Verspil ik mijn tijd door mijn e-mails te organiseren?

"Ik ben georganiseerd. Ik heb mapjes!"

In onze training horen we het best vaak: "Ik ben wel georganiseerd hoor, ik heb allerlei mapjes in de mail." Als we dan vragen of dat werkt, is het antwoord meestal "Nou, nee..." Meestal zijn het te veel mapjes, de verkeerde namen, mappen die overlappen, teveel lagen. Dat maakt opbergen ingewikkeld en het zoeken naar de juiste informatie ook. "Waar had ik die mail met het formulier om een opleiding aan te vragen ook alweer gelaten? In de map HR? Of de map Formulieren? Of de map Handig? Nee, toch niet... Dan in de map Diversen!" Zo verlies je onnodig tijd en durf je er niet op te vertrouwen dat je info die je nodig hebt, zult vinden.

Je hebt inmiddels een dusdanig ingewikkelde mappenstructuur dat e-mails opbergen een klus op zichzelf is geworden. Dus blijven e-mails in je inbox, tot je ze een keer gaat opbergen. Maar die e-mails zie je dan weer op allerlei momenten waarop je ze niet wil zien. Zonde van je aandacht. Al die moeite voor e-mails, waarvan je maar een klein deel nog eens nodig hebt.

Stel je eens voor dat je relevante informatie die via e-mail binnenkomt zonder problemen opbergt en in enkele seconden tevoorschijn tovert als je het ooit nodig hebt.

Mappen zijn handig. Voor papier.

Mappen aanmaken is logisch als je papier gebruikt. Een stapel papier doorzoeken kost immers tijd. Dus maak je kleinere stapels in mappen of in tabbladen van een ordner. In de map Verzekeringen zit Huis, Gezondheid en Auto. Heb je iets nodig van de ziektekostenverzekering, dan heb je nog maar één mapje te doorzoeken.

Wat onhandig is, is dat de e-mails die je krijgt niet altijd in jouw mappenstructuur passen. Veel verzenders bespreken meerdere onderwerpen in een e-mail of naarmate een e-mailconversatie vordert, verandert het onderwerp. Iets dat je met papieren documenten veel minder hebt. Hoe vaak krijg je niet een e-mail die feitelijk in meerdere mappen past? De e-mail gaat over een project en kan in die map, maar is ook een administratieve vraag over de te factureren uren en kan dus ook in de map Admin. En als je die mail nog moet beantwoorden, hoort die e-mail ook op je takenlijst.

Verspil ik mijn tijd door e-mails te organiseren? Ja!

Voor jouw persoonlijke e-mailarchief is de enige relevante vraag of het voor jou werkt. Dat hoeft niet aan dezelfde standaarden te voldoen als het officiële organisatie-archief of een archief voor jouw team.

Maak een onderscheid tussen informatie die je nodig hebt om acties te doen versus archief of naslag. Bewaar de actie-informatie liefst bij de taak die je te doen hebt of bij het project, eventueel met een link naar het juiste document of de juiste map. De informatie die je mogelijk nog eens nodig hebt, hoeft niet gekoppeld te zijn aan je taken.

Bewaar je informatie in jouw e-mailaccount of in notitie-programma's zoals OneNote, Evernote of Google Keep. Deze programma's bieden meer manieren om jouw informatie te ordenen, zoals notitieboeken en labels. Naast een krachtige zoekfunctie heb je dan meer manieren om informatie te organiseren.

Gebruik liefst één map om alle te bewaren e-mails in op te slaan. Dan bespaar je bij het opslaan van e-mail al een hoop tijd en frustratie. Alle e-mails gaan in een map met bijvoorbeeld de naam 'Archief.' En aangezien je altijd meer e-mails bewaart dan je ooit nodig hebt, is het interessant bij het opslaan tijd te besparen. Geen gesleep door een enorme mappenstructuur, maar gewoon even naar één map doorzetten.

Heb je e-mails nodig voor een bepaald doel? Label of categoriseer ze of pas de onderwerpregel aan. Stel dat je nieuwswaardige artikelen verzamelt en die periodiek in een nieuwsbrief of op social media verspreidt, dan wil je die e-mails terug kunnen vinden. Meestal bevatten die e-mails niet een onderwerpregel als 'Handig voor de nieuwsbrief.' Maar door die e-mails te labelen, te categoriseren of de onderwerpregel aan te passen, vind je ze snel terug.

Als je in je hele mailprogramma zoekt, maakt het niet uit waar informatie staat. Je hebt altijd aanknopingspunten die je helpen zoeken. Je zoekt bijvoorbeeld contactgegevens van Fred of de laatste versie van een afsprakenlijst. Dan heb je meteen ingangen om te zoeken.

Maak geen mappen op basis van kenmerken die je ook met sorteren of zoeken kunt vinden. Een map met alle mails van een afzender is overbodig, want in elk mailprogramma kun je zoeken op mails van een bepaalde persoon. Dat geldt ook voor maanden of jaren. Sorteer op de afzender of datum of gebruik de zoekfunctie.

Gebruik operatoren voor wat extra zoekkracht. In Outlook kun je bijvoorbeeld zoeken op ontvangen:februari of ontvangen:gisteren. Of als je weet dat de bijlage een pdf was op heeftbijlage:ja pdf. Wil je e-mails van Fred Janssen en niet van Fred de Vries, dan zoek je op van:Fred NOT De Vries. Uiteraard heeft ook Gmail zulke slimme operatoren, denk aan from:fred, has:attachment.

Versimpel je e-mailarchief en reduceer het aantal mappen dat je hebt, zodat je sneller kunt archiveren.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2018 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven