Je opent verwachtingsvol je mail.
Helaas, weer geen reactie van een collega die een e-mail zou nalezen, zodat deze naar een klant kan. Wéér niet! En eigenlijk wist je dat al. Inmiddels liggen er bij deze collega niet alleen van jou, maar van heel wat andere teamleden ook veel acties die maar niet vlot gaan. Niet dat jij of de andere teamleden altijd alles af hebben, maar die melden tijdig als iets langer dreigt te duren.
Je moet voor je werk het nodige lezen, maar dat vind je lastig.
Gek genoeg vind je schrijven wel heel makkelijk om te doen. Niet alleen ben je er goed in, je doet ook zo nu en dan een training om er nog beter in te worden. Leuk om in iets wat je goed kan verder uitgedaagd te worden.
Stel je eens voor dat je af en toe de tijd neemt om goed naar allerlei processen te kijken en heel kritisch te zijn op waar verbetermogelijkheden liggen.
En dat je daardoor de blokkades aanpakt die het meest in de weg liggen. Week-in, week-uit.
Verbeteren kost energie
In het artikel over Feedback voor feedback kan je lezen dat het nogal eens lastig is om feedback te geven aan die ene teamgenoot die wat jou betreft wat te verbeteren heeft.
Het kan best een spannend gesprek zijn om iemand voor te houden waar wat jou betreft knelpunten liggen, ook als je weet dat het erg nuttig en nodig is.
Het is verleidelijk om dat wat je tóch al goed kunt, te verbeteren.
Als je lezen niet leuk vindt, is een cursus sneller lezen misschien minder leuk dan nóg beter worden in waar je al aardigheid in hebt: schrijven. Aan de slag gaan met zaken die je lastig vindt en waar je het liefst niet mee bezig bent, kost meer energie en is taaier dan van goed naar nog beter gaan.
Op zoek naar de zwakste schakel
- Een verbetering die je doet die de bottleneck niet aanpakt, is geen verbetering of zelfs een verslechtering. Als je in een team één persoon hebt die altijd traag is met zijn bijdragen, dan is dat de bottleneck. Verbeteren teamleden hun productiviteit, dan wordt de groepsoutput niet groter, aangezien die ene trage collega niet sneller wordt. Sterker nog, die ene trage collega komt nog meer onder druk te staan, aangezien de anderen hem met nog meer werk bestoken en nog vaker vragen om de status van achterstallig werk. De druk neemt alsmaar toe en de verbetering leidt tot een verslechtering.
- Ga na wat in jouw workflow de zwakste schakel is. Vraag ook anderen om inbreng. Plan daar een actie voor. Als je kijkt naar de manier waarop je jouw werk georganiseerd hebt, waar zit dan frictie? Waar verlies je energie of tijd? Is dat het verwerken van e-mail? Tijd nemen voor belangrijke projecten die nog niet urgent zijn? Strategisch denken? Het snel terugvinden van relevante documenten? Wat is van dat alles de stap met de meeste invloed op jouw productiviteit?
- Ga na wat in jouw vaardigheden de zwakste schakel is. Vraag ook anderen om inbreng. Plan daar een actie voor. Kijk eens naar je competenties en bedenk welke wat jou betreft minder ontwikkeld zijn. Is dat accuratesse? Je vermogen iets te verkopen? Je snelheid van werken? Je vermogen een beslissing te nemen over acties die je wil doen? De manier of het tempo waarop je leest? Wat is daarvan de meest bepalende beperking? Kun je dat delegeren? Kun je dat verbeteren? Hoe? GTD biedt onder andere een structuur die je helpt om efficiënter je werk te organiseren, waardoor jouw productiviteit met sprongen vooruit gaat.
- Ga na welke stap of persoon in jouw team de zwakste schakel is. Plan daar een actie voor. Wees daarin direct, maar fair en constructief. Je zag hierboven al tips voor feedback, maar vermijd ook vragen-die-geen-vragen-zijn te stellen.
- Bespreek met jouw team bovenstaande vragen als dat je meer inzicht geeft of meer eigenaarschap voor te nemen acties. Soms is het beter samen te bekijken waar jij of anderen wat te verbeteren hebben.
Elke verbetering die geen verbetering aan de belangrijkste beperking is, is geen echte verbetering en misschien een verslechtering. Zoek naar de zwakste schakel en pak die aan.
