Je kent het waarschijnlijk wel. Je begint de dag met goede voornemens, maar voor je het weet zit je te reageren op mails, word je van vergadering naar vergadering getrokken en eindigt je dag met het gevoel dat je niets hebt afgerond. Overzicht in je werk voelt als een luxe die je je niet kunt veroorloven.
Het goede nieuws is dat dit niet zo hoeft te blijven. Met de juiste aanpak kun je grip krijgen op je taken en je werkdag weer zelf vormgeven. In dit artikel delen we praktische inzichten die je direct kunt toepassen.
Waarom overzicht in je werk zo lastig is
De meeste kenniswerkers ontvangen dagelijks tientallen mails, berichten via Teams of Slack, en hebben te maken met vergaderingen die hun agenda vullen. Informatie komt binnen via zoveel verschillende kanalen dat het bijhouden ervan al een taak op zich is geworden.
Daar komt bij dat veel taken niet duidelijk afgebakend zijn. Je weet dat er iets moet gebeuren, maar wat precies de volgende stap is blijft vaag. Dit zorgt voor een knagend gevoel dat het beter zou moeten kunnen, zonder dat je precies weet hoe.
Het gevolg is dat je van de hak op de tak springt, achter de feiten aan loopt en aan het einde van de dag ontevreden naar huis gaat. Herkenbaar? Je staat er niet alleen voor. Meer dan 34.000 professionals gingen je voor bij Meereffect en herkenden precies dezelfde uitdagingen.
De basis van grip op je werk
Om echt overzicht te krijgen heb je een betrouwbaar systeem nodig waarin al je taken, afspraken en verantwoordelijkheden samenkomen. Dit betekent niet dat je nog een nieuwe app moet installeren. Het gaat om een manier van werken waarbij je hoofd weer leeg kan zijn omdat alles ergens staat waar je het terugvindt. Leer slimmer te organiseren.
De kern is simpel maar niet makkelijk. Verzamel alles wat je wil doen op één plek. Bepaal per item wat de eerstvolgende concrete stap is. En zorg dat je regelmatig je overzichten bijwerkt zodat je erop kunt vertrouwen.
Wanneer je dit consequent doet, merk je dat de rust in je hoofd terugkeert. Je hoeft niet meer te onthouden wat je moet doen omdat je het vertrouwen hebt dat het ergens staat. Dit geeft ruimte om je te focussen op het werk dat er echt toe doet.
Structuur in je werkdag aanbrengen
Overzicht hebben is één ding, maar hoe zorg je dat je die structuur ook vasthoudt? Hier komen vaste gewoontes om de hoek kijken. Denk aan het beginnen van je dag met een kort moment waarin je bepaalt wat je die dag wilt bereiken. Of het afsluiten van je week met een review waarin je alles langsloopt.
Deze momenten van reflectie kosten tijd, maar leveren veel meer op. Je voorkomt dat je de hele dag reageert op wat binnenkomt en krijgt weer de regie over je eigen agenda. Leer slimmer te prioriteren.
Het helpt ook om bewust te kiezen wanneer je bepaald werk doet. Taken die concentratie vragen plan je op momenten dat je energie hebt. Administratieve klussen kun je bundelen op momenten dat je toch al minder scherp bent. Zo werk je niet alleen gestructureerder, maar ook slimmer.
Van overzicht naar bewuste keuzes
Wanneer je eenmaal overzicht hebt, komt de volgende uitdaging. Je ziet nu alles wat er op je bordje ligt, maar hoe kies je wat je eerst doet? Veel mensen merken dat alles belangrijk lijkt en dat er geen duidelijk onderscheid in prioriteit is.
De kunst is om niet alleen naar urgentie te kijken maar ook naar wat echt bijdraagt aan je doelen. Welke taken brengen je vooruit in je rol? Welke projecten verdienen je aandacht deze week? Door regelmatig met enige afstand naar je werk te kijken, kun je bewustere keuzes maken.
Dit voorkomt dat je de hele dag brandjes blust terwijl de grotere projecten blijven liggen. Je werkt gestructureerd aan wat voor jou en je werk belangrijk is in plaats van te reageren op de waan van de dag.
Praktische stappen om vandaag mee te beginnen
Je hoeft niet te wachten op de perfecte omstandigheden om meer overzicht te krijgen. Begin vandaag nog met het verzamelen van alles wat je aandacht vraagt. Dit kunnen taken zijn, maar ook ideeën, projecten of dingen die je nog moet uitzoeken.
Schrijf ze op, bij voorkeur op één plek. Dit kan in Outlook, in een notitieboek of in een ander hulpmiddel dat je toch al gebruikt. Het gaat er niet om welke tool je kiest, maar dat je consequent bent.
Neem vervolgens elk item langs en stel jezelf de vraag wat de eerstvolgende concrete stap is. Niet wat het project inhoudt of wat het einddoel is, maar wat je nu zou moeten doen om een stap verder te komen. Door dit helder te maken wordt werken aan je taken veel laagdrempeliger.
Bekijk onze Slimmer Werken trainingen en krijg grip op je werk, tijd en energie
Waarom verandering tijd kost
Het is belangrijk om realistisch te zijn. Een nieuwe manier van werken ontwikkelen kost tijd en oefening. Je zult niet van de ene op de andere dag al je gewoontes veranderen en dat hoeft ook niet.
Begin klein en bouw van daaruit verder. Misschien begin je met alleen het bijhouden van je taken. Daarna voeg je een wekelijkse review toe. En na verloop van tijd merk je dat het steeds natuurlijker gaat.
Wat helpt is om niet alleen te leren maar ook te oefenen met begeleiding. Onze trainers helpen je stap voor stap nieuwe werkgewoontes te ontwikkelen, toegespitst op jouw situatie en de tools die je al gebruikt.
De volgende stap
Overzicht in je werk is geen luxe die je je niet kunt veroorloven. Het is de basis voor rust in je hoofd, bewuste keuzes en werkplezier. En het is iets wat je kunt leren.
Meer dan 34.000 deelnemers ontdekten hoe ze grip kregen op hun werk. Ze begonnen hun dag met overzicht en eindigden met het gevoel dat ze vooruitgang hadden geboekt. Dat kan voor jou ook gelden.
Wil je ontdekken hoe je meer overzicht krijgt in je eigen werkdag? Bekijk de training Slimmer Organiseren of neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We denken graag met je mee over welke aanpak bij jou pastt
