Iedereen kan productief zijn mét een deadline. Maar zonder?

Geen marges!

Het risico van tegen een deadline werken, is dat je geen marge meer hebt voor tegenslag. Er mag dan niks last minute tegenzitten, zoals een crisis bij een klant, een mapje met bestanden dat opeens zoek is of een fikse internetstoring.

Tegen deadlines aan werken geeft stress. Die stress kan lekker zijn, want het geeft je extra energie. Maar te lang en te vaak met stress werken, wordt vermoeiend. In plaats van één keer een piekinspanning, blijft er altijd enige spanning.

Werkend tegen een deadline mis je de kans je werk eens een dagje weg te leggen en er met een frisse blik naar te kijken. Welke tekst wordt niet beter van een tweede kritische blik met wat afstand? Wie een belangrijke presentatie moet geven en nog eens een nachtje kan slapen over de beste aanpak, komt vast beter beslagen ten ijs, dan wanneer de laatste slide net af is als de zaal volstroomt.

Hoe zou het zijn als je tijdig aan belangrijke taken begint en goed voorbereid, in alle rust, je beste werk doet? Dat je nog eens iemand om feedback kunt vragen of eens een nachtje kunt slapen over keuzes die je gemaakt hebt?

Geen ontsnappen meer aan

Uiteraard hebben deadlines nut. Met deadlines werken maakt je prioritering eenvoudiger. Veel kenniswerkers hebben veel vrijheid in hun werk. Sommige projecten lopen weken en dan maakt het niet zoveel uit of je er vandaag of morgen of volgende week aan werkt. Dat betekent dat jij veel beslissingen moet nemen. Door met deadlines te werken, wordt dat eenvoudiger. Iets dat morgen af moet, moet je vandaag doen.

Deadlines geven je een reden om 'nee' te zeggen. Veel kenniswerkers vinden het lastig 'nee' te zeggen tegen klanten of collega's. Maar als je eenvoudigweg geen tijd hebt, kun je vol overtuiging 'nee' zeggen.

Aan de slag!

Hoe kom je aan je belangrijke werk toe?

  • Welke projecten horen bij die rol? Of, zonder de Aandachtshorizonnen te gebruiken, wat is jouw top 3 van projecten? Aan die projecten ga je de komende tijd meer aandacht besteden.
  • Zorg dat de taken bij dat project concreet zijn. Dat voorkomt uitzoekwerk of gepuzzel als je lekker aan de slag wil gaan. We zoeken Eerstvolgende Acties, zoals we in Getting Things Done zeggen.
  • Kijk vooruit in je agenda. Ga na wanneer je tijd vrij kunt maken voor je belangrijke projecten. Waar heb je ruimte? Kun je autoritten combineren of vervangen door een Skype-afspraak? Zijn er vergaderingen waar je niet of niet voor de hele duur bij moet zijn? Kun je op een andere locatie werken dan je eigen werkplek als dat helpt om minder gestoord te worden?
  • Zorg dat je als je gaat werken een werkplek kiest die rustig is. Vermijd de plek waar storingen talrijk zijn. Wat is voor jou die plek? Thuis? Een stilte-plek? De bibliotheek? Starbucks?
  • Voorkom afleiding van je technologie; dus smartphone opbergen, laptop offline, tablet in vliegtuigstand. Maak er een spel van met een app als Forest.
  • Stem met teamleden af en zorg dat zij weten dat je even 'van de radar bent'. In een week- of dagstart kun je ruimte vragen en praktische zaken afstemmen: wie zorgt voor de telefoon, urgente mail, vragen van klanten of collega's?
  • Een belangrijke stoorzender voor je concentratie ben je zelf. Zorg dat je, voor je begint met werken, jezelf bij de les krijgt. Doe een minddump, kies een rustige werkplek, zet telefoon en dergelijke uit.
  • Kijk terug op hoe je gewerkt hebt. Beviel dat? Hoe zou je dat gevoel samenvatten? Zet dat in één woord in je agenda voor volgende week, zodat je dan weer herinnerd wordt aan deze productieve sessie!

Kies jouw drie projecten en zorg voor een mooie sprint!

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2017 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven