Als je ver genoeg vooruit kijkt, heb je vaak het idee dat je agenda wel overzichtelijk is. Er staan wel wat afspraken in, maar er is ook nog ruimte voor andere dingen.
Naarmate je korter vooruitkijkt, zitten de dagen voller. En dan gebeurt het zomaar dat je dagen hebt, waarin je van ’s ochtends vroeg tot het einde van je werkdag aan het overleggen, vergaderen, brainstormen, bijpraten, voorzitten, presenteren en bila’en bent. Je hebt weinig ruimte om ook nog goed voorbereid en vol aandacht elk overleg te starten, alle stuff uit die overleggen te verwerken, je e-mails te behandelen en eigen acties te doen.
Als secretaresse die de agenda beheert, moet je soms een strenge poortwachter zijn. Iedereen wil in de agenda, die jij een beetje werkbaar probeert te houden. Alles is urgent en belangrijk, tenminste dat vindt degene die de vergadering wil ‘inschieten’.
Je doet je best om alles goed te beoordelen. Vraag je naar het onderwerp van de afspraak, krijg je als antwoord: ‘Annette weet wel waar het over gaat’. Tja… dat maakt het ook niet makkelijker om in te schatten of het per se in die al overvolle week moet. Of hoe lang die bespreking moet zijn en hoe Annette zich daar op voorbereiden moet.
Een beetje ruimte in je dag
Wat zou er veranderen als je tijd hebt om een dag met volle aandacht en in alle rust op te starten en met diezelfde heldere focus weer af te sluiten?
Als je aan het einde van je werkdag alle aantekeningen en stuff uit vergaderingen verwerkt hebt?
Als je niets afspreekt…
Afspraken zijn een belangrijk onderdeel van je werk. Waarschijnlijk krijg je er energie van, ze helpen om je gedachten te vormen of te weten wat er speelt. Zo’n volle agenda ontstaat dan ‘zomaar’.
- Als eindverantwoordelijke wil je vast graag beschikbaar zijn voor je klanten en voor je team. Dus als iemand je wil spreken, leg je dat niet zomaar naast je neer.
- Als je geen regels of kaders voor agendabeheer hebt en er amper afspraken over maakt met je secretaresse, dan moet zij het naar eer en geweten zelf verzinnen. Dat betekent dat de agenda kan vollopen of dat je veel reistijd hebt.
- Kijk je niet vaak genoeg vooruit, dan kan het zomaar zijn dat je verrast wordt door de afspraken in je agenda. Dan ben je ineens de eerste 10 minuten van een afspraak bezig met ontdekken wat eigenlijk het doel is van de afspraak, in plaats van dat je daar al op voorbereid bent.
Maak afspraken over afspraken
Wat zijn jouw regels voor afspraken en je dagindeling? Reflecteer eens op de afgelopen weken met de agenda in de hand en kijk eens een paar weken vooruit. Wat geeft frictie? Wat is productief? Wat juist niet? Dat kan je ook met je secretaresse bespreken. Welke fricties ziet zij?
Met het antwoord op deze vragen kan je afspraken over afspraken gaan maken. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan:
- Hoe vroeg maak je de eerste afspraak? Hoe laat de laatste? Let vooral op of je ruimte hebt je dag goed te starten en af te sluiten. Zijn er omstandigheden thuis of qua verkeer/vervoer die eerder of later starten interessant maken?
- Wat is de standaardduur voor elk soort overleg? We gaan vaak uit van een uur als standaardtijd, maar misschien is korter mogelijk of is langer nodig. Een bila kan soms in een paar minuten bij de espresso-automaat, terwijl het bespreken van een contract het volle uur mag duren. Meestal geldt dat de gereserveerde tijd sowieso wel volgepraat wordt, dus nadenken over de duur kan waardevol zijn. Overigens bepleiten we geen robotisering van overleggen – er mag best gelachen worden en even een zijspoor bewandelen kan soms erg fijn zijn.
- Welke informatie over afspraken zet je waar neer? Zet je als secretaresse informatie over onderwerp, achtergrond, agenda, bijbehorende stukken in de afspraak zelf? Of een link? Wat moet er geprint worden? En bij afspraken buiten de deur: waar zet je adresgegevens en reis- of parkeerinformatie neer?
- Hoeveel tijd houd je minimaal vrij van afspraken op een dag of een week? Wat heb je nodig voor ad hoc werk? Wil je juist wel of juist geen afspraken tijdens de lunch?
- Reflecteer gezamenlijk! Doe samen een dagstart. Loop de dag door, kijk of er nog bijzonderheden zijn. En doe elke week een gezamenlijk wekelijks onderhoud, zodat je kunt anticiperen, in plaats van alleen maar te reageren.
Bespreek met je leidinggevende/secretaresse in jullie eerstvolgende overleg wat je kunt afspreken over afspraken. Hoe wordt het voor jullie beiden beter?
