We zetten graag de vijf stappen van GTD en de Aandachtshorizonnen op een rijtje, zowel in video als in tekst, net wat je zelf prettig vindt.
Verzamel dat wat je aandacht heeft
Je hebt van alles wat je wil doen. Als je dat probeert te onthouden, gaat het vast niet goed. Immers, je moet er maar net om 11:00 uur aan denken dat je iemand zou bellen … En het nadeel van uit je hoofd werken, is niet alleen dat je daar om 11:00 uur niet aan gaat denken. Het risico is ook dat je er te vaak op de verkeerde momenten aan denkt. Kortom, probeer niet met alleen je geheugen je taken te managen.
In deze korte video legt David Allen uit wat je moet doen om alles wat je wil, moet of kunt doen uit je hoofd te krijgen. Namelijk consequent verzamelen! Wat dat is en hoe jij dat kunt doen, lees je op deze pagina.
Je belooft je collega om iets uit te zoeken en je noteert die taak gelijk in je notitieboek. Je noteert meteen ook het nog wat vage idee dat je hebt om het inwerktraject te stroomlijnen. Je probeert niet te onthouden wat je wil, moet of kunt doen, maar legt dat meteen vast.
Alles vastleggen waar je mogelijk iets mee wil doen, noemen we verzamelen. Verzamelen betekent dat je ideeën die je hebt, acties die je mogelijk wil doen of toezeggingen die anderen aan jou doen, allemaal opslaat op een plek die voor jou werkt, bijvoorbeeld in je notitieboek of in het notitie-deel van Outlook.
Nu je je acties en beloftes hebt vastgelegd, ben je niet meer afhankelijk van je hoofd om ze te onthouden. Dus herinnert je hoofd je niet op ongelegen momenten aan wat je moet doen. Je kunt dus ontspannen, zonder dat je allerlei oppoppende gedachten hebt. En gewoon bezig zijn met dat waar je mee bezig bent. Zonder afleiding.
Praktische tips bij Verzamelen
Naast dit actieve verzamelen, dus vastleggen wat je aandacht heeft, is er ook een groot aantal plekken waar anderen iets onder jouw aandacht brengen. Denk aan je telefoon, tekstberichten, e-mail, Teams, dm’s via social media. Al die plekken zijn ook verzamelplekken: allerlei input waar jij aandacht aan moet besteden. Voor veel kenniswerkers is het aantal verzamelplekken en de inhoud daarin de afgelopen jaren fiks toegenomen. Deze plekken stroomlijnen, is ook onderdeel van de eerste GTD-stap Verzamelen.
Zorg dat je regelmatig verwerkt wat je verzameld hebt en wat anderen in jouw inboxen hebben gezet. Leeg regelmatig jouw verzamelplaatsen of maak er een gewoonte van dat te doen voor je je werkdag afsluit. Hoe je die verzamelplaatsen verwerkt? Dat lees je in stap 2: Beslissen.
Wat betekent dit?
In deze korte video legt David Allen uit wat je moet doen om over alles wat je verzameld hebt een beslissing te nemen. Wat dat is en hoe jij dat kunt doen, lees je verder op deze pagina.
Beslis
Het voordeel van verzamelen, is dat je een plek hebt voor allerlei ideeën die je hebt en allerlei berichten van anderen. In je notitieboek en de diverse inboxen verzamel je, zodat je niet met elk idee dat je hebt direct een actie doet. Regelmatig verwerk je die verzamelplekken. En je beslist ook over de regelmaat waarmee je welke inbox verwerkt.
Dat wat je verzameld hebt, had om de één of andere reden je aandacht. Door te gaan beslissen, bepaal je of je er iets mee gaat doen. Misschien zag je een leuke cursus Spaans en heb je de website genoteerd. Nu je er nog eens over nadenkt, heb je genoeg aan je hoofd met je huidige werk en beslis je de cursus een jaartje te parkeren. Je kunt dus ook beslissen om niets te doen met iets dat je hebt verzameld.
Praktische tips bij Beslissen
Maar waar laat je al die beslissingen? Wat is ‘archiveren’ en waar noteer je bijvoorbeeld die Gewenste Uitkomsten? Je moet ze ergens noteren of typen, zodat je ze op het goede moment terugziet. Dat noemen we Organiseren.
Alles op de juiste plek
In deze korte video legt David Allen uit wat je moet doen om alles te organiseren waar je een beslissing over hebt genomen. Wat dat is en hoe jij dat kunt doen, lees je hierna.
Organiseer
Als je besloten hebt dat iets een actie is, moet je die actie nog ergens neerzetten als herinnering dat je iets wil doen. Als je iets wil bewaren, heb je een archief nodig. Kortom, organiseren betekent dat je vaste plekken hebt voor je taken, afspraken, projecten en alle andere zaken die je in de gaten wil houden.
Praktische tips bij Organiseren
Organiseren maakt de eerste stappen van GTD af: verzamel wat je aandacht heeft, scherp aan wat het voor je betekent door er een beslissing over te nemen en zet die beslissing op de juiste plek. Nu hoef je niks te onthouden, want wat je wil doen staat allemaal op de juiste plek. Alles uit je hoofd op een plek die je vertrouwt.
Hoe zorg je er nu voor dat je alles ook actueel houdt en je lijsten ook echt gebruikt? En wat als je te veel taken hebt? En wat heeft prioriteit? Dat soort denkwerk doe je in regelmatige reflectiemomenten.
Reflecteer regelmatig
In deze korte video legt David Allen uit wat je moet doen om alles wat je georganiseerd hebt actueel te houden en prioriteiten te stellen. Wat Reflecteren is en hoe jij dat kunt doen, lees je verder op deze pagina.
Reflecteren
Als je niet regelmatig bekijkt wat je op al je lijsten hebt staan, dan reageer je al snel op het laatste en het luidste, zoals David Allen in de video zegt. Door elke dag in een korte dagstart naar je agenda voor die dag te kijken en te bepalen welke taken je wil doen, voorkom je dat je reageert op wat er op je afkomt.
Praktische tips bij Reflecteren
Nu je lijsten actueel en compleet zijn, ben je in staat om aan de slag te gaan. Kortom: Doen. Oftewel stap 5.
De laatste stap
In deze korte video legt David Allen uit wat bij de stap ‘Doen’ komt kijken. Wat is er nodig om dat wat je gaat doen met volle aandacht te kunnen gaan doen?
Doen
Een taak kiezen uit je Eerstvolgende Acties lijst vereist dat je die lijst vertrouwt. Het belang van stap vier, reflecteer, is daarmee nog eens bewezen. Met actuele en volledige lijsten werken, zorgt dat je een compleet overzicht van je verplichtingen hebt.
Een keuze uit een actuele lijst betekent dat je ook ziet wat je niet doet. Je kunt je alleen goed voelen bij wat je niet doet als je weet wat je niet doet.
Een taak kiezen, doe je in twee stappen. Ten eerste: wat kun je hier en nu doen? Ten tweede: wat is binnen dat wat je kunt doen het belangrijkst? Er zijn in veel gevallen beperkingen aan wat je kunt doen. Soms kun je niet bellen of heb je de tijd niet een lange taak te doen. Dat beperkt je keuze. Kies uit wat je kunt doen de taak die nu de meeste waarde toevoegt.
Praktische tips bij Doen
In deze video vertelt David Allen over de Aandachtshorizonnen. Deze dimensie voegen we toe aan de vijf stappen, zodat we naast controle ook perspectief hebben op de verplichtingen in ons werk en leven.
Dit zijn de Aandachtshorizonnen:
Ieder niveau van de Aandachtshorizonnen vraagt om een andere manier van denken en reflecteren. In de ideale situatie zijn ze allemaal op elkaar afgestemd en versterken ze elkaar.
Meereffect B.V.
Ambachtsweg 4-L
3953 BZ Maarsbergen
Postbus 350, 3941 AJ Doorn
KVK nummer: 30164846
BTW nummer: NL808850039B01
Meereffect is eigenaar van Slimmer Werken en officiële licentiepartner van de David Allen Company en SMCOVEY in de Benelux.
Streamline Certified is een geregistreerd merk van SMCOVEY, LLC en GTD en Getting Things Done zijn geregistreerde merken van Davidco B.V.
En ontvang direct onze gratis whitepaper met 5 inzichten en 5 tips voor werken met meer focus! Je ontvangt na je inschrijving elke twee weken slimme tips over hoe je productiever kunt werken. Daarnaast houden we je ook op de hoogte van ons aanbod en leuke acties.
Schrijf je in en sluit je aan bij ruim 35.000 anderen!
Heb je ideeën, opmerkingen of suggesties over onze website? Laat het ons weten! Vul hieronder je e-mailadres in zodat we je eventueel kunnen benaderen als we meer vragen hebben.