To do or not to do

iStock_000041110640Small[1]"Takenlijsten werken toch niet!" Zo'n briefje met van alles wat je moet doen dat je maakt en dan pas weer terugziet als je op het punt staat naar huis te gaan. Moet dat ook nog allemaal… En dan hebben sommige kenniswerkers naast die takenlijst nog een inbox vol mail met taken, een briefje naast de laptop met een paar te binnen geschoten taken én digitale geeltjes op het bureaublad van de computer met taakjes.

Hoe zou het zijn als je een reeks concreet omschreven acties had op één enkele lijst met taken die voor jou klip-en-klaar zijn. Geen seconde interpretatie meer nodig en geen enkel denkwerk meer nodig. Je hoeft het alleen nog maar… te doen. Het werk is zo goed voorbereid dat niks de uitvoering meer in de weg staat op het moment dat je besluit te gaan doen.

Een nieuwe werkwijze is lastig…

Vaak maak je takenlijsten juist als je het erg druk hebt. De lijst is dan een minddump van alles wat je nog moet doen. Dat dumpen is een waardevolle gewoonte, je hoofd leegmaken, maar een minddump levert items die nog geen taak zijn. Stel je noteert: Voorstel Piet als item, dan is dat nog geen taak. De kans dat “Voorstel Piet” tot actie leidt, is klein.

Veel kenniswerkers, misschien jij ook wel, hebben allerlei takenlijsten op meerdere plaatsen. Er ligt een takenlijstje voor de dag op je werkplek, enkele Post Its plakken op je bureau met “spoedjes”, dan heb je nog je mail met taken in de inbox en bijvoorbeeld een gespreksverslag in een notitieboek met taken daar weer in. Meerdere lijsten op meerdere plaatsen leidt tot zoeken en bladeren. De kans dat deze taken zoek of vergeten worden, is groot.

Als je een nieuwe lijst begint, dan begin je met een nieuwe werkwijze. Het duurt even voordat je aan nieuwe werkwijzen went. Nieuwe gewoonten aanleren kost tijd en is in het begin ongemakkelijk.

Een takenlijst die stilletjes op je bureau ligt, maakt minder lawaai dan collega's, telefoontjes en binnenkomende mails en krijgt dus minder snel aandacht. Het is verleidelijk te reageren op wat binnenkomt, zeker als het urgent is. Storingen zijn lastig te weerstaan.

Maak denken af! Dan kun je doen

Een takenlijst wordt een heel handige manier van werk uitkiezen als je één unieke lijst hebt waar jouw acties op staan. Verzamel taken op die ene lijst, haal taken uit de mail en uit je aantekeningen en zet ze op die ene lijst, zodat die lijst actueel, compleet en uniek is. Wat jij moet doen, staat op die lijst.

  • Voorkom dat je een hele dag aan het reageren bent op mails en telefoontjes. Verwerk je mail en telefoontjes, voeg acties die daaruit voortkomen toe aan je lijst.
  • Kies uit de lijst wat jij kunt doen, dat nu het meeste waarde toevoegt. Door niet meteen te reageren, maar de nieuwe acties toe te voegen aan de bestaande, houd je overzicht en maak je steeds de beste keuze. Je kunt altijd nog achter de storing aangaan maar eerst even checken of die echt zo belangrijk is!
  • Een takenlijst is echt een takenlijst als je niet meer na hoeft te denken over wat de taak nu eigenlijk precies is. Als je de taak meteen kunt uitvoeren. Gebruik geen vage werkwoorden als organiseren, implementeren, herzien of verwerken maar gebruik concrete werkwoorden, zoals bellen, kopen, vragen, opzoeken. Heb ook alle informatie (telefoonnummers, namen, polisnummer, de betreffende mail) bij de taak, zodat je niks meer hoeft op te zoeken. Als je gaat doen, moet het denken gedaan zijn.
  • Noteer alleen de eerstvolgende acties van projecten op je takenlijst, zodat je lijst alleen acties bevat die je kunt doen zonder andere acties af te hoeven wachten. Veel projecten hebben acties die je pas kunt doen als andere acties gedaan zijn. Zo kun je soms pas een leverancier bellen om boeken te bestellen als je een nummer hebt waarop de kosten geboekt mogen worden. Het heeft dan geen zin “leverancier boeken bellen” op je lijst te zetten, aangezien je die actie pas kunt doen als een andere actie gedaan is: “Bert bellen voor kostenplaatsnummer te bestellen boeken”. Is die actie klaar dan zet je de boeken bestelactie op je lijst.

Maak jouw takenlijst actiegericht en maak van al je taken concrete en complete eerstvolgende acties.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven