In één keer om?

dreamstime_xs_61443962Tijdens de verbouwing gaat de verkoop gewoon door

Als je Getting Things Done. De kunst van stressvrije productiviteit van David Allen leest of deelneemt aan de meereffect Getting Things Done training, heb je meestal de nodige wijzigingen aan je werkwijze door te voeren. Dat is een project dat denkwerk kost. Doe je dat denkwerk niet, dan schiet implementatie er makkelijk bij in.

Veranderingen doorvoeren aan de manier waarop je werkt, komt zelden gelegen. Verander je meteen veel, dan vraagt dat een langere omsteltijd. Je hebt altijd werk te doen en om dan je mailbox of takenlijst te verbouwen, betekent meestal dat je even onthand bent. Er is ook een risico dat het werk dat doorgaat, je verandering onderbreekt. Stel dat je net je archief opnieuw in aan het delen bent en een klant vraagt om informatie die ergens in je archief zit...

Het is sowieso lastig gewoonten te veranderen. Of je nu beetje-bij-beetje verandert of in één keer omgaat. Als je altijd de muis gebruikt, moet je heel bewust werken om over te stappen naar sneltoetsen. Als je uit de inbox werkt, is het bijna tegennatuurlijk om e-mails naar de Eerstvolgende Acties lijst, agenda of bijvoorbeeld Wachten Op lijst te zetten.

Hoe handig zou het zijn als je een concreet, praktisch stappenplan had om de beste gewoonten van GTD frictieloos in te voeren en je bij elke verbetering weer wat productiever te voelen?

Een vertrouwd systeem

Om overzicht en controle te hebben, is het wezenlijk dat je erop kunt vertrouwen dat je alles, wat voor jou belangrijk is, op het juiste moment ziet. Als je heel veel aanpast aan je werkwijze en systeem komt dat vertrouwen onder druk te staan. Zeker als je van jezelf weet dat je vrij precies bent en gewetensvol je werk doet, voelen veranderingen aan je werkproces erg onwennig. Dat maakt het lastig om het veranderproces te starten.

Kleine veranderingen zijn relatief makkelijk door te voeren. De winst komt dan ook in kleinere stappen. Alleen je Wachten Op's beter organiseren door ze consequent op een Wachten Op lijst te zetten, is een verbetering. Het zal je zeker helpen, maar niet dubbel zo productief maken.

Er is voor GTD geen vast stappenplan dat je kunt volgen. Veel van het implementeren is maatwerk. Dat betekent dat je probeert, ervaring opdoet, aanpast. Wie aan GTD doet heeft contexten bij de Eerstvolgende Acties, maar wat precies de juiste contexten zijn, ontdek je al doende. En of je nu contexten eerst opzet en dan je Projectenlijst of vice versa, is ook niet ergens in een officieel proces vastgelegd. Het is net wat jouw voorkeur heeft.

Meerdere wegen leiden naar Rome

  • Bepaal je Gewenste Uitkomst voor dit project. Stel je voor hoe jouw wereld er uitziet als alles wat je hoopt van de invoering van GTD waar wordt. Alles wat je ermee wilt bereiken wordt waarheid en nog een beetje meer. Wat zie je dan voor je als je naar jouw werkdag en je werkplek kijkt? Wat is er dan opgelost? Maak een kleurrijke, aantrekkelijke Gewenste Uitkomst, die je energie geeft om aan de slag te gaan.
  • De volgende stap is in kaart brengen wat de acties zijn die jij te zetten hebt. Wat ís precies de aanpassing die je te doen hebt? In de meereffect GTD Basistraining krijg je een werkboek, waarbij deel II je de stappen laat zien die je helpen GTD in te voeren. Of neem het boek van David Allen ter hand en ga voor elk van de vijf stappen na wat je te doen hebt. Welke van die stappen heb je al af en welke moet je nog zetten? Waar zitten grote acties? Wat zijn puntjes op de i?
  • In welke dynamiek werk je? Kun je een dag blokkeren om aan je werkwijze en systeem te werken? Zo ja, dan kun je heel veel af krijgen en kun je afmaken waar je aan begint. Als dat ook maar even kan, heeft dat sterk de voorkeur. Als ruimte daarvoor pas over twee weken is, dan is dat het wachten waard.
  • Stap voor stap betekent niet half doen. Zorg dat elke stap op zich waarde toevoegt aan jouw werkwijze. Als je begint met een Wachten Op lijst maar ook nog Wachten Op’s in je uitgaande mail hebt, dan heeft die stap minder waarde dan wanneer je alle Wachten Op’s op één plek verzamelt. Je inbox leegmaken is nodig, omdat je anders én uit je inbox werkt én uit je takenlijst. Dan is de kans groot dat je minder overzicht hebt en taken uit het oog verliest. Kies binnen een stap als reflectie voor bijvoorbeeld ‘dagelijks onderhoud doen’ en voer dat volledig door. Daarna pak je het Wekelijks Onderhoud op.
  • Heb dagelijks en wekelijks een reflectiemoment met als vraag wat de GTD-veranderingen je opleveren. Door na te gaan wat beter wordt, kan het proces plezieriger worden en kun je preciezer aan de slag met wat nog niet in orde is.
  • Wat helpt jou om het leren te versnellen? Met een coach bespreken? Met een teamgenoot samen? Een evaluatie schrijven? Kies een actie die het leren kan versnellen en die past bij hoe jij verder komt.

 Breng in kaart wat jouw stappen naar een 100% compleet GTD-systeem zijn en zorg dat je het proces op gang brengt met een passend aantal Eerstvolgende Acties.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven