Waar laat jij je actielijsten?

dreamstime_xs_47148122Waar had ik ook alweer die actie ...

Veel kenniswerkers werken voornamelijk uit de e-mailinbox. Veel e-mails vragen tenslotte om actie en in de inbox komen ze nu eenmaal binnen. Dat betekent e-mails lezen en, vooral, herlezen, zoeken naar die ene e-mail over de afspraak van morgen waar dringend actie op moet gebeuren en vooral e-mails weer ongelezen maken als teken dat daar nog 'iets' mee moet.

Misschien heb jij het ook: een takenlijst in Outlook Taken, maar ook een paar echt belangrijke to do's voor vandaag op een fel gekleurde post-it bij je beeldscherm. Uiteraard een paar acties in je notitieboek dat je bij besprekingen bij je hebt. En ooit ben je met Evernote begonnen en heb je daar wat documentatie rond projecten neergezet, waar misschien ook nog wel een actie inzit. Kortom, op veel plaatsen herinneringen aan acties die je te doen hebt.

Stel je voor dat je alles wat je wilt bijhouden op één enkele plek daadwerkelijk bijhoudt, helemaal actueel en volledig. Eén blik op de juiste plek en jij weet weer precies wat je allemaal aan acties hebt lopen.

De agenda vertrouw je al. Nu de rest nog

Voor de meeste kenniswerkers is de agenda een vertrouwd en veelgebruikt onderdeel van het werk. Voor de andere actielijsten, de Eerstvolgende Acties lijst en de Wachten Op lijst, geldt dat vaak veel minder. Misschien staat er teveel in de agenda (link weggehaald ‘wat komt er in 2007 in jouw agenda’ klinkt wel heel oud) maar doorgaans zijn er niet meer agenda's dan nodig en zijn ze actueel.

Veel kenniswerkers nemen de tijd niet om de acties, die op verschillende plekken binnenkomen, bij elkaar te zetten op één actielijst. Daardoor bevatten veel plekken op het werk acties. Terwijl het vertalen van al deze input naar acties en het scherp formuleren van deze acties een grote voorsprong in het werken oplevert. Het verandert je werkwijze van reageren op input naar zelf je dag indelen.

Kies een plek voor je actielijsten

  • Als je je agenda, Eerstvolgende Acties lijst en Wachten Op lijst op orde hebt, kun je het dagelijkse werk organiseren. Om echt aan de slag te kunnen heb je ook niet-actielijsten nodig, zoals je Projectenlijst en je archief, maar eerst maar eens de basis.
  • Een eerste vraag die voor je professionele systeem geldt, is de vraag of er beperkingen zijn aan wat je mag kiezen. Zo zijn er organisaties die met gevoelige data werken en waarbij bijvoorbeeld Outlook de verplichte werkomgeving is. Commerciële programma's mogen niet gebruikt worden en tablets en smartphones met beveiligde verbindingen en geselecteerde apps moeten werken. Is dat zo, dan is veel van wat je te kiezen hebt in één keer opgelost.
  • Een tweede vraag is de vraag waar de meeste stuff binnenkomt waar voor jou acties uitkomen. Krijg je tientallen e-mails per dag met in elke e-mail acties, dan is het handig van deze e-mails taken te kunnen maken zonder tussenstappen, zoals je dat bijvoorbeeld van Outlook E-mail naar Outlook Taken uitstekend kunt doen. Komen uit besprekingen acties voor jou, dan is bijvoorbeeld papier prima te gebruiken. Je kunt, terwijl je aantekeningen maakt, al codes opnemen om later snel de Eerstvolgende Acties en Wachten Op’s terug te vinden. Maak je je aantekeningen in bijvoorbeeld Evernote, dan kun je daar een checkbox in de notitie toevoegen of een bepaald label dat aangeeft dat er acties in die notitie zitten.
  • Een derde vraag is waar jij graag mee werkt. Immers, de kans dat je met je systeem werkt, het actueel houdt, er vaak naar kijkt, er onderhoud aan doet, etc., neemt aanmerkelijk toe als het voor jou makkelijk, plezierig en handig gereedschap is. Kost een taak maken gedoe met instabiele apps in een trage netwerkomgeving, dan is de kans groot dat je buiten dat systeem om gaat werken. Werk je graag met krachtige apps die state-of-the-art zijn op mooi vormgegeven apparaten, dan zal je daar vast goed mee werken als daar ook je systeem in zit.
  • Andere vragen die je mee neemt in je afweging, zijn bijvoorbeeld als je veel taken in samenwerking doet, als je werk en privé wilt combineren of als je veel korte taken hebt of juist enkele grote. Al deze afwegingen samen bepalen wat voor jou een goed systeem is.
  • Neem in je onderhoud als vast item mee of je systeem voldoende makkelijk werkt, actueel te houden is en snel op te roepen. Zorg dat je tijdig aanpassingen doet als dat je werk versoepelt.

Ga na wat voor jou de belangrijkste criteria zijn om een goed werkend systeem op te bouwen en ga in je Wekelijks Onderhoud  na of het systeem nog steeds voor je werkt.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven