Werk in drievoud

dreamstime_xs_33682028[1]Op een felgele Post-it staan met viltstift vier stevige taken die je vandaag af wilt maken. Moet kunnen gezien je agenda. Vol goede moed aan de slag. Telefoon! Een klant die belt, dus die laat je niet naar de voicemail gaan. Als je even later het gesprek aan het afronden bent, draalt er een collega rond je bureau die kennelijk iets van jou wil. Terwijl jij de aantekeningen van het net beëindigde gesprek bijwerkt, brandt de collega al los. En zo loopt de ochtend van het ene incident naar de andere storing. Inmiddels staan er wat koffiekringen op je Post-it, maar er is nog geen taak doorgestreept. En floep, daar komt opeens een afspraak in je agenda voor later vanmiddag van maar liefst anderhalf uur…

Drie soorten werk

Hoe zou het zijn als je een helder idee hebt wat je op een dag wilt doen en daarnaast ruimte houdt voor improvisatie? Als je overzicht hebt over al je verplichtingen en bij storingen kunt bepalen of die inderdaad belangrijker zijn dan wat je je had voorgenomen? Dat kan als je de mix tussen gepland en ongepland werk en het plannen van werk bewaakt.

"Heb je even?"

  • Het is als kenniswerker makkelijker dan ooit om gestoord te worden. Naast de keren dat je jezelf stoort zijn voor de gemiddelde kenniswerker de storingen door anderen talrijk.
  • De vragen van klanten of leveranciers of teamleden gaan ergens over en doen terecht een beroep op je, maar of het allemaal precies op het moment moet dat de storing zich aandient, is zeer de vraag. Vaak is het werk dat je zelf plant, werk dat ook wel wat later kan. Dat verschuift vaak als eerste naar de avond of de volgende dag.
  • Werk plannen en nadenken over je werk, valt bij veel kenniswerkers af als het druk is (en dat is het op veel plaatsen altijd).
  • Ad-hocwerk kan ook bestaan uit afspraken die anderen in je agenda zetten en die direct invloed op jouw planning hebben. Het is makkelijk gaten in iemands agenda te vinden en die met een vergaderverzoek te vullen. Of moet jij dan allerlei blokkades in je agenda plaatsen, waardoor je agenda minder reëel wordt?

Baas over eigen tijd

  • Plan structureel tijd in om na te denken over je werk en om je werk te plannen. Een heel nuttige vorm is het Wekelijks Onderhoud. Eén uur per week terug- en vooruitkijken om je werk beter te kunnen doen en weer overzicht en controle te hebben.
  • Doe daarnaast zo vaak aan "onderhoud" als je nodig hebt om overzicht te houden. Soms zijn vijf minuten nadenken voor je lunch over wat je na de lunch wilt doen een waardevolle investering.
  • Bespreek in teamoverleggen hoe je omgaat met ad-hocvragen die je voor elkaar hebt. Soms helpt het al als je een aantal vragen opspaart en die in één keer met elkaar bespreekt. Komen er vragen uit telefoon en e-mail, is het dan mogelijk dat je per tourbeurt de eerste lijn bemenst? Ken je een werkplek waar je minder in je werk wordt gestoord?
  • Neem je jezelf elke week teveel taken voor? Houd dan eens twee à drie weken bij waar jouw tijd aan opgaat en hoe lang taken die je doet objectief duren. Misschien plan je teveel taken of neem je er onvoldoende tijd voor.
  • Vraag jezelf bij storingen het volgende af: of de storing nu tot actie moet leiden of dat wat je je voorgenomen had voor moet gaan? Die afweging lukt je beter als je daadwerkelijk iets voorgenomen had en dus nagedacht hebt over je dag.
  • Maak afspraken over wie wat wanneer in elkaars agenda mag plannen. Voorkom dat iedereen defensieve blokken in de agenda moet zetten om maar niet teveel ingepland te worden.

Bepaal de verdeling tussen de drie soorten werk, zoals jij die wilt hebben en ga na wat je kunt doen om de verhoudingen te beïnvloeden.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven