Rond werkbesprekingen zijn er veel gewoontes: je boekt een vergaderzaal, overlegt in hele en halve uren en je stuurt een vergaderverzoek. Terwijl dat niet per se allemaal productief is. Soms is de tijd te lang, maar komt die toch vol. Soms is zitten helemaal niet handig en is het gesprek onnodig statisch en het zoveelste tijdblok op een werkdag dat je zit.
Locatie? Wandelen!
Wat als gesprekken dynamischer zijn en plaatsvinden in een meer inspirerende omgeving? Dat lukt beter als je wandelend vergadert: een betere gezondheid, verhoogde creativiteit en verbeterde communicatie. Want naast elkaar lopen, geeft een andere sfeer dan tegenover elkaar zitten.
- Een belangrijke reden waarom vergaderingen vaak gaan zoals ze gaan, is omdat het gewoontes zijn geworden. Iets bespreken? Vergaderen! En de klassieke manier om dat aan te pakken, is dan de makkelijkste optie.
- Voor veel organisaties geldt dat er voor communicatiemiddelen, zoals vergaderen, geen reeks communicatierichtlijnen is met best practices. Als je een aantal vergadersjablonen met werkvormen had, dan was de keuze hoe en waar je vergadert een bewuste.
- Voor sommige kenniswerkers voelt buiten, al wandelend, iets bespreken misschien minder als werk, dan wanneer je binnen in een vergaderzaal zit.
Hoe leg je zaken vast?
Wandelend bespreken leent zich minder voor besprekingen waar je gegevens voor moet hebben of complexere beslissingen moet nemen. Dan zul je diverse gegevens willen zien, kunnen bewerken en vastleggen.
Het gaat vooral om gesprekken waarin je naar ideeën zoekt, inzichten deelt, ervaringen bespreekt, wil weten wat iemand vindt/denkt van een bepaalde zaak.
- Punten vastleggen kan door een klein notitieboekje mee te nemen. Enkele steekwoorden zijn vaak genoeg voor je geheugen.
- Je kunt ook tussendoor of direct na het gesprek Braintoss gebruiken om te dicteren en de naar tekst vertaalde opname naar je inbox te sturen.
- Wil je het hele gesprek vastleggen, dan kan dit ook met Copilot door een Teamvergadering te starten op je mobiel en hoorbaar voor de microfoon te vergaderen. Copilot kan het gesprek dan ook samenvatten.
- Er zijn ook wat hardware-producten die je mee kunt nemen en die opnemen en verwerken, zoals Plaud en AudioPen. Of gebruik een klassieke memorecorder!
Een officiële locatie
Een praktische manier om wandelend vergaderen te promoten en te zorgen dat degenen die een vergaderverzoek opstellen eraan denken, is door ‘wandelen’ als vergaderlocatie toe te voegen aan de lijst met kamers en zalen. Uiteraard kun je als locatie ook handmatig ‘wandelen’ toevoegen, maar als het in de lijst staat, liefst bovenaan, dan is het meteen een ‘officiële’ locatie geworden.
Gun jezelf en anderen wat lucht en ruimte voor de volgende bespreking en kies als locatie ‘wandelen’.
