Vakantie? Stress!
Nog niet zo lang geleden vroegen we in de GTD Basistraining: “Wat is het eerste dat bij je opkomt als je denkt aan vakantie?” De reactie was er in een fractie van een seconde: “Stress!”
Bijna op vakantie gaan kan stressvol zijn: werk afronden en overdragen, in kaart brengen wat er allemaal loopt en achter openstaande e-mails aan moeten die bij anderen liggen. Daarnaast brengen de vakantieplannen ook weer acties met zich mee: tickets, tijden, hotelreservering, verzekeringen… Als dat in de laatste dagen voor de vakantie gedaan moet worden, heb je een aardige volle lijst taken.
Niet dat er door het jaar heen geen projecten zijn die twee à drie weken stilliggen, maar als je die weken op vakantie bent, dan wil je niet hoeven denken aan allerlei losse eindjes van je projecten.
Of dat je met een gammele campingwifi op je kleine smartphonescherm nog werk probeert te doen.
Stel je eens voor dat je ruim voor je vertrek controle zou hebben over al je lopende zaken en een kristalhelder overzicht hebt? Van operationele taken tot aan je langlopende projecten en van je agenda tot aan je Later/Misschien lijst. Alles in de pen en een compleet overzicht over al je commitments, zodat je precies ziet wat je te doen hebt voor je op vakantie gaat.
Wat ligt er allemaal op jouw bordje?
Veel kenniswerkers hebben niet een compleet overzicht over hun projecten en taken. Door dat gebrek aan overzicht ontstaat er spanning. Zeker als je enkele weken van je werk weg bent en je wilt afronden en overdragen. Als je dan pas dat overzicht gaat maken, is dat veel werk.
Naast je eigen werk ligt er vaak ook werk bij externe partijen of collega’s, waar jij op wacht. Ook dat wil je in kaart hebben. Al hoef je de actie niet zelf te doen, je bent wel betrokken bij de uitkomst ervan. Veel kenniswerkers zijn aangewezen op het doorzoeken van de Verzonden items in de e-mail om uitstaande vragen en opdrachten in kaart te brengen.
Voorwerk en voorpret
- Begin tijdig met je vakantie voor te bereiden. Een week of vier tot zes vooraf geeft je ruimte. Wat nu weinig moeite kost, scheelt enkele dagen voor de vakantie een boel gestress.
- Eén van de pijlers van Getting Things Done is dat je overzicht krijgt over alles wat je wilt doen. Dat overzicht wil je niet in je hoofd hebben, maar in een extern systeem. Denk aan systemen als Outlook, Todoist, Evernote of in notitieboeken. Door vast te leggen wat jij voor acties en projecten en Wachten Op items hebt, hoef je dat niet meer te onthouden. Daarnaast gebruik je dagelijks dat overzicht om de voortgang te bewaken of om bijvoorbeeld taken te kiezen.
- Doe een minddump om alle losse eindjes, ideeën, doelen, acties, ambities en kansen in kaart te brengen. Ga zitten en schrijf op of typ alles wat voor jou potentieel betekenisvol is. Maak je geen zorgen over de precieze formulering. Ook hoeft het geen actie te zijn. Alles wat je aandacht heeft, je intrigeert of niet is zoals het wat jou betreft hoort, leg je vast. Neem daarna beslissingen over de items die je genoteerd heb en voeg ze toe aan je agenda, Eerstvolgende Acties lijst, Later/Misschien lijst, et cetera.
- Scherp je verzamelgewoonten aan, zodat je zeker weet dat je al jouw stuff verzamelt. Ook als je al lang met Getting Things Done bezig bent, kan het geen kwaad de basisgewoonten nog eens te evalueren.
- Doe een uitgebreide ronde Wekelijks Onderhoud. Met name stap 1: Get Clear en stap 2: Get Current zijn van belang, aangezien die je helpen om jouw systeem compleet en actueel te maken. Kijk ook in je telefoon naar de laatst gevoerde gesprekken, blader terug in je aantekeningen en je agenda en haal voor jou belangrijke mensen voor de geest en ga na of er in die samenwerking acties te doe zijn.
- Ga bij mensen waar je veel mee samenwerkt na wat de status is van de uitstaande Wachten Op items. Maar ga ook na of je van hen de komende tijd nog input kunt verwachten waar jij mee aan de slag moet. Dit voorkomt dat collega’s allerlei acties doen die je niet zag aankomen en die opeens op jouw bureau belanden.
- De zomer is ook een mooi moment voor reflectie! Gebruik de Aandachtshorizonnen om na te gaan of er ook stuff is van minder praktische aard. Zijn er zaken rond je rollen en verantwoordelijkheidsgebieden waar je iets mee wilt? Zijn je lange termijndoelen nog actueel? Wil je iets toevoegen of veranderen? Misschien wil je hier een project van maken om er tijdens een wat rustigere periode over na te denken.
- Maak ook van je vakantie en project met een Gewenste Uitkomst en acties, zodat je daar op tijd mee begint en geen stress ervan hebt, maar juist voorpret. Het feit dat je van je vakantie een project maakt, wil niet zeggen dat je het strak regelt. Het wil alleen zeggen dat je er geen gedoe van wilt hebben.
Begin tijdig met de vakantievoorbereiding en ervaar hoe iets meer controle leidt tot aanzienlijk minder stress!
