Niet vergeten!
Nog vijf minuten voor een telefonische bespreking. Even rust.
Maar dan schiet je te binnen dat je nog een opzetje moet mailen voor een afspraak die je morgen hebt. Helemaal niet aan gedacht eerder vandaag! Dat lukt nooit in vijf minuten. Niet vergeten om meteen na de call te doen. Echt niet vergeten!
Soms is het niet één gedachte die je te binnen schiet, maar zijn het bakken met acties, projecten en ideeën.
Zaken als De Vries weer eens bellen, afspraak maken met Josje en als ik dan toch in Groningen ben ook weer eens bij Herman langs. Had al veel eerder gemoeten! Trouwens, wanneer was ook alweer die ouderavond? Deze week toch niet?
Stel je voor dat je volkomen kalm en ontspannen bent met helemaal niks aan je hoofd, alle ruimte van de wereld hebt om na te denken. Om een gedegen analyse te maken of om eens heel creatief over een kwestie na te denken?
Beperkte bandbreedte
Als je iemand iets belooft, of je voorneemt een actie te doen, ontstaat er een verplichting.
Die verplichting is, totdat die is ingelost, een los eindje oftewel stuff in GTD-termen. En de meeste mensen houden niet van open eindjes. Dat onaffe geeft een vervelend gevoel. Vandaar dat iets afmaken ook zo’n plezierig gevoel is: het losse eindje is opgelost.
Je hoofd is er erg goed in om jou op de gekste momenten te herinneren aan allerlei open eindjes.
Of je nu onder de douche staat, wil gaan slapen of aan het hardlopen bent, je hoofd gebruikt graag die momenten van mentale ontspanning om je te herinneren aan de agenda voor het volgende MT die nog niet af is. Of aan de winterbandenwissel die je nog moet plannen. Of het cadeau voor Erica. Of… Op die momenten heb je bar weinig aan die reminders.
Elke oppoppende gedachte stoort jou in je werk en houd je af van je beste denkwerk.
Je hebt beperkte aandacht en concentratie en alles wat daar aan storingen doorheen komt, maakt je minder productief. Wat heb je eraan om jezelf te herinneren aan een te versturen bijlage als je een gesprek aan het voeren bent?
Dump die gedachten!
- Losse eindjes kun je op twee manieren oplossen: doen of vastleggen. Als je een los eindje noteert, dan is dat eindje veilig opgeborgen voor latere verwerking. Aangezien je niet, op een uitzondering na achter elke actie of elk idee wil aanrennen, is het dus zaak losse eindjes voortdurend vast te leggen.
- Wacht niet tot losse eindjes je te binnen schieten, maar zoek ze op. Ga zitten en doe een zogenaamde minddump. Door actief op zoek te gaan naar losse eindjes, voorkom je dat ze je te binnen schieten op momenten dat je er niks mee kunt.
- Maak je geen zorgen over de precieze formulering. Dit is nog geen takenlijst. Je beslist later of je iets wil met dit item en zo ja wat precies.
- Doe een minddump en zoek alles wat je aandacht trekt, waar je mogelijk iets mee wil of moet, waar je door geïntrigeerd bent. Ideeën, oplossingen, kansen, dromen, doelen of interessante citaten kunnen allemaal potentieel betekenisvol zijn, dus leg die allemaal vast als je ze in je hoofd hebt.
- Doe de minddump met materiaal waar je lekker en snel mee kunt werken. Pak een groot vel papier, je notitieblokje, open een document of pak de inbox van je takenmanager erbij. Als het jou maar helpt om vlot heel diverse input te dumpen.
- Help het denken op gang door na te gaan waar voor jou losse eindjes kunnen staan. Dat kan zijn in je agenda van de afgelopen dagen, de lijst van in- en uitgaande gesprekken op je telefoon of ga in gedachten voor jou belangrijke mensen langs.
- Doe in elk geval een minddump in je Wekelijks Onderhoud, maar overweeg ook je dag af te sluiten met een minddump. Dat sluit een dag net iets meer af, dan wanneer je na de laatste taak of vergadering huiswaarts gaat met een vol hoofd.
- Ervaar bewust de rust die komt uit elk idee of elke actie maar één keer in je hoofd hebben. Ze komen niet meer herhaaldelijk terug. Ze zijn vastgelegd voor latere verwerking.
- Gebruik een lijst die je helpt om losse eindjes op het spoor te komen. In de GTD-training hebben we de zogenaamde triggerlijst met allerlei woorden die voor jou losse eindjes kunnen bevatten, zoals projecten die lopen, telefoontjes die je nog te doen hebt, lees- of schrijfwerk, … Zo’n lijst met ‘triggers’ kun je prima zelf samenstellen of aanpassen aan de hand van de Meereffect-lijst.
Wacht niet tot goede ideeën of acties die je nog wil doen opduiken. Zoek ze op en doe een minddump.
