Onderhoud. Als je dat een week of drie doet, dan heb je vast een scherp beeld.
  • Pas de 20-80 regel (het Pareto-principe) toe. Voor veel werk geldt dat je met de eerste 20% van de bestede tijd, 80% van het resultaat haalt. Voor de laatste 20% gebruik je nogal eens 80% van de tijd. Dat betekent dat deze laatste 20% echt waarde moet toevoegen, gezien de inzet die het kost. Heb een scherp beeld wanneer een taak af is en goed genoeg is. Overleg dat ook met je klant of ontvanger van jouw werk.
  • Kies voor grotere taken een ambitieuze tijdsduur en zet een wekkertje. Lukt het om een scherpere tijd te realiseren? Doe dat vooral ook bij samenwerking en vergaderingen, waar nogal eens wat efficiëntie te realiseren is.
  • Voor elke taak op je Eerstvolgende Acties lijst de geschatte tijdsduur toevoegen, leidt makkelijk tot veel schrijverij, maar het kan helpen een eenvoudige driedeling te gebruiken.Bijvoorbeeld Kort voor taken korter dan vijftien minuten, Middel voor taken tot een uur en Lang voor taken langer dan een uur.

Houd een tijd de duur van je taken bij en word een meester in plannen!

 

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven