Sneltoetsen zijn… snel

dreamstime_xs_64345958De muis vertraagt je

Als je op je desktop of laptop veel de muis gebruikt, werkt dat vertragend. Je moet je hand van het toetsenbord naar de muis brengen, op het scherm de juiste plek zoeken en de muis daarnaartoe bewegen. Dat lijkt misschien niet veel tijd te kosten, maar als je dat meerdere uren op een dag moet doen, dan loopt het aardig op.

Voor je houding is het ook niet plezierig als je de muis veel gebruikt. Zitten is al een belasting, maar je hand over de muis bewegen en deze verschuiven, verbeteren de zaak niet.

Hoe zou het zijn als je de meest complexe bewerkingen met enkele toetsaanslagen tevoorschijn kon toveren? Als je hele stukken tekst met enkele letters op het scherm laat verschijnen? Als je programma's of bestanden die vele lagen in een menu verstopt zitten, met enkele toetsaanslagen opent?

Waarom F1?

Sneltoetsen zijn echter niet intuïtief. Je zult ze moeten leren. Misschien onthoud je dat de 'n' in ctrl-n of cmd-n vaak voor ‘nieuw’ staat, maar wat is dan de logica van de control- of command-toets? Dat maakt werken met sneltoetsen iets waar je tijd in investeert om daarna te versnellen.

Tovertypen en sneller lanceren

  • Kijk of er een sneltoets staat voor functies die je vaak gebruikt in de menubalk of het lint, of laat de muis even boven een icoon op een knoppenbalk zweven. Gebruik die toetscombinatie een aantal keer om de snelheid te ervaren.
  • Noteer vijf sneltoetscombinaties voor functies die je veel gebruikt en oefen daar een dag mee. Kies bijvoorbeeld de sneltoetsen om een nieuwe mail te maken, een mail te versturen, een bijlage in die mail op te nemen of een nieuw agenda-item te maken. Je zult merken dat je die vijf snel, letterlijk, in de vingers hebt.
  • In je Getting Things Done-praktijk kun je sneltoetsen gebruiken om bepaalde stappen makkelijker te laten verlopen, bijvoorbeeld je mailverwerking of het proces van beslissen en organiseren. En wat makkelijk gaat, is aantrekkelijker om te doen en vol te houden dan wanneer iets moeite kost. Voor enkele programma’s zijn hier wat GTD-sneltoetsen:
    • Als je in Outlook een mail naar een taak wil kopiëren, dan is ctrl-shift-y de combinatie. Tik op de t totdat je de lijst taken ziet en druk op enter. Nu opent Outlook een taak op basis van je mail.
    • Voor Gmail-gebruikers volstaat shift-t om van een e-mail een taak te maken (wel even checken of het gebruik van sneltoetsen aanstaat).
    • Wil je in Evernote een notitie van je notitieboek Inbox naar je notitieboek Bellen verplaatsen? Mac-gebruikers doen dat met cmd-ctrl-m en kiezen de letter b voor notitieboek Bellen. Windowsgebruikers doen alt-n, v en kiezen dan de b voor Bellen.
    • Op deze manier is dat wat je besluit razendsnel verwerkt op het scherm. Zo heb je ook sneltoetsen om te archiveren, waardoor de e-mail snel opgeborgen wordt op de juiste plek.
  • Gebruik ook sneltoetsen om te verzamelen, afhankelijk van jouw verzamelplekken. Vul tijdens het werken een bestand dat je voortdurend open hebt staan en ga met sneltoetsen naar dat bestand (alt-tab of cmd-tab). Veel takenmanagers hebben een sneltoets waarmee je vanuit elk programma een venster opent, waarmee je snel een stuff-item kunt toevoegen.
  • Om nog meer met je toetsenbord te kunnen doen, gebruik je programma's als Fingertips (Windows) of Alfred (Mac OS). Beide programma's open je met een toetscombinatie, waarna je een klein venster ziet dat je codes laat intypen. Met die codes start je programma's, bestanden of webpagina's. Dus je gaat direct vanuit een klein venster naar de juiste toepassing toe zonder allerlei muisklikken of gezoek in de Verkenner of Finder. Beide programma's kosten even tijd om door te hebben en je moet de afkortingen die je gebruikt inslijpen, maar als je er een tijdje mee werkt, wil je niet anders meer.
  • Gebruik een programma om te 'tovertypen'. Jij typt enkele letters en je tovertyp-programma maakt er vooraf gedefinieerde tekst van. Dat kan met Fingertips (Windows) of TextExpander (Mac OS). Zonder veel typen voeg je dan standaard mail-antwoorden, een internetadres, instructies, een rekeningnummer, complexe naam of contactgegevens toe. Je kunt ook variabelen toevoegen, zoals waar de cursor moet staan als de tekst geplakt is of de datum van vandaag in allerlei formaten.
  • Gebruik je e-mailhandtekening voor wat standaardteksten. Je handtekeningen hoeven niet alleen jouw contactgegevens te bevatten, je kunt ook een Wachten Op-mailtje maken of een ‘Dank voor je input, ik reageer later inhoudelijk’-mailtje.

 Begin vandaag en noteer vijf sneltoetsen, oefen die één dag en ervaar de snelheid van snéltoetsen.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven