Herken je dit? Je dag begint met een planning, maar voor je het weet ben je bezig met dingen die je niet had voorzien. Hoe komt dat?
Volgens Getting Things Done zijn er drie soorten werk die bepalen hoe jouw dag verloopt: gepland werk, ongepland werk en je werk plannen. Als je deze drie begrijpt, kun je slimmer werken en meer rust creëren.
1. Gepland werk: wat je vooraf bedacht hebt
Dit is het werk dat op je takenlijst staat of in je agenda. Denk aan vergaderingen, rapporten schrijven of een project afronden. Het probleem? Gepland werk krijgt vaak minder tijd dan je denkt, omdat er altijd iets tussendoor komt.
Tips om grip te houden op gepland werk:
- Plan niet je hele dag vol. Houd minimaal 30% van je tijd vrij voor onverwachte zaken.
- Werk in blokken. Reserveer focusblokken van 60-90 minuten voor je belangrijkste taken.
- Begin met het belangrijkste. Werk aan de kern, niet aan de ruis. Het werk met impact verdient altijd je eerste aandacht.
2. Ongepland werk: alles wat tussendoor komt
Een collega die belt met een spoedje, een mail die je ‘even snel’ beantwoordt, een Teams-chat die je aandacht trekt. Ongepland werk is niet per se slecht, maar als je er geen grip op hebt, bepaalt het jouw dag.
Zo tem je ongepland werk:
- Vraag jezelf af: is dit echt urgent? Zo niet, zet het op je lijst en pak het later op.
- Gebruik een ‘Wachten-op’-lijst. Zo houd je overzicht over zaken die bij anderen liggen.
- Stel grenzen. Zet notificaties uit en plan vaste momenten om berichten te checken.
3. Je werk plannen: het vergeten derde type
Dit is het werk dat veel kenniswerkers overslaan: tijd nemen om overzicht te creëren. Even stilstaan bij vragen als: Wat moet er gebeuren? Wat is belangrijk? Wat kan wachten? Dit lijkt misschien geen ‘echt werk’, maar het is cruciaal. Zonder planning werk je reactief en verlies je focus.
Hoe plan je slim?
- Plan elke dag 10 minuten om je werk te organiseren. Bijvoorbeeld aan het eind van de dag.
- Doe een wekelijkse review. Kijk terug op wat je hebt gedaan en vooruit naar wat komt.
- Gebruik één systeem. Houd al je taken, projecten en ideeën op één plek, zodat je niet steeds hoeft te zoeken.
Waarom dit inzicht je dag verandert
Als je deze drie soorten werk bewust inzet, voorkom je dat je dag een chaos wordt. Je werkt niet harder, maar slimmer. Je hebt grip op je agenda, ruimte voor onverwachte zaken en rust in je hoofd.
Pak nu je agenda en plan een kort moment om je werk te organiseren. Begin klein: 10 minuten aan het eind van de dag om je takenlijst bij te werken. Je zult merken dat je morgen met meer focus start.
