Stuff over stuff

dreamstime_xs_56550141De ene dag is de andere niet

Kenniswerkers die beginnen met GTD, weten dat ze alles wat ze aan hun hoofd hebben, moeten verzamelen. Veel minder vaak noteren kenniswerkers observaties over hoe zij hun werk doen. Je wilt niet telkens eraan hoeven denken dat je morgen een boek mee moet nemen, dus je noteert het in je agenda en klaar. Maar een handig boekje over e-mail de baas worden, zou je ook moeten noteren. Of een slimme aanpak die een collega heeft om de dag in te delen.

Aandacht voor hoe er gewerkt wordt, komt doorgaans voor het eerst als er iets niet loopt of als er een verbeterproces wordt ingevoerd. Dan wordt er studie gemaakt van workflows, systemen en processen, de stappen die eenieder doorloopt. Tot die tijd is het vaak aan individuele kenniswerkers om te bedenken hoe zij taken organiseren, projecten doen, een werkdag inrichten of e-mail verwerken.

Hoe zou het zijn als je elke dag een paar minuten besteedt aan het bedenken hoe jij je werk nog beter kunt doen? Eventjes maar, bijvoorbeeld aan het einde van de werkdag, een paar notities maken over wat erg goed werkt en wat je hindert? Elke dag word je een beetje beter in hoe jij je werk aanpakt.

"Geen tijd voor een training timemanagement"

Veel kenniswerkers gunnen zichzelf weinig tijd voor reflectie. Meestal zijn reflectiemomenten studie- of trainingsdagen, waarin hoe je werkt aangepakt wordt. Veel minder vaak gaat het in vergaderingen of in informele gesprekken op de werkvloer over wat je helpt productief te zijn.

De paradox van nadenken over je werk is dat dat wezenlijk is als je het druk hebt, maar dat je jezelf er moeilijk tijd voor gunt juist als je het druk hebt. Als je druk bent, is er zoveel te doen. Tegelijkertijd is even nadenken over hoe je dat het beste aanpakt en wat je bijvoorbeeld niet doet een wijzere start van je dag dan je op de e-mail storten en die zoveel mogelijk wegwerken.

Ideeën over hoe je werkt zijn stuff

  • In GTD verzamel je wat je aandacht heeft. Dat zijn ideeën, taken, ambities, doelen. Maar ook ideeën over hoe je werkt zijn stuff en verzamel je. Elke keer als je denkt 'Veel storingen vandaag, zeg!' noteer je die observatie. Als je iemand iets snel en handig ziet doen in Excel, noteer je dat en kom je er later op terug. Hoor je routines die jou slim lijken, noteer ook die. Ook die gedachten komen terug als je ze niet verzamelt.
  • Bedenk voor de stuff die gaat over hoe je werkt ook een Gewenste Uitkomst en Eerstvolgende Actie. Hoe ziet je werkdag eruit met minder storingen en wat is de eerste stap daarnaartoe? Zie concreet voor ogen hoe een beter ingedeelde dag eruit ziet en beslis wat de eerste stap naar die dag is. Zo werk je concreet aan verbeteringen.
  • Heb je behoefte aan wat meer rust voor deze vorm van reflectie, verzamel deze stuff dan op een andere plek dan je reguliere stuff. Verwerk die in je Wekelijks Onderhoud. Bijvoorbeeld in een Evernote-notitieboek, een notitieboek of de notities-app op je smartphone.
  • Vind een vast moment om observaties over hoe je werkt te verzamelen, bijvoorbeeld tijdens je dagsluiting. Door aan het einde van je werkdag, bijvoorbeeld op je werkplek of in de trein naar huis, enkele notities te maken over die dag, voorkom je dat je er te weinig bij stil staat. Bonusvoordeel is dat je je werkdag ook écht afsluit in plaats van in alle drukte vertrekt.
  • Overweeg een aantal vaste vragen regelmatig te beantwoorden. Wellicht weet je al wat voor jou belangrijke zaken zijn om je beste werk te doen. Scoor jezelf op die onderdelen. Of geef een rapportcijfer voor de dag en bepaal waarom het al dat cijfer is (ook al is het een 4, dan is het meer dan een 3) en wat de dag een puntje hoger zou doen uitkomen. The Five Minute Journal is een voorbeeld van een notitieboek en app met een aantal terugkerende vragen, in dit geval sterk gericht op waar je dankbaar voor bent.
  • Gebruik werkoverleggen of vaste bijeenkomsten om best practices te delen, elkaar te informeren over handige manieren van werken of samen na te denken hoe problemen rond controle, overzicht, focus of aandacht voor het werk aangepakt kunnen worden. Een paar minuten investeren in beter werken kan veel opleveren!

Sluit je werkdag af door stuff over hoe je werkt te verzamelen en daar in je Wekelijks Onderhoud acties voor te bedenken!

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven